Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 2: Verimlilik Uygulamaları

iPad uygulamaları serisinin birincisi oldukça popülerdi.  Bu ikinci yazıda, verimliliğinizi arttıracak uygulamalar üzerinde duracağım.  Seriyi devam ettirecek bir iki başlık daha çıkacak gibi.

Verimlilik deyince, akla hemen iş yaşamına yönelik uygulamalar gelecek.  Ancak aşağıda listeleyeceğim uygulamaların çoğu, özel hayatınızı derleyip toplamada da işe yarayacak cinsten.

Benim deneyimimde, tablet ve diğer mobil cihazların kullanılabilirliğini maksimize etmenin yolu, sahip olduğunuz tüm cihazlardan aynı veri ve uygulamalara  erişebilmekten geçiyor. Yolda iPad’inizi açtığınızda işte bilgisayar başındayken bıraktığınız yerden devam edebiliyorsanız, iş yapma biçimi gerçekten değişiyor.  Uygulama geliştiriciler de aynı fikirde sanıyorum; bu olanaklara sahip uygulamaların sayısı her geçen gün artıyor.

İşte benim kullandığım uygulamalardan bir seçki:

Dropbox: iPad’in usb çıkışı yok, ama dropbox kullanıcısıysanız, yokluğunu hissetmiyorsunuz.  Dropbox size 2GB ücretsiz depolama alanı veriyor ve bu alana yükledikleriniz, windows, mac, iPad, Adroid vb ortamlarda yaşayan dropbox uygulamaları arasında senkronize ediliyor.  Bilgisayarınızda sık kullandığınız dosyaları dropbox dizininde saklarsanız, bu dosyalar iPad’de de yanınızda!  Üstelik, anlık yedeklemeye de sahipsiniz.  Dropbox türünün tek örneği değil.  Box, Sugarsync, MS SkyDrive gibi farklı seçenekler var.  Dropbox’ın kullanımı basit ve beni hiç yolda bırakmadı.

Evernote: Dropbox veya muadili bir yazılımdan sonra mutlaka edinmelisiniz dediğim uygulama Evernote.  Nereye koyacağınızı bilemediğiniz, farklı formatta bir sürü veri, not, yazı, resim vb için sınırları olmayan bir kütüphane evernote.  Gelişmiş etiketleme özellikleri var, ama o kadar hızlı bir arama fonksiyonuna sahip ki, etiketlemeyi kullanmaz oldum.  Paraya kıyıp bir de doküman tarayıcı alırsanız, sahip olduğunuz tüm ıvır zıvırı Evernote’un içine atıp ortalığı temizleyebilirsiniz.  Web sayfasını veya Outlook postasını kesip saklamayı sağlayan güzel uzantıları var.  Evernote, şirket olarak da atılım içerisinde ve anladığım kadarıyla Türkiye pazarı ile yakından ilgileniyorlar.  Listemdeki uygulamalar arasında Türkçeyi tam olarak destekleyen tek uygulama, galiba.  Tüm bu işlevsellik ve ücretsiz!

ToDoIst: Zaman yönetimi konusuna özel ilgim var, bu konuda da bir yazı yazacağım inşallah.  Çok sayıda yöntem ve aracı denedim.  Yeni favorim, todoist.  Çok pratik ve hızlı, PC ve iPad arasında hemen senkronize oluyor.  Temel uygulama ücretsiz.  Şimdilik bana yetiyor.

Quickoffice: Quickoffice için paraya kıyacaksınız.   Az para da değil: $19.99.  Ama MS Office dokümanlarını açıp üzerilerinde çalışmanın başka bir yolu yok ne yazık ki, en azından ben bulamadım.  Sonuçlar mükemmel değil.  Özellikle Powerpoint dokümanlarında beklentiniz çok yüksek olmasın.  Quickoffice’i Haziran ayında Google satın aldı. Bakalım bundan sonra ne olacak?

SimpleMind: Mindmap yöntemini kullanıyor musunuz?  Yapısal olmayan konularda çalışırken mindmap yapmanın işe yaradığına inanıyorum.  (Bu konu da bir yazı adayı, galiba.) SimpleMind, kullanımı kolay bir mindmap uygulaması.  Temel uygulama ücretsiz, ama yükseltme ücretini vermeye değiyor.

Skype: iPad’de de iyi çalışıyor.  Kullanımı kolay, ücretsiz.

Calculator: Bir hesap makinesi lazım tabii.  Calculator’ün kullanımı kolay, ücretsiz.

Bu uygulamaları iPad’inize yükleyin ve dizüstünüzü evde/işte bırakıp çıkın!

Bu serideki diğer yazılar:

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 4: Seyahat Uygulamaları

Beğendiğim iPad Uygulamaları – 3: Kalemle Yazıp Çizmek

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 1: İçerik Derleyiciler ve Dergiler

Elektronik Posta Verimlilik Katili mi?

Powerpoint uygulamasının, sunum hazırlamayı çok kolaylaştırarak insanları yapmaktan çok sunmaya yönlendirdiği, üstelik sunumu mekanikleştirerek iletişimi zayıflattığı, yani bir “Verimlilik Katili” olduğu uzun süredir söylenir.  Şimdi galiba elektronik posta için bu tartışmayı açma zamanı geldi.

E-posta iş hayatımıza 1990’larda girdi. Bugün, irili ufaklı tüm kurumların elektronik posta sistemleri, doksan küsur yaşındaki babam da dahil olmak üzere her bireyin kişisel elektronik posta hesabı var.

