Powerpoint uygulamasının, sunum hazırlamayı çok kolaylaştırarak insanları yapmaktan çok sunmaya yönlendirdiği, üstelik sunumu mekanikleştirerek iletişimi zayıflattığı, yani bir “Verimlilik Katili” olduğu uzun süredir söylenir.  Şimdi galiba elektronik posta için bu tartışmayı açma zamanı geldi.

E-posta iş hayatımıza 1990’larda girdi. Bugün, irili ufaklı tüm kurumların elektronik posta sistemleri, doksan küsur yaşındaki babam da dahil olmak üzere her bireyin kişisel elektronik posta hesabı var.

Elektronik postanın getirdiği kolaylıkları hatırlatmaya herhalde gerek yok.  İletişimdeki sınırları, maliyeti ve mesaj iletim süresini sıfıra indirgeyerek iletişimdeki tüm sürtünmeyi ortadan kaldıran bu araç, dünyanın düzleşmesinde en az world-wide-web kadar rol oynadı, yeni iş yapış biçimlerini olası kıldı.

Ancak madalyonun bir de diğer yüzü var.  Çoğumuzun, özellikle yöneticilerin gündelik işi, elektronik posta yazmaya ve cevaplamaya dönüştü.  (Tabii powerpoint sunum hazırlamadan arta kalan zamanlarda. J)   Ve elektronik posta, suni, yüzeysel bir iletişim biçimi yarattı.

Elektronik postaya yönelik eleştirilerimizi şöyle özetleyebiliriz:

1. Zamandan ve odaktan çalma: Elektronik posta, doğası gereği asenkron.   Yani size gönderilen postaları çevrimiçi cevaplamak zorunda değilsiniz.  Ne yazık ki artık böyle kullanılmıyor.  Yaptığımız işleri bölüp, yeni gelen postalara bakıyoruz.  Toplantıda bir gözümüz Blackberry’nin ışığında, ne zaman yanacak diye.  Aynı ilgiyi muhattaplarımızdan da bekliyoruz.  “Sana bir saat önce e-mail gönderdim, almadın mı?” sorusu size de sorulmuştur herhalde.  Bu sürekli e-posta bekleme/cevaplama hali, işlerimize, görüşmelerimize, toplantılarımıza odaklanmamızı bölüyor, o an ön planda olması gereken faaliyetin verimliliğini/etkinliğini büyük ölçüde düşürüyor.
2. İletişim kazaları: Özellikle hazırlanmalarına zaman ayırılmayan, özen gösterilmeyen e-postalar iletişim kazalarına gebe.  İyi niyetle sorulan bir soru, karşı tarafca hakaret olarak algılanabiliyor, gereksiz gerginlikler oluşuyor.  Yabancı dilde yazılan e-postalar ise potansiyel saatli bomba.
3. Artan bürokrasi: E-postayı başkasına aktarıvermek, veya birisine yazıp, “ben yazdım, cevap gelmedi” demek, bürokrasinin modern hali.  Eskiden memur yazıyı başkasına havale etmenin zorluğu karşısında bazen işi yapmayı tercih edebilirdi. Şimdi tek tuş ile iş havale ediliveriyor. Bürokrasinin tüm fenalıkları, internet hızında…
4. Kaybolan sorumluluk: Birden fazla kişiye gönderdiğiniz bir e-posta ile görevlendirme yaptığınızı düşünüyorsanız, birden az kişinin görevi üstleneceğinden emin olabilirsiniz.
5. Uzayıp giden, sonuca varmayan tartışmalar:Elektronik posta, kısa bir itiraz yazısıyla soru-cevap pingpong’u başlatmayı, ilgisiz kişileri tartışmaya davet ederek konuyu sulandırmayı, uzun sure cevap vermeyerek tartışmayı sürüncemede bırakmayı çok kolay kılıyor ne yazık ki.

Bu yanlış ve verimsiz kullanım kullanım hastalıkları bende de fazlasıyla var, kendimi tedavi etmeye çalışıyorum.  Tedavinin unsurları bence şunlar:

1. E-postanın konu alanına mutlaka anlamlı bir başlık yazın.  Alıcı, postayı açmadan kendisini neyin beklediğini bilsin.  Konusuz veya “mrb,” “selam” gibi başlıkları olan e-postalar alıcı için potansiyel zaman kaybı, sonradan arama yaparken de ayrı bir sıkıntı.  Yeni bir konuda yazıyorsanız, e-postanızın sıfırdan yaratın; konu alanı farklı bir e-postayı yanıtlayarak katmerli bir bilgi kirliliği yaratmayın.
2. E-postaları yazmaya özen gösterin.  Yazarken kendinizi alıcının yerine koyun.  Yazdığınız anlaşılır mı, daha önemlisi yanlış anlaşılır mı, söylemek isteiğiniz herşeyi kapsıyor mu?  Göndermeden önce mutlaka son bir kez baştan sona okuyun.
3. E-postanın sadece alıcılarda kalmayacağını, başkalarının da görebileceğini göz önüne alın, ifadelerinizi bu varsayımla seçin.
4. Birden fazla kişiye adreslenmiş e-postalardaki görev dağılımının ve diğer mesajların ilgili bireyleri net olarak adreslediğinden emin olun.
5. Sizi öfkelendiren, sinirlendiren, üzen bir e-posta’ya hemen cevap vermeyin.  Mümkünse üzerinden bir gece geçtikten sonra cevabınızı hazırlayın, duygularınızın soğumasına izin verin.
6. E-posta okuduğunuz/yazdığınız zamanı gün içinde belirli bloklarla sınırlayın.  Sabah, öğlen, mesai bitimine yakın yarımşar saat/birer saat gibi.
7. En iyisi, e-posta yazmayın.   Telefon açın, ziyaret edin, birlikte kahve için.  Özellikle tartışma içeren, veya fikir jimnastiği gerektiren konularda yüzyüze görüşmeyi tercih edin.

E-posta ile ilgili düşüncelerimi kristalize etmeme yardımcı olan bir linki de ekliyorum:

http://blogs.hbr.org/tjan/2011/11/dont-send-that-email-pick-up-t.html

Verimli günler dileklerimle;