Toplantı uzun sürdü, ama buna değdi. Konular tüm açılardan ele alındı. Her şey konuşuldu, herkes görüşünü söyledi. Toplantı bittiğine göre, bir an önce masanıza koşun. Yapacak bir sürü işiniz var, günün yarısı da toplantıda geçti gitti. Artık sizi bekleyen başka konulara, sorunlara dönebilirsiniz. Sahi, toplantıda neler konuşulmuştu? Hatırlayan var mı?

Şirketin değerli insan kaynaklarının zamanını, yapılan analizleri, yaratıcı fikirleri, üretilen çözümleri çöpe atmak istemiyorsanız, toplantıyı bitirmeden kritik soruyu sorun: “Bundan sonraki adım ne?”

Getting Things Done sistemi ile ilgili yazı dizimi okuyanlar “sıradaki görev” (next action) kavramını hatırlayacaklardır. Sonuç istiyorsanız, aksiyon alacaksınız. Alınacak aksiyonu belirlemek için de, “bundan sonraki adım ne?” sorusunu soracaksınız.

Bu sorunun tamamlayıcıları da var: Bundan sonraki adımı tarif eden aksiyon ya da aksiyonlar ne zamana kadar alınmalı? Bunlardan kimler sorumlu? Aksiyon için hedeflenen zaman geldiğinde tamamlanıp tamamlanmadığını nereden bileceğiz? Şimdi kararlaştırdığımız aksiyonlar tamamlanınca ne olacak, ne yapacağız? Toplantıların heba olup gitmemesi için bu soruları sormanız, dokümante etmeniz ve katılımcılara yazılı olarak – belki bir elektronik posta ile – bildirmeniz gerekir.

“Bundan sonraki adım ne?” sorusunu toplantılarla sınırlamayın. Tek başınıza yaptığınız çalışmalardan verim almak için de aksiyonları belirlemeyi, bir takvime bağlamayı ve takip etmeyi alışkanlık edinin. Etkinliğinizin katlandığını göreceksiniz.