Elektronik postanın getirdiği kolaylıkları hatırlatmaya herhalde gerek yok.  İletişimdeki sınırları, maliyeti ve mesaj iletim süresini sıfıra indirgeyerek iletişimdeki tüm sürtünmeyi ortadan kaldıran bu araç, dünyanın düzleşmesinde en az world-wide-web kadar rol oynadı, yeni iş yapış biçimlerini olası kıldı.

Ancak madalyonun bir de diğer yüzü var.  Çoğumuzun, özellikle yöneticilerin gündelik işi, elektronik posta yazmaya ve cevaplamaya dönüştü.  (Tabii powerpoint sunum hazırlamadan arta kalan zamanlarda. J)   Ve elektronik posta, suni, yüzeysel bir iletişim biçimi yarattı.

Elektronik postaya yönelik eleştirilerimizi şöyle özetleyebiliriz:

  1. Zamandan ve odaktan çalma: Elektronik posta, doğası gereği asenkron.   Yani size gönderilen postaları çevrimiçi cevaplamak zorunda değilsiniz.  Ne yazık ki artık böyle kullanılmıyor.  Yaptığımız işleri bölüp, yeni gelen postalara bakıyoruz.  Toplantıda bir gözümüz Blackberry’nin ışığında, ne zaman yanacak diye.  Aynı ilgiyi muhattaplarımızdan da bekliyoruz.  “Sana bir saat önce e-mail gönderdim, almadın mı?” sorusu size de sorulmuştur herhalde.  Bu sürekli e-posta bekleme/cevaplama hali, işlerimize, görüşmelerimize, toplantılarımıza odaklanmamızı bölüyor, o an ön planda olması gereken faaliyetin verimliliğini/etkinliğini büyük ölçüde düşürüyor.
  2. İletişim kazaları: Özellikle hazırlanmalarına zaman ayırılmayan, özen gösterilmeyen e-postalar iletişim kazalarına gebe.  İyi niyetle sorulan bir soru, karşı tarafca hakaret olarak algılanabiliyor, gereksiz gerginlikler oluşuyor.  Yabancı dilde yazılan e-postalar ise potansiyel saatli bomba.
  3. Artan bürokrasi: E-postayı başkasına aktarıvermek, veya birisine yazıp, “ben yazdım, cevap gelmedi” demek, bürokrasinin modern hali.  Eskiden memur yazıyı başkasına havale etmenin zorluğu karşısında bazen işi yapmayı tercih edebilirdi. Şimdi tek tuş ile iş havale ediliveriyor. Bürokrasinin tüm fenalıkları, internet hızında…
  4. Kaybolan sorumluluk: Birden fazla kişiye gönderdiğiniz bir e-posta ile görevlendirme yaptığınızı düşünüyorsanız, birden az kişinin görevi üstleneceğinden emin olabilirsiniz.
  5. Uzayıp giden, sonuca varmayan tartışmalar:Elektronik posta, kısa bir itiraz yazısıyla soru-cevap pingpong’u başlatmayı, ilgisiz kişileri tartışmaya davet ederek konuyu sulandırmayı, uzun sure cevap vermeyerek tartışmayı sürüncemede bırakmayı çok kolay kılıyor ne yazık ki.

Bu yanlış ve verimsiz kullanım kullanım hastalıkları bende de fazlasıyla var, kendimi tedavi etmeye çalışıyorum.  Tedavinin unsurları bence şunlar:

  1. E-postanın konu alanına mutlaka anlamlı bir başlık yazın.  Alıcı, postayı açmadan kendisini neyin beklediğini bilsin.  Konusuz veya “mrb,” “selam” gibi başlıkları olan e-postalar alıcı için potansiyel zaman kaybı, sonradan arama yaparken de ayrı bir sıkıntı.  Yeni bir konuda yazıyorsanız, e-postanızın sıfırdan yaratın; konu alanı farklı bir e-postayı yanıtlayarak katmerli bir bilgi kirliliği yaratmayın.
  2. E-postaları yazmaya özen gösterin.  Yazarken kendinizi alıcının yerine koyun.  Yazdığınız anlaşılır mı, daha önemlisi yanlış anlaşılır mı, söylemek isteiğiniz herşeyi kapsıyor mu?  Göndermeden önce mutlaka son bir kez baştan sona okuyun.
  3. E-postanın sadece alıcılarda kalmayacağını, başkalarının da görebileceğini göz önüne alın, ifadelerinizi bu varsayımla seçin.
  4. Birden fazla kişiye adreslenmiş e-postalardaki görev dağılımının ve diğer mesajların ilgili bireyleri net olarak adreslediğinden emin olun.
  5. Sizi öfkelendiren, sinirlendiren, üzen bir e-posta’ya hemen cevap vermeyin.  Mümkünse üzerinden bir gece geçtikten sonra cevabınızı hazırlayın, duygularınızın soğumasına izin verin.
  6. E-posta okuduğunuz/yazdığınız zamanı gün içinde belirli bloklarla sınırlayın.  Sabah, öğlen, mesai bitimine yakın yarımşar saat/birer saat gibi.
  7. En iyisi, e-posta yazmayın.   Telefon açın, ziyaret edin, birlikte kahve için.  Özellikle tartışma içeren, veya fikir jimnastiği gerektiren konularda yüzyüze görüşmeyi tercih edin.

E-posta ile ilgili düşüncelerimi kristalize etmeme yardımcı olan bir linki de ekliyorum:

http://blogs.hbr.org/tjan/2011/11/dont-send-that-email-pick-up-t.html

Verimli günler dileklerimle;