GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 4: Yaşamınızı, Hedeflerinizi, Projelerinizi, Aksiyonlarınızı Dönemsel olarak Gözden Geçirin

Bu yazıda anlatacağım dönemsel gözden geçirme ve planlama bileşeni ile GTD Zaman Yönetim sistemini tamamlamış olacağız.

Bu bileşen sona kaldı diye önemsiz olduğunu düşünmeyin.  Dönemsel gözden geçirme ve planlama, sistemin tümünü ayakta tutuyor.  Şişe içinde yelkenli tekne maketleri vardır; koca yelkenlerin şişenin ağzından nasıl sığdığını insan ilk bakışta anlayamaz.  Maketi yapan usta, tekneyi direkleri yatık olarak şişenin ağzından içeri sokar.  Sonra, daha önce bağladığı ipi çekerek direkleri doğrultur.  İşte gözden geçirme ve planlama, sistemi şekle sokan bu son adım olacak.

Zamanınızı yönetebilmek, işlerinizi planlamak, hedeflerinize yönelik çalıştığınızı teyit etmek ve durumunuzu saptamak için dönemsel gözden geçirmelere ihtiyacınız var.   Bu süreç içerisinde aynı zamanda hedeflerinizin geçerliliğini de sorgulayacak ve yeni hedeflerinizi saptayacaksınız.

GTD içerisindeki gözden geçirmeler, farklı seviyelerde ve buna bağlı olarak farklı dönemselliklerle yapılıyor.  Allen bu seviyelendirmeyi anlatmak için bir havacılık benzetmesi kullanıyor.   Yükseldikçe, bakışınız daha geniş bir alanı kapsıyor ve detaylardan arınıyorsunuz.   Allen’ın tanımladığı seviyeler şunlar:

  • 50,000 + feet: Tüm yaşamınıza ilişkin hedefler, kararlar
  • 40,000 feet: 3-5 yılık vizyonunuz
  • 30,000 feet: 1-2 yıllık hedefleriniz
  • 20,000 feet: Sorumluluk alanlarınız
  • 10,000 feet: Güncel projeleriniz
  • Runway: Günlük/anlık aksiyonlar

Her türlü planlamada olduğu gibi, tepeden aşağı doğru gelmek, arzu ettiğiniz hayatı yaşamak, doğru vizyonla doğru hedeflere koşmak için önemli.  Allen’ın ek saptaması, en alt seviyenin, yani güncel aksiyonların ve projelerin kontrol altına alınmasının da tepeden aşağı planlama kadar önemli olduğu.  Bu “günlük hayatım kontrol altında” hissine sahip değilseniz, tepeden aşağı planlama sizi daha da strese sokup üzmekten başka bir şeye yaramayacak.  O nedenle, önce günceli kotaracaksınız, içiniz rahat olduğunda uzun vadeye bakacaksınız.

Değişik seviyelerdeki gözden geçirme ve planlamaları size makul gelen sıklıkta yapabilirsiniz.  Yaşamınıza ilişkin temel kararları, 3-5 yıllık vizyonunuzu, uzun vadeli hedeflerinizi herhalde yılda bir belki – özellikle gidişattan memnunsanız – daha seyrek çalışacaksınız.  Benim özellikle üzerinde duracağım, günlük ve haftalık gözden geçirme ve planlamalar.

Günlük Gözden Geçirme ve Planlama

Her günün sabahında, veya – benim tercihim – bir önceki gece, gününüzü planlayacaksınız.  Randevularınızı, o gün yapılması/bitmesi gereken işleri, bunlardan kalan zamanda, bulunduğunuz ortama göre ele alacağınız aksiyon listelerinizin önceliklerini belirleyeceksiniz.

Böyle bir planlamayı muhtemelen zaten yapıyorsunuz.  Dolayısıyla da, her zaman işlerin planlandığı gibi gitmediğinin farkındasınız.  Benim tecrübem, işler hiçbir zaman planlandığı gibi gitmiyor.  Allen, bu gerçeği kabul ediyor ve tipik bir günde üç çeşit aktiviteniz olacağını söylüyor: 1) Önceden tanımladığınız görevler 2) Önünüze yeni gelen, hesapta olmayan işler 3) Yeni işler/görevler tanımlama işi.

Önceden tanımladığınız işleri yapmak, psikolojik olarak en kolayı.  Hesapta olmayan işler ise, yapmanız gereken bir şeyleri yapamadığınız anlamına geldiği için insana suçluluk duygusu veriyor. GTD’nin bu gerilimi çözmeye yönelik bir cevabı var.  Allen diyor ki, hesapta olmayan işi gündeme alarak neleri yapmıyor olduğunuzu tam olarak biliyorsanız, içiniz rahat olacak.  Hem hangi işlere öncelik vereceğinizi daha sağlıklı saptayacaksınız, hem de kafanızda sizi yiyip bitiren muğlak bir “aslında başka bir şeyler yapıyor olmalıydım” hissi olmayacak.

Haftalık Gözden Geçirme ve Planlama

Hafatlık gözden geçirme, hiçbir şekilde atlamamanız gereken bir planlama dönemi.  GTD’yi tümüyle uygula(ya)masınız bile, haftalık planlamaya mutlaka zaman ayırın.  Bence bu, edinebileceğiniz en iyi alışkanlıklardan biri.

Haftalık gözden geçirmenizde, GTD sisteminizin bakımını yapacaksınız ve sistemi çalışır kılacaksınız.  Bu, toplu bir gözden geçirme, ve daha önce gördüğümüz her adımı içerecek:

  • Birikmiş kağıtlarınızı, takvim notlarınızı Gelen Evrak’a atın;
  • Kafanızdaki – henüz sisteme işlenmemiş – işleri yazın, Gelen Evrak’a atın.
  • Gelen Evrak kutularınızda ne var ne yoksa hepsini – daha önce tarif edildiği gibi – işleyin.
  • Takvimizini ve/veya 43 dosya sistemi kurduysanız ilgili dosyaları gözden geçirin.
  • Proje listenizin üzerinden geçin, her proje için yeterli aksiyona dönüşmeye hazır görev olduğundan emin olun.
  • Sıradaki işler listelerinizi, başkalarına delege edip cevap beklediğiniz işler listenizi gözden geçirin, tamamlanmış veya artık geçersiz olanları çıkartın, gerekli diğer değişiklikleri yapın.
  • Belki Bir Gün listesini gözden geçirin, belki bazı şeylerin artık zamanı gelmiştir.
  • Projeler veya yapılacak işler için ayrı belge/bilgi dosyaları açtıysanız, bunları gözden geçirin.

Artık, her şeyin kontrol altında olduğu hissiyle haftaya başlamaya hazırsınız.

Haftalık gözden geçirme için en iyi zaman, Pazar akşamı.  Gözden geçirmeyi hafife almayın, en az 30 dakika zaman ayırın.  Bu zaman yatırımının karşılığını fazlasıyla alacaksınız.

Son Söz

GTD’yi hakkıyla uygularsanız, kısa sürede bir yaşam tarzına dönüştüğünü göreceksiniz.  Bay Allen’ın su sızdırmaz tasarımını birebir uygulamak zorunda değilsiniz, ama ayrıştığınız noktaların getirisi ve götürüsünü anladığınızdan emin olun.  Sistemin fark yaratan özelliği, su sızdırmazlığı.  Her şeyi kapsadığına güvenmediğiniz bir sistemin size katkısı sınırlı olacaktır.

Başta Allen’ın kendi kitabı olmak üzere internet’te GTD’ye ilişkin çok sayıda makale, yöntem, araç bulmak mümkün.   Türkçe materyal sınırlı sanıyorum; beni bu yazı dizisini yazmaya motive eden de bu saptama oldu.  Bildiğiniz başka kaynaklar varsa, yorumlara ekleyerek paylaşmanızı rica ederim.

Her şeyin kontrol altında olduğunu bilmenin dinginliğini yaşadığınız günler dileğiyle.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 3: Sadece Yapılacak İşlerinizi Değil, Tüm Belgelerinizi Organize Edin

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

Reklamlar

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 3: Sadece Yapılacak İşlerinizi Değil, Tüm Belgelerinizi Organize Edin

GTD,  yapılacak işleri planlamakla kalmıyor; hayatınızdaki tüm ıvır zıvırı kontrol altına almanızı sağlayacak araçlar sunuyor.  Bu yazımda bu konuları anlatacağım.

Referans Malzemelerini Saklama

Görevleri anlatırken, görev tarif etmeyen bilgilerin referans malzemesi olduğunu söylemiştim. Biletler, haritalar, makaleler, saklamak istediğiniz başka herşey bu kategoride.  Kaybolmamaları ve kolay bulunabilmeleri için referans malzemelerini de dosyalayacağız.  Ama nasıl?  Bu sorunun yıllarca aradığım cevabını GTD’de buldum.

Referans malzemelerini dosyalamadaki sorun, bunların birbirine benzememesi.  Bir tarafta geçen yılın vergi tahsil makbuzu, bir tarafta televizyonunuzun garanti belgesi, başka bir tarafta  ilginizi çeken bir eğitimin broşürü.

Allen’ın bulduğu çözüm basit: Eğer elinizdeki belgeyi kolayca kategorize edip, varolan bir dosyaya koyamıyorsanız (örneğin garanti belgeleri aynı dosyada durabilir), tek bir kağıt parçası için yeni bir dosya açmaktan geri durmayın.  Dosyanın adı, içeriğini tanımlasın, anlaşılabilir olsun.  Dosyaya tek bir belge girecekse, dosyanın adı içindeki belgenin adı olabilir.  Sonra bu dosyaları alfabetik olarak sıralayın.

Referans malzemenizi bu prensiple dosyaladığınızda, gidecek hazır dosyası olmadığı için masada biriken belge yığınları ortadan kalkıyor.  Bir şey bulmak istediğinizde de, adını tahmin edip alfabetik dizinde arayarak, en fazla birkaç deneme ile bulabiliyorsunuz.

Dosyalar, Dosyalar…

Artık sizin de bildiğiniz gibi, GTD’nin temelinde bir dosyalama sistemi var ve organizasyon dediğimiz iş, büyük ölçüde bir dosyalama operasyonu.

Allen’ın dehası, sistemin iyi işleyebilmesi için en ince ayrıntısına kadar tasarlanması gerektiğini anlamış olmasında.  Bu ayrıntıcılık, dosyalama metodunda da kendisini gösteriyor. Allen, dosyalayın demekle kalmıyor, dosyalama sisteminin spesifikasyonlarını da veriyor.

GTD yazılarımda, “elinizin altında” tabirini sıkça kullandım.  Allen, bu elinin altında olma durumuna büyük önem veriyor.  Eğer dosyalama sisteminiz elinizin altındaysa, hem aradığınızı hemen bulabilirsiniz, hem de – daha önemlisi – dosyalamaya üşenmezsiniz.  Bu nedenle, işte veya evinizdeki çalışma alanınızın tasarımı çok önemli.  Gelen Evrak kutunuza, dosyalarınıza yerinizden kalkmadan kolayca ulaşabilmelisiniz ki, sistem kullanılır olsun.

Allen, dosyalama sistemi olarak asılı dosya dolaplarını tavsiye ediyor.  Her dosya için ayrı bir askılı dosya ayıracaksınız.  Bu dosyaların içine de bir karton dosya koyulacak.  Dosyanın içinde ne olduğu, bu karton dosyanın üzerindeki etiket alanına yazılacak.

Şekil 1. Askılı Dosyaları portatif iskeletler içerisinde de barındırabilirsiniz.

Askılı dosya içerisine ikinci bir dosya koymanın kullanım kolaylığı var.  Bir dosya seçtiğinizde askılı dosyayı yerinde bırakıp, içindeki etiketlenmiş karton dosyayı çalışma alanınıza koyabiliyorsunuz, gerekirse çantanıza alıp yanınızda götürebiliyorsunuz.

Allen o derece detaycı ve mükemmeliyetçi ki, dosyaların etiketlerini elle yazmayın, bir etiketleme cihazı kullanın diyor.   Etiketleme cihazı ile etiketlenen dosyalar – hele benim gibi el yazısı özürlüyseniz – gerçekten daha derli toplu, daha profesyonel oluyor.  Bu önemsiz bir ayrıntı gibi görünebilir; ancak bu küçük dokunuşlar sistemin kullanımını kolaylaştırıyor ve daha keyifli hale getiriyor.  Böylece sistemi kullanmaya devam etme olasılığınız da artıyor.  Profesyonelce etiketlenmiş bir proje dosyasını toplantı masasına koyduğunuzda karşınızdakiler üzerinde bırakacağınız etki de cabası.

Şekil 2. Etiketleme Cihazı

Bu noktada, Allen’ı harfiyen takip etmek isteyen Türk GTD’cileri bir zorluk  bekliyor.  Allen’ın askılı dosya içerisine koymayı tavsiye ettiği dosyalar ABD’de çok yaygın, ama Türkiye’de kullanılmıyor.   Eğer GTD’nin hiçbir detayından ödün vermek istemiyorsanız, bu dosyaların ölçülerini vererek – internetten kolaylıkla bulabilirsiniz – matbaada yaptırabilirsiniz; fazla bir para da tutmuyor.  Ben öyle yaptım.  Bununla uğraşmak istemiyorsanız, askılı dosyaların kendisini etiketleyebilirsiniz, ama askılı dosyalar pek yanınıza alabileceğiniz nesneler olmadığı için kullanım esnekliğiniz bir miktar azalacak.

Amerikan Tipi Karton Dosyalar

Şekil 3. Amerikan Tipi Karton Dosyalar: Etiketleme Alanına Dikkat!

Tariflediğim bu dosyalama sistemini bir örnek olarak düşünün.  İsterseniz aynısını kurun – ben denedim, işe yarıyor – isterseniz, buradaki fikirlerden yararlanarak farklı bir sistem tasarlayın.

Belgelerin dosyalanması için bir seçenek daha var:  Bir tarayıcı kullanarak kağıtları sayısallaştırmak ve böylece fiziksel dosyaları ortadan kaldırmak ya da minimize etmek.  Kişisel olarak deneyimim yoksa da, bunun iyi bir çözüm olduğuna inanıyorum.  Bu yöne gitmek isterseniz, düz yataklı değil de sayfa beslemeli bir tarayıcı almanız daha pratik olacak.  Bazı tarayıcıların, Evernote ve benzeri uygulamalarla hazır entegrasyonları da mevcut.

Sistemi Tamamlayacak Son Parça

Sistemin son bileşeni, dönemsel gözden geçirme ve planlama.  Sona kalan bu önemli bileşene hak ettiği yeri vermek için bir sonraki yazımda ele alacağım.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

Daha önceki yazılarımda GTD’yi tanıtmış ve GTD sisteminin ana çerçevesini anlatmıştım.  Bu yazıda ele aldığım bileşenlerle, GTD sisteminizi büyük ölçüde tamamlayabileceksiniz.

Yeni bileşenlere geçmeden önce, önemli olduğunu inandığım birkaç GTD kuralını vurgulamak isterim:

  • Kafanda bir şey tutma, her şeyi sistemine aktar.
  • Tek bir sistemin olsun.  İş, özel hayat vb hepsi bu tek sistemde bir araya gelsin.
  • Bir görev iki dakikada tamamlanacaksa, sisteme aktarmak ve kategorize etmekle uğraşma, hemen yap.
  • Görevleri, yapılabilecekleri ortama göre (İşte, Evde, Telefonda…) kategorize et.  Böylece uygun zaman bulduğun anda en verimli yapabileceğin görevler listesi elinin altında olacak.  Bu listeden, ayırabileceğin zamana, enerji seviyene, görevin önceliğine gore sırayla seç ve yap.
  • Görevler fiziksel aksiyon tanımlasın.   Fiziksel aksiyona varana kadar görevi parçala.

Gelelim GTD’nin diğer  bileşenlerine:

Projeler

Bir hedefe ulaşmak çok sayıda görev gerektiriyorsa, elinizde bir proje var demektir.  Projenizi gerçekleştirmek için hangi görevlerin gerçekleşmesi gerektiğini düşünün ve yazın.  Bu görevler fiziksel aksiyon tanımlamıyorsa, daha fazla parçalamanız gerek.  Bu şekilde oluşturduğunuz fiziksel aksiyonları, gerçekleştirilecekleri ortamlara göre diğer aksiyonlarınızla birlikte kategorize edin.

Projelerinizin tümünü içeren bir envanteriniz olsun.  Haftalık gözden geçirmenizde (ayrı bir yazının konusu olacak) bu envanterin üzerinden geçeceksiniz, her projenin görev listesini açıp, durumunu ve sıradaki görevleri saptayacaksınız.

Her proje için bir de proje dosyası açın.  Bu, kağıtlar için bir fiziksel dosya veya bilgisayarınızda elektronik bir dosya olabilir.  Büyük bir ihtimalle ikisine de ihtiyacınız olacak.  Proje ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri burada – bu iki yerin birinde – biriktireceksiniz, böylece tümü ihtiyaç duyduğunuzda elinizin altında olacak.  Bilgisayarda ortamndaki dosyalamanız için Evernote gibi bir sistem de kullanabilirsiniz.

Bir örnek yapalım:  Önümüzdeki yaz tatile gitmek istiyorsunuz.   Bu tatilin planlanması, küçük ve zevkli bir proje demek.  Projenin hedefi; önümüzdeki yaz, iyi vakit geçirebileceğiniz ve masrafları bütçeniz içerisinde kalacak bir tatil organize etmek.  Alt görevler, tatil yöresine karar vermek, ayrılacak bütçeyi hesaplamak, birlikte gidilecek grup oluşturmak, tarih saptamak, rezervasyonları yapmak olabilir.  Bunların her birinin de alt görevleri var.  Örneğin, tatil yöresine karar vermek görevini  bir seyahat acentasına gitmek, geçen yılki tatilini öve öve bitiremeyen arkadaşınızla konuşmak, internette gezinmek alt görevlerine indirgeyebilirsiniz..  Bu görevler de henüz aksiyona hazır değil.   Hangi seyahat acentasına gideceğinizi bilmiyorsanız, öncelikle size acenta tavsiye edecek arkadaşınız Ayşe’yi aramak görevine ihtiyacınız var.   Artık aksiyona hazır hale gelmiş bu görevi Telefonda altında kategorize edebilirsiniz.  Böylece telefonlarınıza zaman ayırdığınızda, Ayşe’yi arama görevini o ana uygun listenizde göreceksiniz.  Bu görevin gerçekleşmesi, başka bir görevi (Ayşe’nin tavsiye ettiği seyahat acentasına git) aksiyona hazır hale getirecek.  Ayşe’nin tavsiye ettiği seyahat acentasına git görevini de, Alışverişte altında kategorize edebilirsiniz, eğer yolunuz alışverişte o tarafa düşecekse.

Gerçekten bu detayda planlamaya gerek var mı?   Daha önce de vurguladığım gibi görevlerin aksiyona dönüşebilir olması GTD’nin kritik kurallarından biri ve bu alışkanlık hedeflerinizi yerine getirebilmenizin anahtarları.  Hepimizin yapılacak işler listesinde, atmamız gereken bir sonraki adımı iyi tanımlamadığımız için bir türlü başlayamadığımız, öylece durup duran işler var.  Bu döngüyü kırabilmek için, aksiyona hazır görev belirme alışkanlığını iyice kazanana kadar çok detaylı planlama yapmanızı öneririm.

Söylemeye gerek yok herhalde, ama GTD çok sayıda katılımcısı olan karmaşık projeler için bir proje yönetim sistemi değil.  İhtiyacın bu olduğu projelerde, uzman proje yönetim sistemlerine başvurmakta yarar var.

BelkiBirGün

BelkiBirGün dosyasından bir önceki yazımda söz etmiştim.  Henüz gündeme almaya hazır olmadığınız, ama hayatınızdan çıkartmak da istemediğiniz fikir ve hedefleri bu dosyaya kaydedeceksiniz. Böylece hem unutmak istemediğiniz fikri kaydetmiş – böylece hatırlama stresinden de kurtulmuş – olacaksınız, hem de hayatınızda bir yenilik aradığınızda elinizin altında hazır bir kaynak olacak.

BelkiBirGün dosyanızı da hem fiziksel, hem de elektronik olarak tutmak isteyeceksiniz, muhtemelen.

43 Dosya

GTD’nin en ünlü araçlarından birisi 43 Dosya.  O kadar ünlü ki, internette GTD terimini aradığınızda önünüze 43Folders adında siteler, makaleler gelecek.

43 Dosya, bir nevi takvim.  Dosyaların 31 tanesi ayın günlerini, 12 tanesi ise yılın aylarını temsil ediyor.  İçinde bulunduğunuz ay için 31 dosyayı kullanıyorsunuz.   O ay yapılacak işlere ilişkin bilgi ve belgeleri, ilgili tarihe koyuyorsunuz.  Ayın 17’sinde kredi kartı ödemesi varsa, 17 isimli dosyaya gidiyor.  21’indeki toplantıda hatırlamanız gereken bir evrak da 21’e.  Veya 3’ünde doğumgünü olan arkadaşınıza aldığınız kart, 3 isimli dosyaya.  Bu aya ait olmayan evrak, ilgili ayın dosyasına koyuluyor.  Yukarıda birlikte planladığımız tatil projenizi başarıyla tamamlayıp Temmuz için tatil planınızı yaptıysanız, ilgili tüm belgeleri, tatil yöresinin haritaları da dahil, Temmuz’a koyabilirsiniz.

Her gün bir önceki günün dosyasını en arkaya almanızı, böylece dönen bir sistem oluşturmanızı hatırlatmaya gerek yok herhalde.  Ay başında da yeni ayın dosyasını açıp, ayın günlerine dağıtacaksınız.

Böylece GTD sistemini büyük ölçüde tamamladık.  Referans malzemelerinin saklanmasını ve sisteminizi kurşun geçirmez kılacak gözden geçirme/planlama sürecini gelecek yazılarımda anlatacağım.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

 

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD ile ilgili yazdığım ilk tanışma yazısında, sistemin temel felsefesinden ve yararlarından söz etmiştim.  Bu yazı ile artık GTD sistemimizi kurmaya başlıyoruz.

Aşağıda göreceğiniz gibi, zaman yönetimi, daha doğru ifadesiyle hayatınızı organize etme sistemleri, aslında farklı listeler ve bu listeleri manipüle etmek için kurallardan oluşuyor.  Bu sistemlerde küçük araçlar, iş yapma biçimleri, tabiri caizse “numaralar” çok etkili oluyor.  Bu nedenle, pratik bir sistem kurmak için edindiğim alışkanlıklara ve kullandığım araçlara yer vereceğim.   Bu detaylara girmeden önce, temel yapının neye benzediğini görelim:

Gelen Evrak Kutularınız

GTD’ye başlarken, bir Gelen Evrak kutunuz olması lazım.  Bu devirde bu üç kutu demek:  Birincisi fiziksel bir kutu, ikincisi bilgisayarınızdaki elektronik posta kutunuz,  üçüncüsü ise bilgisayarınızda nereye koyacağınızı bilemediğiniz, ortalıkta gezinen dosyalar için bir Gelen Evrak klasörü.   Ben bu üçüncüsü için tüm yaygın platformlarda çalışan (ve ücretsiz J) Evernote kullanıyorum.   Resim, web sayfası, makaleler gibi ıvır zıvırı Evernote’a sonradan düzenlenmek üzere doğrudan atabiliyorsunuz.

Önce İçimizi Bir Dökelim

GTD’nin  ilk adımı, kafamızı meşgul eden herşeyi bu Gelen Evrak kutularınıza koymak.   Önce çalışma masanızla başlayın.  Tüm çekmecelerdeki yazılı malzemeyi boşaltın.  Atılabilecekleri atın, gerisini Gelen Evrak kutunuza koyun.  Kağıt biriktirdiğiniz başka alanlar varsa – yatağınızın baş ucu, evdeki çalışma masanız, vb – bunları da boşaltın.  Elektronik postalarınız şimdilik posta kutunuzda dursun, bunları ne yapacağımızı ayrıca ele alacağım.   Bilgisayarınızda duran, dosyalanma biçiminden memnun olmadığınız belgeleri de Evernote’a ya da açacağınız bir klasöre toplayın.

Şimdi de beyninizi boşaltacaksınız.  Aklınızdaki tüm yapılacak işleri, projeleri, unutmamanız gerekenleri, birer küçük not kağıdına yazın, bunları da Gelen Evrak kutunuza koyun.  Eğer bir yapılacak işler listeniz varsa, o da buraya gidecek doğal olarak.  Çok zor değilse, her işi ayrı bir kağıt olarak kutuya koymanızı öneririm.

Masanız, kafanız, hayatınız çok karışıksa, bu “içinizi dökme” faslı tahmininizden uzun sürebilir.  .  Ama sonunda göreceksiniz ki bu noktaya ulaşmak bile insana kendisini daha iyi hissettiriyor.  Her şeyin kontrol altında olduğuna dair bir güven ediniyorsunuz.

Ayıklama Vakti

Şimdi, en zor kısmına geldik.  Bu Gelen Evrak kutularının her birinin içindeki her kağıdı/elektronik belgeyi işleyeceksiniz.  Kurallar şunlar:

  1. Yapılması gereken  bir görev mi tarifleniyor? Cevap Evet ise:
    1. Artık yapman gerekmiyorsa, çöpe at.
    2. İki dakikadan kısa sürede yapabileceğin bir iş ise, hemen yap.   Kalın fonttan da anladınız; bu önemli bir kural.
    3. Başkasının yapacağı işleri ilgili kişiye ilet.  Bu hemen yazılan bir elektronik posta anlamına gelebilir, veya birlikte çalıştığınız arkadaşlarınızla dönemsel toplanıyorsanız, devredilecek görevleri isme göre sınıflandırıp biriktirebilirsiniz.  Başkasına devrettiğiniz işlerin bir kopyasını bir “CevapBeklediklerim” listesine kaydetmek de fena fikir olmayabilir.
    4. Yapıp yapmama konusunda emin olmadığın, ama çöpe atmaya da kıyamadığın işler (mesela blog başlatmak)için Belki Bir Gün adlı bir dosya oluştur ve bunları orada topla.
    5. Yapılacak görevleri, bu görevlerin hangi ortamda yapılabildiklerine göre işaretle; eğer bir yazılım kullanıyorsan etiketle: Evde, İşte, Arabada, Telefonda, Alışverişte, HerhangiBirYerde.  Bu görevler ya hemen yapılabilir durumdalar, ya da belli bir tarihte yapılacaklar.  Tarihli olan işleri takvimine yaz.  Geri kalan görevlerin, “SıradakiGörev” kategorisinde.
    6. Yapılacak işlerin, fiziksel bir aksiyonu tariflediğinden emin ol.  “Ahmet’e telefon et” veya “Dönem soru raporunu gönder” gibi.  Bu ayrım çok önemli. Örneğin, “Ayşe’yle buluş” eğer Ayşe’yle planınınızı henüz yapmamışsanız, yeterli bir görev tanımı değil.  Bunun yerine,  Ayşe’yle buluşmak için atılması gereken ilk adımı belirlemeniz lazım.  İhtiyacınız olan aksiyon: “Ayşe’yi arayıp buluşma planı yap”.
    7. Ayşe buluşmasına benzer şekilde, “resim yapmayı öğren,” “tatil planla” gibi kapsamlı hedefler de fiziksel bir aksiyonu tariflemiyor.   Ancak bunlar daha karmaşık oldukları için farklılar.  Çok sayıda görev içeren ve muhtemelen üzerinde ayrıca düşünmenizi gerekektirecek bu ve benzeri hedefleri birer proje olarak ele alacağız.  Bu dizinin devamında projeleri ayrıca anlatacağım.

