GTD,  yapılacak işleri planlamakla kalmıyor; hayatınızdaki tüm ıvır zıvırı kontrol altına almanızı sağlayacak araçlar sunuyor.  Bu yazımda bu konuları anlatacağım.

Referans Malzemelerini Saklama

Görevleri anlatırken, görev tarif etmeyen bilgilerin referans malzemesi olduğunu söylemiştim. Biletler, haritalar, makaleler, saklamak istediğiniz başka herşey bu kategoride.  Kaybolmamaları ve kolay bulunabilmeleri için referans malzemelerini de dosyalayacağız.  Ama nasıl?  Bu sorunun yıllarca aradığım cevabını GTD’de buldum.

Referans malzemelerini dosyalamadaki sorun, bunların birbirine benzememesi.  Bir tarafta geçen yılın vergi tahsil makbuzu, bir tarafta televizyonunuzun garanti belgesi, başka bir tarafta  ilginizi çeken bir eğitimin broşürü.

Allen’ın bulduğu çözüm basit: Eğer elinizdeki belgeyi kolayca kategorize edip, varolan bir dosyaya koyamıyorsanız (örneğin garanti belgeleri aynı dosyada durabilir), tek bir kağıt parçası için yeni bir dosya açmaktan geri durmayın.  Dosyanın adı, içeriğini tanımlasın, anlaşılabilir olsun.  Dosyaya tek bir belge girecekse, dosyanın adı içindeki belgenin adı olabilir.  Sonra bu dosyaları alfabetik olarak sıralayın.

Referans malzemenizi bu prensiple dosyaladığınızda, gidecek hazır dosyası olmadığı için masada biriken belge yığınları ortadan kalkıyor.  Bir şey bulmak istediğinizde de, adını tahmin edip alfabetik dizinde arayarak, en fazla birkaç deneme ile bulabiliyorsunuz.

Dosyalar, Dosyalar…

Artık sizin de bildiğiniz gibi, GTD’nin temelinde bir dosyalama sistemi var ve organizasyon dediğimiz iş, büyük ölçüde bir dosyalama operasyonu.

Allen’ın dehası, sistemin iyi işleyebilmesi için en ince ayrıntısına kadar tasarlanması gerektiğini anlamış olmasında.  Bu ayrıntıcılık, dosyalama metodunda da kendisini gösteriyor. Allen, dosyalayın demekle kalmıyor, dosyalama sisteminin spesifikasyonlarını da veriyor.

GTD yazılarımda, “elinizin altında” tabirini sıkça kullandım.  Allen, bu elinin altında olma durumuna büyük önem veriyor.  Eğer dosyalama sisteminiz elinizin altındaysa, hem aradığınızı hemen bulabilirsiniz, hem de – daha önemlisi – dosyalamaya üşenmezsiniz.  Bu nedenle, işte veya evinizdeki çalışma alanınızın tasarımı çok önemli.  Gelen Evrak kutunuza, dosyalarınıza yerinizden kalkmadan kolayca ulaşabilmelisiniz ki, sistem kullanılır olsun.

Allen, dosyalama sistemi olarak asılı dosya dolaplarını tavsiye ediyor.  Her dosya için ayrı bir askılı dosya ayıracaksınız.  Bu dosyaların içine de bir karton dosya koyulacak.  Dosyanın içinde ne olduğu, bu karton dosyanın üzerindeki etiket alanına yazılacak.

Şekil 1. Askılı Dosyaları portatif iskeletler içerisinde de barındırabilirsiniz.

Askılı dosya içerisine ikinci bir dosya koymanın kullanım kolaylığı var.  Bir dosya seçtiğinizde askılı dosyayı yerinde bırakıp, içindeki etiketlenmiş karton dosyayı çalışma alanınıza koyabiliyorsunuz, gerekirse çantanıza alıp yanınızda götürebiliyorsunuz.

Allen o derece detaycı ve mükemmeliyetçi ki, dosyaların etiketlerini elle yazmayın, bir etiketleme cihazı kullanın diyor.   Etiketleme cihazı ile etiketlenen dosyalar – hele benim gibi el yazısı özürlüyseniz – gerçekten daha derli toplu, daha profesyonel oluyor.  Bu önemsiz bir ayrıntı gibi görünebilir; ancak bu küçük dokunuşlar sistemin kullanımını kolaylaştırıyor ve daha keyifli hale getiriyor.  Böylece sistemi kullanmaya devam etme olasılığınız da artıyor.  Profesyonelce etiketlenmiş bir proje dosyasını toplantı masasına koyduğunuzda karşınızdakiler üzerinde bırakacağınız etki de cabası.

Şekil 2. Etiketleme Cihazı

Bu noktada, Allen’ı harfiyen takip etmek isteyen Türk GTD’cileri bir zorluk  bekliyor.  Allen’ın askılı dosya içerisine koymayı tavsiye ettiği dosyalar ABD’de çok yaygın, ama Türkiye’de kullanılmıyor.   Eğer GTD’nin hiçbir detayından ödün vermek istemiyorsanız, bu dosyaların ölçülerini vererek – internetten kolaylıkla bulabilirsiniz – matbaada yaptırabilirsiniz; fazla bir para da tutmuyor.  Ben öyle yaptım.  Bununla uğraşmak istemiyorsanız, askılı dosyaların kendisini etiketleyebilirsiniz, ama askılı dosyalar pek yanınıza alabileceğiniz nesneler olmadığı için kullanım esnekliğiniz bir miktar azalacak.

Şekil 3. Amerikan Tipi Karton Dosyalar: Etiketleme Alanına Dikkat!

Tariflediğim bu dosyalama sistemini bir örnek olarak düşünün.  İsterseniz aynısını kurun – ben denedim, işe yarıyor – isterseniz, buradaki fikirlerden yararlanarak farklı bir sistem tasarlayın.

Belgelerin dosyalanması için bir seçenek daha var:  Bir tarayıcı kullanarak kağıtları sayısallaştırmak ve böylece fiziksel dosyaları ortadan kaldırmak ya da minimize etmek.  Kişisel olarak deneyimim yoksa da, bunun iyi bir çözüm olduğuna inanıyorum.  Bu yöne gitmek isterseniz, düz yataklı değil de sayfa beslemeli bir tarayıcı almanız daha pratik olacak.  Bazı tarayıcıların, Evernote ve benzeri uygulamalarla hazır entegrasyonları da mevcut.

Sistemi Tamamlayacak Son Parça

Sistemin son bileşeni, dönemsel gözden geçirme ve planlama.  Sona kalan bu önemli bileşene hak ettiği yeri vermek için bir sonraki yazımda ele alacağım.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin