Digital Dönüşüm İçin Kılavuz Niteliğinde Bir Makale

Digital dönüşüm çok konuşuluyor, herkes bir tarafından tuttuğunu iddia ediyor, ancak çarpık ve eksik anlayışlar yaygın. Ekteki McKinsey makalesi konuyu kapsamlı bir şekilde ele alıyor, digital dönüşümün ne olduğunu, işinize muhtemel etkilerini, tehdit ve fırsatların nasıl saptanacağını örnekleriyle anlatıyor. Hararetle tavsiye ederim. (Vaktiniz yoksa, en azından videoyu seyredin. 🙂 )

digital transformation framework

Makale: The economic essentials of digital strategy

Video için link

 

 

Reklamlar

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 5: Yeni Eklediklerim

Blog yazmaya ilk başladığımda, sıkça kullandığım iOS uygulamaları hakkında birkaç yazı yazmıştım. Bu yazılar, artık üç yılı devirmiş olmalarına rağmen, hâlâ popüler.

iPad’de kalemle yazıp çizmek yazım özellikle çok okunuyor. Bu yazıda aktardığım gibi, bir ara iPad’i defter gibi kullanabilmek için epey uğraştım, ama zaman içinde yeniden fiziksel deftere döndüm. Moleskin’in ceket cebine giren ince defterlerinden taşıyorum, notlarımı buraya alıyorum.

Eski yazılarımda yer alan uygulamaların çoğunu kullanmayı sürdürüyorum. Flipboard tarafından satın alınan Zite gibi az sayıda uygulama ise artık geçerliliğini yitirdi. Aradaki zaman zarfında eklediğim uygulamaların kayda değer olanları şöyle:

Scannerpro: Gazete ve dergi okurken (kağıda basılı olanlardan söz ediyorum) saklamak istediğim yazıları artık kesmek yerine, iPhone veya iPad ile tarıyorum. Bunu cihazının kamerası ile fotoğraf çekerek de yapabilirsiniz, ama Scannerpro gibi tarayıcı uygulamaları özellikle siyah beyaz saklamak istediğiniz dokümanların görüntü kalitesini iyileştiriyor, ayrıca birden fazla sayfayı tek bir pdf olarak saklamak gibi özellikler içeriyor.

ScanBizCards: Fiziksel kartvizitleri saklamaya son! ScanBizCards gibi uygulamalar kartvizitlerin fotoğrafını çektikten sonra karakter tanıma özellikleri sayesinde üzerinde yazılanları anlıyor ve isterseniz doğrudan telefonunuzun rehberine ekliyor.

Box:Dropbox ile benzer işleve sahip bir bulut depolama ve paylaşım uygulaması.Farkı, 50GB’ın ücretsiz olması. J Bu kadar alan ile bilgisayarınızdaki önemli dosyaların tümünü yedekleyebilirsiniz.

Kindle:Amazon’un ünlü e-kitap okuyucusu, bir uygulama olarak mobil cihazlarda da mevcut. Yakın zamana kadar Türkiye Appstore’da yoktu, artık indirebiliyorsunuz. Dev bir kitapçı iPad’inizde.

Flickr:Flickr’ın nispeten yeni çıkarttığı iPhone ve iPad için iki ayrı uygulaması bu fotoğraf paylaşım sitesini kullanmanın en iyi yolu. Flickr instagram kadar popüler değil, ama fotoğraf meraklılarının tercihi. 1TB alan ücretsiz. Onbinlerce resim demek.

Yandex Navi; İstanbul’da yaşıyorsanız, Yandex Navi zaten hayatınızın parçası olmuştur. Fazla söze gerek yok. J

Yandex Maps: Yandex’in bu uygulaması daha az biliniyor sanıyorum. Maps’in beğendiğim özelliği, sokak görüntüleri. Yerinizden kalkmadan herhangi bir sokağa gidip, etrafı neredeyse 360 derece görüntüleyebiliyorsunuz.

Google Maps: Artık iOS üzerinde de mevcut.

Outlook: Microsoft’un iş dünyasında standart olan elektronik posta istemcisi artık iPad ve iPhone’da. Outlook’u, ikisini birlikte bir müddet deneyip karşılaştırmak amacıyla Apple’ın standart mail uygulamasının yanına kurdum. İlk bir saatin sonunda kararımı Outlook lehine vermiştim bile. Outlook elektronik postalarınızı otomatik olarak sınıflandırıyor; başka uygulamalar ile entegrasyonu ve arayüzü de başarılı.