Bu konudan ayrılamadan önce, tanımladığınız görevlerin birer fiziksel aksiyona denk gelmeleri kuralının önemini yeniden vurgulamak isterim.  Hayatta yapmak istediklerinizi gerçekleştirmek ve gerçekleştirememek arasındaki ince çizgi bu olabilir.

  1. Eğer sıradaki kağıdınızda/belgenizde yapılacak bir iş tariflenmiyorsa, o zaman elinizde bir referans malzemesi var demektir.  Bu, bir dergide beğenip kestiğiniz bir makale olabilir, veya yeni aldığınız saatin garanti kağıdı, veya müşteri ziyaretinde aldığınız notlar.  Referans malzemesi ile ilgili kurallar basit:
    1. İleride kullanacağını düşünmüyorsan çöpe at.
    2. İşine yarama ihtimali varsa, yeniden bulabileceğin şekilde dosyala.  Bunu nasıl yapabileceğinizi de ayrıca anlatacağım.

Kağıtları Ayıkladık, ya Elektronik Postalar?

David Allen, elektronik postalar için de yukarıdakine benzeyen bir süreç tanımlıyor.  Her postayı yukarıdaki kurallara tabi tutuyorsunuz ve gelen postaları işlediğinizde, posta kutunuz boşalmış oluyor.   Ben bu noktada Bay Allen’dan ayrılıyorum.  Benim gibi günde birkaç yüz elektronik posta  alıyorsanız, bunları dosyalamak bence başa çıkılmaz bir iş.  O nedenle, ben postaların içeriğini yukarıdaki kurallara gore ayıklıyorum, ama postaları posta kutumda bırakıyorum.   Yani her posta kutumdaki her postayı şöyle işliyorum:

  1. İki dakika kuralı burada da geçerli.
  2. Başkasının yapacağı işlere ilişkin kural burada da geçerli.
  3. Elektronik posta benim için bir aksiyon doğuruyorsa, bu aksiyonu takvimime veya SıradakiGörev listeme kaydediyorum.
  4. Seyahat belgesi, sözleşme vb çok özel eki varsa bu eki ayrıca dosyalayıyorum
  5. Ve elektronik postayı yerinde bırakıyorum.

Elektronik postaları ayrıca dosyalamamamın nedeni, artık tüm sistemlerde olan çok güçlü arama motorları.  Elektronik postalardan herhangi bir bilgiyi geri çağırmam gerekirse, anahtar kelimelerini hatırlamam yeterli.

Artık Aksiyon Almaya Başlayalım

Varımızı yoğumuzu listelere aktardık.  Artık iş yapma vakti.  Bir şeyler yapacak zamanınız olduğunda, önce hangi ortamda olduğunuza bakacaksınız.  İşte mi, evde misiniz?  Telefon görüşmelerinizi yapmak için uygun bir ortamda mısınız?  Hatırlarsanız, görevleri ortamlara gore ayırmıştık.  Bulunduğunuz ortama uygun işlere bir göz atın.  Tarihi ileride olanlar sonranın işi.  Bugün tarihlileri ve SıradakiGörevleri yapmaya hemen başlayabilirsiniz.

Bu Bir Döngü

Zaten anladınız, artık önünüze/aklınıza yeni bir iş/belge geldiğinde yukarıdaki süreci işleteceksiniz.  David Allen, her zaman yanınızda bir kalem ve küçük defter bulundurmanızı, her yeni işi bir sayfaya yazmanızı, fiziksel GelenEvrak kutunuza ulaştığınızda –diyelim ki ofisinize döndüğünüzde – sayfaları koparıp bu kutuya atmanızı öneriyor.  GelenEvrak kutularınızı dönemsel olarak ayıklıyorsunuz.  Örneğin, fiziksel kutuyu her akşam; elektronik postaları da günde üç kez.  Bu fiziksel kağıt elleşme işi süreçlerinizi oturtmak için yararlı.  Ancak artık herkesin yanında akıllı bir telefon veya bilgisayar olduğu için, görevleri takip sisteminize doğrudan girmeniz muhtemelen daha pratik.  Ben genellikle böyle yapıyorum.  Karar süreci biraz daha karmaşık bir konu ise, kendime e-posta gönderiyorum, böylece GelenEvrak döngüsüne girmiş oluyor ve unutulmuyor.

Böylece sistemin temel yapısını kurduk.  Açıkta kalan uçlar var, muhtemelen sizin de aklınızda kalan cevaplanmamış sorular.  Sistemin kalan unsurlarını sonraki yazılarda tamamlayacağım, burada hızlı geçtiğim adımların bir kısmını daha detaylı anlatacağım. Aklınıza takılanları yorum yazarak sorabilirsiniz.

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

Karmaşık bir işiniz, çok sayıda ilgi alanınız ve sorumluluğunuz varsa, bir de benim gibi kontrol takıntılıysanız, zaman yönetimi ister istemez öncelikli bir konu haline geliyor.

Bugüne kadar çok sayıda farklı zaman yönetim sistemini denedim.  Çocukken yapılacak işler listesi yaparak başladım, iş hayatına girdikten sonra TMI Time Manager eğitimlerine katıldım ve fahiş fiyatlı kırtasiye malzemelerini (zevkle) kullandım, Outlook tasks üzerinde kendi sistemimi yaratmayı denedim, farklı bilgisayar programları kurdum.   Bu arayışlar içerisinde beni en çok etkileyen, David Allen’in Getting Things Done (GTD) yöntemi oldu.  David Allen’ın bu isimle bir kitabı ve web sitesi var.  GTD bir endüstriye dönüşmüş durumda.  İnternet’te GTD’yi destekleyen sistemler, yazılımlar, bloglar, GTD felsefesine yönelik tartışmalar bulabilirsiniz.  GTD o kadar popüler ki, Evernote, Outlook gibi yaygın kullanılan yazılımların GTD uzantıları veya bunların üzerinde GTD’nin nasıl gerçekleneceğine yönelik kılavuzlar bulmak da mümkün.

Son zamanlarda zaman yönetimine yönelik yaklaşımımın değiştiğini gözlemliyorum.  Yönetilmeyen zaman daha verimli olabilir mi diye düşünmeye başladım ve ileride bu konuda ayrıca yazacağım.  Yine de, sağlam bir zaman yönetim sistemini yaşamınıza uyarlamak ve kullanmak, kendinize yapacağınız en iyi yatırımlardan biri.  Bu nedenle, bu alanda Türkçe fazlaca kaynak olmadığından da hareketle, gördüğüm en etkili zaman yönetim sistemi olan GTD’nin ne olduğuna, nasıl kullanılacağına dair bir dizi yazı bloglamaya karar verdim.

Dizinin bu ilk yazısında, GTD’nin temel felsefesinden  söz etmek istiyorum.  David Allen, güçlü bir gözlemden yola çıkıyor: Kafamızda sürekli, yapmamız gerekenlere ilişkin bir sürü düşünce taşıyoruz.   Bugün çocuğun okul taksidi yatırılacak, müşterimiz X Hanım aranacak, akşam eve giderken yoğurt alınacak… Bu “yapılacak işler listesi”nin yanı sıra, bir de daha uzun erimli hedeflerimiz var.  X projesi bitecek, yeni bir satış kataloğu hazırlanacak, tatil planı yapılacak…Ve daha da uzun erimliler: Yeterli birikimle emekli olunacak, piyano çalmak öğrenilecek, yazlık ev alınacak…

David Allen diyor ki, beynimizde tüm bu düşünceler dolaşır ve bizi zamanlı zamansız rahatsız ederken, kafamız rahat olamaz.  Aklımıza yapmamız gereken bir iş, henüz aksiyon almadığımız bir hedef geldiğinde bu bizi tedirgin eder, konsantrasyonumuzu bozar.  Daha da kötüsü, benim gibi kontrol takıntınız varsa, geri planda bir de en sakin anınızda bile size rahat vermeyen “acaba unuttuğum bir şey var mı?” sorusu kalır.  Bu blogu okuyorsanız, bu duygu ve düşünceler size pek yabancı değildir diye düşünüyorum.

Yaşam kalitenizi epey azaltabilecek bu sıkıntıların çözümü, yapmanız gereken tüm işleri ve tüm hedeflerinizi, her şeyi içerdiğine ve sizi gerektiğinde uyaracağına %100 güvendiğiniz bir sisteme aktarmak.  Sistemin %100 güvenilir olması kritik, çünkü %99,9 güvenliyse, aklınızda hep “acaba atladığım bir şey var mı?” sorusu kalacak.  Sisteminize %100 güveniyorsanız, zihniniz dingin ve serbest.  O ana odaklanabilir, berrak bir zihnin lüksünü yaşayabilirsiniz.

GTD sistemi, sadece günlük yapılacak işlerinizi değil, sizi uzun erimli hedeflerinize götürecek adımları da planlamanız için bir çerçeve çiziyor ve yaşamınızı olabildiğince kontrol altına almanızı sağlayacak araçları sağlıyor.

İlginizi çekti mi?  David Allen’ın kitabını okuyabilirsiniz, veya GTD’nin bileşenlerini ve kendi GTD sisteminizi nasıl kuracağınızı anlatacağım yazılarımı bekleyebilirsiniz.   Fazla bekletmeyeceğim, söz! 🙂