MS Office Powerpoint, Excel, Word: Microsoft belgelerini açabilen pek çok iOS uygulaması var. Apple’ın standart mail uygulaması bile bu formatları açabiliyor. Ama biraz karmaşık bir powerpoint sunumunuz varsa, bu uygulamalar kısa kalıyorlar. Microsoft’un uygulamaları ise Windows’daki tüm işlevselliği sunuyor. Görüntüleme işlevi ücretsiz. Belge işleyebilmek için abone olmak gerekiyor.

Geçtiğimiz hafta bir iPad Mini edindim. Biraz kullandıktan sonra iPad ile Mini’nin bir karşılaştırmasını yazmayı planlıyorum.

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 4: Yeni Eklediklerim

Beğendiğim iPad Uygulamaları – 3: Kalemle Yazıp Çizmek

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 2: Verimlilik Uygulamaları

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 1: İçerik Derleyiciler ve Dergiler

Her İşte Başarının Anahtarı: Liste Yönetimi

Geçtiğimiz hafta bir şirket toplantısında satış ekibimizdeki arkadaşlarıma, satış başarısının en az yarısının basit liste yönetimine bağlı olduğunu anlatırken buldum kendimi.   Satış için ürün bilgisi, insan ilişkileri, sunum becerileri, müzakere teknikleri tabii ki önemli ve kritik.  Ancak istikrarlı satış başarısı için, önce liste yapmak lazım: Satabileceğimiz ürün ve hizmetlerin listesi, hedef müşterilerimizin listesi, hangi müşteriye neyin satılabileceğinin listesi, yapılacak ziyaretlerin listesi, kapanmaya yakın tekliflerin listesi, vb.

Biliyorum, herkes bu çok temel ilkeyi zaten bildiğini ve uyguladığını düşünüyor.  En azından zihnimizde, işlerin, müşterilerin şöyle veya böyle bir listesi var; yoksa ne yapacağımızı bilemiyor olurduk.  Ancak benim kast ettiğim, liste yönetimini daha formel bir süreç olarak algılamak, yazılı olarak, uygun olduğunda bilgisayar destekli araçları kullanarak disiplin içerisinde yapmak, düzenli bir biçimde gözden geçirmek, güncellemek.  Daha ileri aşamada, farklı kişilerin sorumluluğundaki listeleri konsolide etmek, analize tabi tutmak, performans göstergelerine göre ölçmek, geçmiş performans ile karşılaştırmak, analizlerden sonuçlar çıkartıp tedbirler almak.

Satış örneğini verdim, ama liste yönetimi her işin temeli.  Zaman yönetimi, proje yönetimi aslında liste yönetiminin özelleşmiş halleri.

Çevremde bu temel pratiğin ne yazık ki çok eksiğini görüyorum.  Daha çok inşaat ustaları ile bağdaştırdığımız “işleri o an içinden geldiği gibi yönet” kültürü, büyük oranda baskın iş yapma biçimimiz.  Biliyorsunuz, “usta,” zaman çizelgesi yapmaz, gerekebilecek malzemeyi yanında taşımaz, yapılmasını istediğiniz işlerin listesini tutmaz; bu şekilde kaybettiği zaman ve emeği de işin maliyetinin doğal parçası kabul eder.

Bu ustalık belirtileri inşaat işleriyle sınırlı değil tabii.  Şirketimizde, ekibimizde, belki kendimizde, örneklerini gözlemek mümkün.  Bir kısmımız eğitiminde bu kavramlarla fazla tanışmadığı için, bir kısmımız kendisini böyle basit yöntemlere tenezzül etmeyecek kadar akıllı gördüğü için, liste yönetimi, genellikle eksiğimiz olan bir alan.

Prensipte çok basit olan liste yönetimini hangi işte disiplinli bir biçimde uygularsanız, başarı oranınızın o kadar artacağına kesin gözüyle bakıyorum.  Liste yönetimini doğru dürüst yapıp yapmadığınızı, daha disiplinli liste yönetiminin sizi hangi alanlarda başarıya yaklaştıracağını bir düşünmenizi öneririm.  Sonra kalemi kağıdı elinize alın veya size yardımcı olabilecek bilgisayar uygulamalarını bir araştırın.   Kısa sürede sonuç alacağınızdan eminim.

80-20 Prensibi

80-20 prensibini duymayanınız yoktur sanıyorum. 20. yüzyılın başlarında İtalyan ekonomist Pareto’nun gözlemlerinden yola çıkarak ortaya koyduğu bu prensip, hayatın hemen her alanında geçerli gibi. Pareto, önce İtalya’daki arazilerin %80’inin nüfusun %20’sine ait olduğunu saptamış. Bahçesindeki bezelyelerin %80’inin bezelye bitkilerinin %20’sinden geldiğini de görünce, bu işte bir iş olduğunu anlamış.

Gerçekten de, o zamandan beri yapılan pek çok analiz bu prensibin şaşılacak derecede farklı alanlarda geçerliliğini koruduğunu gösteriyor. İşletmeciler, kârın %80’inin, müşterilerin %20’sinden geldiğini çok iyi bilirler örneğin. Benim bu yazıda dikkatinizi çekmek istediğim husus ise, 80-20 prensibinin belki yaşamanızda da geçerli olabileceği.

21. yüzyılın iş hayatı, sürekli meşgul olmak demek. Boş bir anımız yok. Toplantılar, müşteri ziyaretleri, elektronik postalar, telefonlar, yazılacak raporlar, planlama faaliyetleri, eğitimler… Tüm gününüzü, belki de gecenizi dolduran bu faaliyetin ne kadarı gerçekten verimli? Hepsinin verimliliğinin eşit olmadığı açık sanıyorum. 80-20 prensibi bu soruyu cevaplıyor: Yaptıklarınızın %20’si, sonuçların %80’ini sağlıyor.

Bunun ne anlama geldiğini düşünün: Yüksek verimli %20’de harcadığınız 1 birimlik efor, 4 birim sonuç alıyor. Geri kalan zamandaki 1 birim eforunuzun karşılığı ise 0.25 birim. Bazı faaliyetleriniz – ki bunlar azınlıkta – diğer faaliyetlerinizden 16 misli daha verimli!
İşletmelere, kârlarının %80’nini üreten %20 müşteriye daha fazla eğilmeleri, diğer müşterilere harcadıkları eforu azaltmaları ya da bu müşterilerden vazgeçmeleri önerilir. Siz de, en verimli faaliyetlerinizi saptayabilir, bunları genişletebilir, verimsiz faaliyetlerinizi azaltabilirsiz. Bu fikri uç noktaya taşıyalım: Verimli %20 faaliyetinizi doğru saptarsanız, zamanın %80’ini boş geçirseniz bile, kaybınız sadece %20.

Tabii bu basitleştirilmiş analizde sorunlar var: Maaşlı bir işte çalışıyorsanız, bunları yaparım, bunları yapmam demek çok mümkün olmayabilir. Üstelik, en verimli faaliyetlerinizi tam ve doğru olarak saptamak da kolay değil. Yine de, bu bakış açısının önemli ve yararlı olduğunu düşünüyorum. Kolay başarı elde ettiğiniz alanlara ve faaliyetlere odaklanıp bunları genişletirseniz, 80-20 prensibinin kaldıraç etkisinden yararlanabilirsiniz. Sadece kendi işinize değil, içinde bulunduğunuz organizasyonun faaliyetlerine de bu şekilde yaklaşarak ağırlığın doğru yerlere verilmesini, boşa çekilen küreklerin terkedilmesini sağlayabilirsiniz.
80-20 prensibini iş ile sınırlamaya gerek yok. Boş zamanınızda yaptıklarınızın %20’si size en çok mutluluğu veriyor muhtemelen. Arkadaşlarınızın da %20’si. Bu %20’lere harcadığınız zamanı arttırmak iyi bir fikir olabilir.

80-20 prensibini kişisel alanda işletmelerdeki kadar katı uygulamak mümkün değil tabii ki. Ancak başta zaman olmak üzere kaynakların nerelere harcandığı ve ne sonuçlar alındığına bu gözle bakmaya başlarsanız, hayatınızı kolaylaştıracağınız, verimliliğinizi arttıracağınız, belki de daha mutlu hissedeceğiniz kuşkusuz. Bu prensipten yaralanın. x16 az bir kaldıraç değil sonuçta.

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 4: Yaşamınızı, Hedeflerinizi, Projelerinizi, Aksiyonlarınızı Dönemsel olarak Gözden Geçirin

Bu yazıda anlatacağım dönemsel gözden geçirme ve planlama bileşeni ile GTD Zaman Yönetim sistemini tamamlamış olacağız.

Bu bileşen sona kaldı diye önemsiz olduğunu düşünmeyin.  Dönemsel gözden geçirme ve planlama, sistemin tümünü ayakta tutuyor.  Şişe içinde yelkenli tekne maketleri vardır; koca yelkenlerin şişenin ağzından nasıl sığdığını insan ilk bakışta anlayamaz.  Maketi yapan usta, tekneyi direkleri yatık olarak şişenin ağzından içeri sokar.  Sonra, daha önce bağladığı ipi çekerek direkleri doğrultur.  İşte gözden geçirme ve planlama, sistemi şekle sokan bu son adım olacak.

Zamanınızı yönetebilmek, işlerinizi planlamak, hedeflerinize yönelik çalıştığınızı teyit etmek ve durumunuzu saptamak için dönemsel gözden geçirmelere ihtiyacınız var.   Bu süreç içerisinde aynı zamanda hedeflerinizin geçerliliğini de sorgulayacak ve yeni hedeflerinizi saptayacaksınız.

GTD içerisindeki gözden geçirmeler, farklı seviyelerde ve buna bağlı olarak farklı dönemselliklerle yapılıyor.  Allen bu seviyelendirmeyi anlatmak için bir havacılık benzetmesi kullanıyor.   Yükseldikçe, bakışınız daha geniş bir alanı kapsıyor ve detaylardan arınıyorsunuz.   Allen’ın tanımladığı seviyeler şunlar:

  • 50,000 + feet: Tüm yaşamınıza ilişkin hedefler, kararlar
  • 40,000 feet: 3-5 yılık vizyonunuz
  • 30,000 feet: 1-2 yıllık hedefleriniz
  • 20,000 feet: Sorumluluk alanlarınız
  • 10,000 feet: Güncel projeleriniz
  • Runway: Günlük/anlık aksiyonlar

Her türlü planlamada olduğu gibi, tepeden aşağı doğru gelmek, arzu ettiğiniz hayatı yaşamak, doğru vizyonla doğru hedeflere koşmak için önemli.  Allen’ın ek saptaması, en alt seviyenin, yani güncel aksiyonların ve projelerin kontrol altına alınmasının da tepeden aşağı planlama kadar önemli olduğu.  Bu “günlük hayatım kontrol altında” hissine sahip değilseniz, tepeden aşağı planlama sizi daha da strese sokup üzmekten başka bir şeye yaramayacak.  O nedenle, önce günceli kotaracaksınız, içiniz rahat olduğunda uzun vadeye bakacaksınız.

Değişik seviyelerdeki gözden geçirme ve planlamaları size makul gelen sıklıkta yapabilirsiniz.  Yaşamınıza ilişkin temel kararları, 3-5 yıllık vizyonunuzu, uzun vadeli hedeflerinizi herhalde yılda bir belki – özellikle gidişattan memnunsanız – daha seyrek çalışacaksınız.  Benim özellikle üzerinde duracağım, günlük ve haftalık gözden geçirme ve planlamalar.

Günlük Gözden Geçirme ve Planlama

Her günün sabahında, veya – benim tercihim – bir önceki gece, gününüzü planlayacaksınız.  Randevularınızı, o gün yapılması/bitmesi gereken işleri, bunlardan kalan zamanda, bulunduğunuz ortama göre ele alacağınız aksiyon listelerinizin önceliklerini belirleyeceksiniz.

Böyle bir planlamayı muhtemelen zaten yapıyorsunuz.  Dolayısıyla da, her zaman işlerin planlandığı gibi gitmediğinin farkındasınız.  Benim tecrübem, işler hiçbir zaman planlandığı gibi gitmiyor.  Allen, bu gerçeği kabul ediyor ve tipik bir günde üç çeşit aktiviteniz olacağını söylüyor: 1) Önceden tanımladığınız görevler 2) Önünüze yeni gelen, hesapta olmayan işler 3) Yeni işler/görevler tanımlama işi.

Önceden tanımladığınız işleri yapmak, psikolojik olarak en kolayı.  Hesapta olmayan işler ise, yapmanız gereken bir şeyleri yapamadığınız anlamına geldiği için insana suçluluk duygusu veriyor. GTD’nin bu gerilimi çözmeye yönelik bir cevabı var.  Allen diyor ki, hesapta olmayan işi gündeme alarak neleri yapmıyor olduğunuzu tam olarak biliyorsanız, içiniz rahat olacak.  Hem hangi işlere öncelik vereceğinizi daha sağlıklı saptayacaksınız, hem de kafanızda sizi yiyip bitiren muğlak bir “aslında başka bir şeyler yapıyor olmalıydım” hissi olmayacak.

Haftalık Gözden Geçirme ve Planlama

Hafatlık gözden geçirme, hiçbir şekilde atlamamanız gereken bir planlama dönemi.  GTD’yi tümüyle uygula(ya)masınız bile, haftalık planlamaya mutlaka zaman ayırın.  Bence bu, edinebileceğiniz en iyi alışkanlıklardan biri.

Haftalık gözden geçirmenizde, GTD sisteminizin bakımını yapacaksınız ve sistemi çalışır kılacaksınız.  Bu, toplu bir gözden geçirme, ve daha önce gördüğümüz her adımı içerecek:

  • Birikmiş kağıtlarınızı, takvim notlarınızı Gelen Evrak’a atın;
  • Kafanızdaki – henüz sisteme işlenmemiş – işleri yazın, Gelen Evrak’a atın.
  • Gelen Evrak kutularınızda ne var ne yoksa hepsini – daha önce tarif edildiği gibi – işleyin.
  • Takvimizini ve/veya 43 dosya sistemi kurduysanız ilgili dosyaları gözden geçirin.
  • Proje listenizin üzerinden geçin, her proje için yeterli aksiyona dönüşmeye hazır görev olduğundan emin olun.
  • Sıradaki işler listelerinizi, başkalarına delege edip cevap beklediğiniz işler listenizi gözden geçirin, tamamlanmış veya artık geçersiz olanları çıkartın, gerekli diğer değişiklikleri yapın.
  • Belki Bir Gün listesini gözden geçirin, belki bazı şeylerin artık zamanı gelmiştir.
  • Projeler veya yapılacak işler için ayrı belge/bilgi dosyaları açtıysanız, bunları gözden geçirin.

Artık, her şeyin kontrol altında olduğu hissiyle haftaya başlamaya hazırsınız.

Haftalık gözden geçirme için en iyi zaman, Pazar akşamı.  Gözden geçirmeyi hafife almayın, en az 30 dakika zaman ayırın.  Bu zaman yatırımının karşılığını fazlasıyla alacaksınız.

Son Söz

GTD’yi hakkıyla uygularsanız, kısa sürede bir yaşam tarzına dönüştüğünü göreceksiniz.  Bay Allen’ın su sızdırmaz tasarımını birebir uygulamak zorunda değilsiniz, ama ayrıştığınız noktaların getirisi ve götürüsünü anladığınızdan emin olun.  Sistemin fark yaratan özelliği, su sızdırmazlığı.  Her şeyi kapsadığına güvenmediğiniz bir sistemin size katkısı sınırlı olacaktır.

Başta Allen’ın kendi kitabı olmak üzere internet’te GTD’ye ilişkin çok sayıda makale, yöntem, araç bulmak mümkün.   Türkçe materyal sınırlı sanıyorum; beni bu yazı dizisini yazmaya motive eden de bu saptama oldu.  Bildiğiniz başka kaynaklar varsa, yorumlara ekleyerek paylaşmanızı rica ederim.

Her şeyin kontrol altında olduğunu bilmenin dinginliğini yaşadığınız günler dileğiyle.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 3: Sadece Yapılacak İşlerinizi Değil, Tüm Belgelerinizi Organize Edin

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 3: Sadece Yapılacak İşlerinizi Değil, Tüm Belgelerinizi Organize Edin

GTD,  yapılacak işleri planlamakla kalmıyor; hayatınızdaki tüm ıvır zıvırı kontrol altına almanızı sağlayacak araçlar sunuyor.  Bu yazımda bu konuları anlatacağım.

Referans Malzemelerini Saklama

Görevleri anlatırken, görev tarif etmeyen bilgilerin referans malzemesi olduğunu söylemiştim. Biletler, haritalar, makaleler, saklamak istediğiniz başka herşey bu kategoride.  Kaybolmamaları ve kolay bulunabilmeleri için referans malzemelerini de dosyalayacağız.  Ama nasıl?  Bu sorunun yıllarca aradığım cevabını GTD’de buldum.

Referans malzemelerini dosyalamadaki sorun, bunların birbirine benzememesi.  Bir tarafta geçen yılın vergi tahsil makbuzu, bir tarafta televizyonunuzun garanti belgesi, başka bir tarafta  ilginizi çeken bir eğitimin broşürü.

Allen’ın bulduğu çözüm basit: Eğer elinizdeki belgeyi kolayca kategorize edip, varolan bir dosyaya koyamıyorsanız (örneğin garanti belgeleri aynı dosyada durabilir), tek bir kağıt parçası için yeni bir dosya açmaktan geri durmayın.  Dosyanın adı, içeriğini tanımlasın, anlaşılabilir olsun.  Dosyaya tek bir belge girecekse, dosyanın adı içindeki belgenin adı olabilir.  Sonra bu dosyaları alfabetik olarak sıralayın.

Referans malzemenizi bu prensiple dosyaladığınızda, gidecek hazır dosyası olmadığı için masada biriken belge yığınları ortadan kalkıyor.  Bir şey bulmak istediğinizde de, adını tahmin edip alfabetik dizinde arayarak, en fazla birkaç deneme ile bulabiliyorsunuz.

Dosyalar, Dosyalar…

Artık sizin de bildiğiniz gibi, GTD’nin temelinde bir dosyalama sistemi var ve organizasyon dediğimiz iş, büyük ölçüde bir dosyalama operasyonu.

Allen’ın dehası, sistemin iyi işleyebilmesi için en ince ayrıntısına kadar tasarlanması gerektiğini anlamış olmasında.  Bu ayrıntıcılık, dosyalama metodunda da kendisini gösteriyor. Allen, dosyalayın demekle kalmıyor, dosyalama sisteminin spesifikasyonlarını da veriyor.

GTD yazılarımda, “elinizin altında” tabirini sıkça kullandım.  Allen, bu elinin altında olma durumuna büyük önem veriyor.  Eğer dosyalama sisteminiz elinizin altındaysa, hem aradığınızı hemen bulabilirsiniz, hem de – daha önemlisi – dosyalamaya üşenmezsiniz.  Bu nedenle, işte veya evinizdeki çalışma alanınızın tasarımı çok önemli.  Gelen Evrak kutunuza, dosyalarınıza yerinizden kalkmadan kolayca ulaşabilmelisiniz ki, sistem kullanılır olsun.

Allen, dosyalama sistemi olarak asılı dosya dolaplarını tavsiye ediyor.  Her dosya için ayrı bir askılı dosya ayıracaksınız.  Bu dosyaların içine de bir karton dosya koyulacak.  Dosyanın içinde ne olduğu, bu karton dosyanın üzerindeki etiket alanına yazılacak.

Şekil 1. Askılı Dosyaları portatif iskeletler içerisinde de barındırabilirsiniz.

Askılı dosya içerisine ikinci bir dosya koymanın kullanım kolaylığı var.  Bir dosya seçtiğinizde askılı dosyayı yerinde bırakıp, içindeki etiketlenmiş karton dosyayı çalışma alanınıza koyabiliyorsunuz, gerekirse çantanıza alıp yanınızda götürebiliyorsunuz.

Allen o derece detaycı ve mükemmeliyetçi ki, dosyaların etiketlerini elle yazmayın, bir etiketleme cihazı kullanın diyor.   Etiketleme cihazı ile etiketlenen dosyalar – hele benim gibi el yazısı özürlüyseniz – gerçekten daha derli toplu, daha profesyonel oluyor.  Bu önemsiz bir ayrıntı gibi görünebilir; ancak bu küçük dokunuşlar sistemin kullanımını kolaylaştırıyor ve daha keyifli hale getiriyor.  Böylece sistemi kullanmaya devam etme olasılığınız da artıyor.  Profesyonelce etiketlenmiş bir proje dosyasını toplantı masasına koyduğunuzda karşınızdakiler üzerinde bırakacağınız etki de cabası.

Şekil 2. Etiketleme Cihazı

Bu noktada, Allen’ı harfiyen takip etmek isteyen Türk GTD’cileri bir zorluk  bekliyor.  Allen’ın askılı dosya içerisine koymayı tavsiye ettiği dosyalar ABD’de çok yaygın, ama Türkiye’de kullanılmıyor.   Eğer GTD’nin hiçbir detayından ödün vermek istemiyorsanız, bu dosyaların ölçülerini vererek – internetten kolaylıkla bulabilirsiniz – matbaada yaptırabilirsiniz; fazla bir para da tutmuyor.  Ben öyle yaptım.  Bununla uğraşmak istemiyorsanız, askılı dosyaların kendisini etiketleyebilirsiniz, ama askılı dosyalar pek yanınıza alabileceğiniz nesneler olmadığı için kullanım esnekliğiniz bir miktar azalacak.

Amerikan Tipi Karton Dosyalar

Şekil 3. Amerikan Tipi Karton Dosyalar: Etiketleme Alanına Dikkat!

Tariflediğim bu dosyalama sistemini bir örnek olarak düşünün.  İsterseniz aynısını kurun – ben denedim, işe yarıyor – isterseniz, buradaki fikirlerden yararlanarak farklı bir sistem tasarlayın.

Belgelerin dosyalanması için bir seçenek daha var:  Bir tarayıcı kullanarak kağıtları sayısallaştırmak ve böylece fiziksel dosyaları ortadan kaldırmak ya da minimize etmek.  Kişisel olarak deneyimim yoksa da, bunun iyi bir çözüm olduğuna inanıyorum.  Bu yöne gitmek isterseniz, düz yataklı değil de sayfa beslemeli bir tarayıcı almanız daha pratik olacak.  Bazı tarayıcıların, Evernote ve benzeri uygulamalarla hazır entegrasyonları da mevcut.

Sistemi Tamamlayacak Son Parça

Sistemin son bileşeni, dönemsel gözden geçirme ve planlama.  Sona kalan bu önemli bileşene hak ettiği yeri vermek için bir sonraki yazımda ele alacağım.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

Daha önceki yazılarımda GTD’yi tanıtmış ve GTD sisteminin ana çerçevesini anlatmıştım.  Bu yazıda ele aldığım bileşenlerle, GTD sisteminizi büyük ölçüde tamamlayabileceksiniz.

Yeni bileşenlere geçmeden önce, önemli olduğunu inandığım birkaç GTD kuralını vurgulamak isterim:

  • Kafanda bir şey tutma, her şeyi sistemine aktar.
  • Tek bir sistemin olsun.  İş, özel hayat vb hepsi bu tek sistemde bir araya gelsin.
  • Bir görev iki dakikada tamamlanacaksa, sisteme aktarmak ve kategorize etmekle uğraşma, hemen yap.
  • Görevleri, yapılabilecekleri ortama göre (İşte, Evde, Telefonda…) kategorize et.  Böylece uygun zaman bulduğun anda en verimli yapabileceğin görevler listesi elinin altında olacak.  Bu listeden, ayırabileceğin zamana, enerji seviyene, görevin önceliğine gore sırayla seç ve yap.
  • Görevler fiziksel aksiyon tanımlasın.   Fiziksel aksiyona varana kadar görevi parçala.

Gelelim GTD’nin diğer  bileşenlerine:

Projeler

Bir hedefe ulaşmak çok sayıda görev gerektiriyorsa, elinizde bir proje var demektir.  Projenizi gerçekleştirmek için hangi görevlerin gerçekleşmesi gerektiğini düşünün ve yazın.  Bu görevler fiziksel aksiyon tanımlamıyorsa, daha fazla parçalamanız gerek.  Bu şekilde oluşturduğunuz fiziksel aksiyonları, gerçekleştirilecekleri ortamlara göre diğer aksiyonlarınızla birlikte kategorize edin.

Projelerinizin tümünü içeren bir envanteriniz olsun.  Haftalık gözden geçirmenizde (ayrı bir yazının konusu olacak) bu envanterin üzerinden geçeceksiniz, her projenin görev listesini açıp, durumunu ve sıradaki görevleri saptayacaksınız.

Her proje için bir de proje dosyası açın.  Bu, kağıtlar için bir fiziksel dosya veya bilgisayarınızda elektronik bir dosya olabilir.  Büyük bir ihtimalle ikisine de ihtiyacınız olacak.  Proje ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri burada – bu iki yerin birinde – biriktireceksiniz, böylece tümü ihtiyaç duyduğunuzda elinizin altında olacak.  Bilgisayarda ortamndaki dosyalamanız için Evernote gibi bir sistem de kullanabilirsiniz.

Bir örnek yapalım:  Önümüzdeki yaz tatile gitmek istiyorsunuz.   Bu tatilin planlanması, küçük ve zevkli bir proje demek.  Projenin hedefi; önümüzdeki yaz, iyi vakit geçirebileceğiniz ve masrafları bütçeniz içerisinde kalacak bir tatil organize etmek.  Alt görevler, tatil yöresine karar vermek, ayrılacak bütçeyi hesaplamak, birlikte gidilecek grup oluşturmak, tarih saptamak, rezervasyonları yapmak olabilir.  Bunların her birinin de alt görevleri var.  Örneğin, tatil yöresine karar vermek görevini  bir seyahat acentasına gitmek, geçen yılki tatilini öve öve bitiremeyen arkadaşınızla konuşmak, internette gezinmek alt görevlerine indirgeyebilirsiniz..  Bu görevler de henüz aksiyona hazır değil.   Hangi seyahat acentasına gideceğinizi bilmiyorsanız, öncelikle size acenta tavsiye edecek arkadaşınız Ayşe’yi aramak görevine ihtiyacınız var.   Artık aksiyona hazır hale gelmiş bu görevi Telefonda altında kategorize edebilirsiniz.  Böylece telefonlarınıza zaman ayırdığınızda, Ayşe’yi arama görevini o ana uygun listenizde göreceksiniz.  Bu görevin gerçekleşmesi, başka bir görevi (Ayşe’nin tavsiye ettiği seyahat acentasına git) aksiyona hazır hale getirecek.  Ayşe’nin tavsiye ettiği seyahat acentasına git görevini de, Alışverişte altında kategorize edebilirsiniz, eğer yolunuz alışverişte o tarafa düşecekse.

Gerçekten bu detayda planlamaya gerek var mı?   Daha önce de vurguladığım gibi görevlerin aksiyona dönüşebilir olması GTD’nin kritik kurallarından biri ve bu alışkanlık hedeflerinizi yerine getirebilmenizin anahtarları.  Hepimizin yapılacak işler listesinde, atmamız gereken bir sonraki adımı iyi tanımlamadığımız için bir türlü başlayamadığımız, öylece durup duran işler var.  Bu döngüyü kırabilmek için, aksiyona hazır görev belirme alışkanlığını iyice kazanana kadar çok detaylı planlama yapmanızı öneririm.

Söylemeye gerek yok herhalde, ama GTD çok sayıda katılımcısı olan karmaşık projeler için bir proje yönetim sistemi değil.  İhtiyacın bu olduğu projelerde, uzman proje yönetim sistemlerine başvurmakta yarar var.

BelkiBirGün

BelkiBirGün dosyasından bir önceki yazımda söz etmiştim.  Henüz gündeme almaya hazır olmadığınız, ama hayatınızdan çıkartmak da istemediğiniz fikir ve hedefleri bu dosyaya kaydedeceksiniz. Böylece hem unutmak istemediğiniz fikri kaydetmiş – böylece hatırlama stresinden de kurtulmuş – olacaksınız, hem de hayatınızda bir yenilik aradığınızda elinizin altında hazır bir kaynak olacak.

BelkiBirGün dosyanızı da hem fiziksel, hem de elektronik olarak tutmak isteyeceksiniz, muhtemelen.

43 Dosya

GTD’nin en ünlü araçlarından birisi 43 Dosya.  O kadar ünlü ki, internette GTD terimini aradığınızda önünüze 43Folders adında siteler, makaleler gelecek.

43 Dosya, bir nevi takvim.  Dosyaların 31 tanesi ayın günlerini, 12 tanesi ise yılın aylarını temsil ediyor.  İçinde bulunduğunuz ay için 31 dosyayı kullanıyorsunuz.   O ay yapılacak işlere ilişkin bilgi ve belgeleri, ilgili tarihe koyuyorsunuz.  Ayın 17’sinde kredi kartı ödemesi varsa, 17 isimli dosyaya gidiyor.  21’indeki toplantıda hatırlamanız gereken bir evrak da 21’e.  Veya 3’ünde doğumgünü olan arkadaşınıza aldığınız kart, 3 isimli dosyaya.  Bu aya ait olmayan evrak, ilgili ayın dosyasına koyuluyor.  Yukarıda birlikte planladığımız tatil projenizi başarıyla tamamlayıp Temmuz için tatil planınızı yaptıysanız, ilgili tüm belgeleri, tatil yöresinin haritaları da dahil, Temmuz’a koyabilirsiniz.

Her gün bir önceki günün dosyasını en arkaya almanızı, böylece dönen bir sistem oluşturmanızı hatırlatmaya gerek yok herhalde.  Ay başında da yeni ayın dosyasını açıp, ayın günlerine dağıtacaksınız.

Böylece GTD sistemini büyük ölçüde tamamladık.  Referans malzemelerinin saklanmasını ve sisteminizi kurşun geçirmez kılacak gözden geçirme/planlama sürecini gelecek yazılarımda anlatacağım.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin