Akış: Yüksek Performans ve Mutluluğun Sırrı

Yüksek performans ve mutluluğun sırrına erebilmek için önce Mihaly Csikszentmihaly adını teleffuz edebilmek gibi zor bir görevimiz var.  Bu ilginç isimli, Macar asıllı psikolog/bilim adamının “Flow: The Psychology of Optimal Experience” kitabı, beni çok etkileyen çalışmalar arasında.

Csikszentmihaly, sanatçıların işlerinin başındayken kendilerini unutarak tüm konsantrasyonlarını işlerine nasıl verdiklerini araştırmış.  Bu araştırmaların sonucunda, aslında hepimizin bir şekilde tanıdığı bu ruh halini “Akış” adını vererek tanımlamış.

Suyun akışına benzetilen bu hali çocukluktan hatırlıyor olabilirsiniz, ya da çocuklarınızda gözlemleyebilirsiniz.  Küçük çocuklar oyun oynarken, kitap okurken kendilerinden geçiyorlar.  Acıktıklarının, hatta tuvalete gitmeleri gerektiğinin bile farkına varmayabiliyorlar; seslendiğinizde sizi duymuyorlar.  Yaşlar ilerledikçe ve konsantrasyon çeşitli sorumluluk, endişe ve arzular arasında parçalandıkça, bu akış hali seyrekleşiyor.  Ancak çok severek yaptığınız bir iş ya da hobiniz varsa aynı deneyimi yaşayabiliyorsunuz.

Csikszentmihalyi, akış halinin insanın optimal hali olduğunu söylüyor.  Bu haldeyken, tüm enerjinizi ve konsantrasyonunuzu o ana ve o an yaptığınıza veriyorsunuz.  Ego ortadan kalkıyor, zaman akıp gidiyor, yaptığınız işi bir amaç uğruna değil kendisi için yapar oluyorsunuz.  Performansınız en üst düzeye çıkıyor, yüksek bir tatmin duygusu yaşıyorsunuz.   Csikszentmihalyi’ye göre gerçek mutluluk bu.

Profesyonel sporcular ya da sanatçılar, sürekli akış halinde kalabildikleri müddetçe mesleklerinin zirvesine tırmanıyorlar.  Biz faniler de, akış halini tanımayı öğrenir ve kendimizi bu hale sokabilirsek, performansımızı ve hayattan aldığımız zevki o denli yükseltebiliriz.

Akışa girmenin üç koşulu var:

  • Yaptığınız işin net bir hedefi olmalı ve ilerlemeyi sürekli görebilmeli/hissedebilmelisiniz.
  • Yaptığınız işten anında geribildirim alabilmelisiniz.
  • Yaptığınız iş sizi biraz zorlamalı, ama kendinizi zorlayarak başarabileceğiniz hissine sahip olmalısınız.

Sevdiğiniz bir sporu yaparken, satranç oynarken, hatta bazen bozulmuş bir aleti tamir ederken bu koşullar yerine geliyor ve kopup gidiyorsunuz.  Bazı meslekler, örneğin yazılım geliştirme, akış haline kolayca geçmek için uygun koşullar sağlıyor.

Acayip isimli bilim adamımızın söylediklerinden kendimize ne pay çıkartabiliriz?  Benim çıkarttığım şu: Keşke hayatımızın tümünü, bizi sürekli akışta tutacak faaliyetlerle geçirebilsek.  Çoğumuz için bu çok pratik olmadığına göre yapmamız gereken; akış halini tanımak, en azından kendimize ait zamanlarda bizi akışa sokacak faaliyetleri bulmak ve bunlara ağırlık vermek, işimizde de kendimizin ve bizimle çalışanların görevlerini akış prensiplerine göre düzenlemeye çalışmak.

Müzik, spor, ibadet, oyunlar, akışa girmeyi kolaylaştıran, muhtemelen de bu nedenle bu kadar yüksek tatmin hissi veren faaliyetler.  Bu faaliyetleri yaşamımıza daha fazla katarak, yaşam kalitemizi arttırabiliriz.  İşte de, kendimiz ve diğer çalışma arkadaşlarımızın görevlerini tasarlarken, görevin zorluk derecesinin yapacak kişiye uygun – ne çok kolay, ne aşırı zor – olmasına, hedeflerin net tanımlanmasına, ilerlemenin kolayca görülebilmesine, işin kendisinden ve paydaşlardan anında geribildirim alınacak şekilde tasarlanmasına özen gösterebiliriz.

Zamanınızın su gibi akarak, mutlulukla geçmesi dileğiyle;

80-20 Prensibi

80-20 prensibini duymayanınız yoktur sanıyorum. 20. yüzyılın başlarında İtalyan ekonomist Pareto’nun gözlemlerinden yola çıkarak ortaya koyduğu bu prensip, hayatın hemen her alanında geçerli gibi. Pareto, önce İtalya’daki arazilerin %80’inin nüfusun %20’sine ait olduğunu saptamış. Bahçesindeki bezelyelerin %80’inin bezelye bitkilerinin %20’sinden geldiğini de görünce, bu işte bir iş olduğunu anlamış.

Gerçekten de, o zamandan beri yapılan pek çok analiz bu prensibin şaşılacak derecede farklı alanlarda geçerliliğini koruduğunu gösteriyor. İşletmeciler, kârın %80’inin, müşterilerin %20’sinden geldiğini çok iyi bilirler örneğin. Benim bu yazıda dikkatinizi çekmek istediğim husus ise, 80-20 prensibinin belki yaşamanızda da geçerli olabileceği.

21. yüzyılın iş hayatı, sürekli meşgul olmak demek. Boş bir anımız yok. Toplantılar, müşteri ziyaretleri, elektronik postalar, telefonlar, yazılacak raporlar, planlama faaliyetleri, eğitimler… Tüm gününüzü, belki de gecenizi dolduran bu faaliyetin ne kadarı gerçekten verimli? Hepsinin verimliliğinin eşit olmadığı açık sanıyorum. 80-20 prensibi bu soruyu cevaplıyor: Yaptıklarınızın %20’si, sonuçların %80’ini sağlıyor.

Bunun ne anlama geldiğini düşünün: Yüksek verimli %20’de harcadığınız 1 birimlik efor, 4 birim sonuç alıyor. Geri kalan zamandaki 1 birim eforunuzun karşılığı ise 0.25 birim. Bazı faaliyetleriniz – ki bunlar azınlıkta – diğer faaliyetlerinizden 16 misli daha verimli!
İşletmelere, kârlarının %80’nini üreten %20 müşteriye daha fazla eğilmeleri, diğer müşterilere harcadıkları eforu azaltmaları ya da bu müşterilerden vazgeçmeleri önerilir. Siz de, en verimli faaliyetlerinizi saptayabilir, bunları genişletebilir, verimsiz faaliyetlerinizi azaltabilirsiz. Bu fikri uç noktaya taşıyalım: Verimli %20 faaliyetinizi doğru saptarsanız, zamanın %80’ini boş geçirseniz bile, kaybınız sadece %20.

Tabii bu basitleştirilmiş analizde sorunlar var: Maaşlı bir işte çalışıyorsanız, bunları yaparım, bunları yapmam demek çok mümkün olmayabilir. Üstelik, en verimli faaliyetlerinizi tam ve doğru olarak saptamak da kolay değil. Yine de, bu bakış açısının önemli ve yararlı olduğunu düşünüyorum. Kolay başarı elde ettiğiniz alanlara ve faaliyetlere odaklanıp bunları genişletirseniz, 80-20 prensibinin kaldıraç etkisinden yararlanabilirsiniz. Sadece kendi işinize değil, içinde bulunduğunuz organizasyonun faaliyetlerine de bu şekilde yaklaşarak ağırlığın doğru yerlere verilmesini, boşa çekilen küreklerin terkedilmesini sağlayabilirsiniz.
80-20 prensibini iş ile sınırlamaya gerek yok. Boş zamanınızda yaptıklarınızın %20’si size en çok mutluluğu veriyor muhtemelen. Arkadaşlarınızın da %20’si. Bu %20’lere harcadığınız zamanı arttırmak iyi bir fikir olabilir.

80-20 prensibini kişisel alanda işletmelerdeki kadar katı uygulamak mümkün değil tabii ki. Ancak başta zaman olmak üzere kaynakların nerelere harcandığı ve ne sonuçlar alındığına bu gözle bakmaya başlarsanız, hayatınızı kolaylaştıracağınız, verimliliğinizi arttıracağınız, belki de daha mutlu hissedeceğiniz kuşkusuz. Bu prensipten yaralanın. x16 az bir kaldıraç değil sonuçta.

Telefonlar Akıllı Olmasına Akıllı da, Bizi Aptal Ediyorlar.

Akıllı telefonların iş arkadaşlarımın ve benim hayatlarımızı karıştırdığına şahit oluyorum: Başka bir şey yaparken gelen mesajlar dikkati dağıtıyor, göz ucuyla okunan elektronik postalarda yer alanlar hemen unutuluyor, içerik doğru dürüst okunmadan ve anlaşılmadan verilen yarım yamalak cevaplar çözüm yerine sorun oluşturuyor. Planlamaya, düşünmeye zaman ayırmak yerine telefonun bitmeyen kıpırtısının cazibesine kapılınıyor.  Satış yöneticileri gibi sabit bir masa ve bilgisayardan ziyade mobil ortamda çalışanlarda bu eğilimler doğal olarak daha belirgin.

Ekteki makale, “akıllı telefonuna sahipseniz, akıllı telefonun size sahip olmadığından emin olun” diye bitiyor.  Buna tümüyle katılıyorum: Gerçekten, akıllı telefon ve tablet kullanımını belli amaçlarla sınırlı tutmak,  klavyesi olan bir cihazla, düşünüp taşınmak gerektiren işlerde belki de kağıt kalemle; her gün bir müddet oturup, konsantre olarak çalışmak, işleri planlamak, iletişim eksikliklerini gidermek gerektiğine inanıyorum.

Smartphones, Silly Users

Beğendiğim iPad Uygulamaları – 3: Kalemle Yazıp Çizmek

ipad drawiPad’inizi her yere götürüyor, ama yanınızda defter taşımaktan da vazgeçemiyorsanız, sizi ağaç katliamına ortak olmaktan kurtarabileceğimi umuyorum.  iPad ile klavye kullanmadan yazı yazmak, hatta resim yapmak mümkün, çok da zevkli.

Önce bir kalem edinelim:

iPad ekranına parmağınız ile çiziktirebilirsiniz.  Aşağıda anlatacağım uygulamalarla sonuçlar da çok kötü olmayabilir.   Ancak nihayetinde parmak ile yazı yazmak pek pratik değil.  Hem küçük yazmaya kalktığınızda çok düzgün olmuyor, hem de yorucu.   Bir iki deneme yapmanın ötesinde iPad’inizi bir defter gibi kullanmak istiyorsanız,  iPad aksesuarları satan her mağazada bulunan kalemlerden birini almanızda yarar var.

alupen

Kalemler oldukça çeşitli, hangisini alacağınız da büyük ölçüde bir kişisel tercih meselesi.  Mümkünse deneyerek alın.  Hepsi aynı sonucu vermiyor.   Benim bir müddettir kullandığım,  Just Mobile firmasının Alupen ürünü.  Hantal görüntüsüne karşın, ele iyi oturuyor ve bence iyi sonuç veriyor.  Zaten ödül kazanmış bir ürün.  Müthiş renkleri olduğunu da ekleyeyim.

Kalem hazırsa, gelelim uygulamalara:

AppStore’da arama yaptığınızda onlarca el yazısı ile not alma ve çizim yapma yazılımı göreceksiniz.  Bir kısmı bedava, bir kısmı da app alemi için epey pahalı.  Bazıları, optic karakter tanıma ile el yazınızı bilgisayarın anlayacağı metne dönüştürme iddiasında.   Bu uygulamalardan herhalde 8-10 tanesini indirdim ve denedim.  Sonuçta karar kıldığım az sayıda uygulama şunlar:

upadUPAD: Her türlü not almak için ideal.  Büyüteç benzeri bir özellik sayesinde, kocaman harflerle yazıyorsunuz, yazdıklarınız sayfa üzerinde daha küçük olarak yerleşiyor.  Böylece çok düzgün yazı yazmak mümkün.  Çizim için farklı kalem renk ve uçları var.  Ücretsiz uygulama olan UPADLite’da değişik kağıt desenleri, çok sayıda defter imkanı gibi ihtiyacınız olabilecek pek çok özellik sunuluyor.  PDF ve fotograf üzerine not alıp çizim de yapabiliyorsunuz.  Paylaşım imkanları geniş.  Ücretsiz uygulama bu kadar zengin olunca, ücretlisine para ödeyip keşfetmeye gerek kalmadı.

myscriptMyScript Memo ve MyScript Notes Mobile: MyScript, çok başarılı bir el yazısı tanıma motoru içeriyor.   Kargacık burgacık el yazımla türkçe veya ingilizce yazdıklarımı büyük bir doğruluk oranı ile (%80’i tutturuyor diye düşünüyorum) metne çeviriyor.   MyScript Memo ücretsiz ve oldukça sınırlı imkana sahip.  Notes Mobile, ücretli tam uygulama.  Bu uygulamaların da çok çeşitli paylaşım olanakları mevcut.  El yazısını bilgisayarın tanıyabildiği  metne dönüştürebilmek yepyeni olasılıklar açıyor.

penultimatePenultimate: Penultimate, çok basit ve çok popüler bir yazma/çizme uygulaması.  Penultimate, Evernote tarafından satın alındı.  Penultimate’ta el yazısı ile not alıp, bu yazıyı Evernote’a yüklerseniz, Evernote aramalarınızda el yazısı ile yazdıklarınız da aranıyor!  Eğer çalışıyorsa, Evernote kullanıcıları için büyük bir imkan.  “Eğer” diyorum, çünkü ben Penultimate’ı çok kullanışlı bulmadım ve mütevazı ücretini ödeyip indirmiş olmama rağmen kullanmıyorum.  Ancak eğer el yazınız düzgünse ve çizim de içeren kısa notlar alacaksanız, uygun bir seçim olabilir.

paperPaper: Çizim yapmak için çok şık bir uygulama.  Ücretsiz uygulamayı indirdiğinizde bir kalem, yedi renk ve bir silginiz oluyor. Farklı kalem türleri ve başka özellikleri ücretli.  Kullanımı gerçekten zevkli.  Çizim/resim hevesiniz varsa, deneyin derim.

Şimdi gelelim asıl soruya: Defterimi evde bırakıyor muyum?  Cevap ne yazık ki hayır.  Kağıt-kalem ile daha hızlı, daha okunaklı ve daha esnek yazabiliyorum.  Ancak, iPad’de not aldığımda, bu notları tekrar dönüp bulmak ve yararlanmak daha kolay oluyor.  Bu nedenle, toplantılarda notlarımı gittikçe daha fazla iPad’le almaya başladım.  Çok yazmam veya hesap yapmam gerekiyorsa – ya da risk kaldırmayacak bir durumsa – seçimim hâlâ kalem-kağıt.

Yine de, bir iPad’iniz varsa, bunu mutlaka denemeniz lazım…

Bu serideki diğer yazılar:

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 4: Seyahat Uygulamaları

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 2: Verimlilik Uygulamaları

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 1: İçerik Derleyiciler ve Dergiler

Ruh ve Akıl Sağlığınız için Haber Orucu

Muasır medeniyetin sıkıntılı yönlerinden birisi, sürekli haber bombardımanı altında olmak.   Televizyondaki “az sonra”lar, radyolar, yazılı basın, internet haber siteleri, facebook, twitter, youtube, haber derleyen aplikasyonlar…

Bu bombardıman bizden çok şey alıp götürüyor:

–          Zaman.  Günde kaç dakikanızı haber peşinde geçiriyorsunuz?  Haber sitelerinin ancak klikleyerek görmenize izin verdiği kaç haberin peşinden koşuyorsunuz?  “Az sonra”lar için kaç reklam kuşağı bekliyorsunuz?

–          Moral.  Haberin iyisinin meraklısı yok.  Türk basınının sansasyonculuğu da tavan yapmış durumda.  Sürekli, felaketler, büyük riskler, mide bulandırıcı şiddet, deve yapılan pireler.

–          Zihinsel berraklık.  Mühendislik tabirleriyle, karşılaştığımız haberlerde sinyalden ziyade gürültü var.   Gürültüye maruz kaldıkça, sağlıklı karar verme yetimizi yitiriyoruz.  Aynı yayın organında, Pazartesi günü “Altının ateşi çıkıyor,” Salı günü “Ne olacak altın yatırımcısının hali” haberlerini okuyabiliyorsunuz.  Olan biten bir şey yok; altının ons fiyatı günlük alışverişler sonucu 10-20 dolar yukarı aşağı oynuyor.  Ama okuduklarınıza inanırsanız, bir gün altın almaya koşmanız, ertesi gün altınlarınızı satmanız ve her adımda para kaybetmeniz gerek.

Çözüm, haber orucuna girerek zihninizi arındırmak.  Ben uzunca bir süredir, oruç olmasa da perhizdeyim.  Haber tüketimimi şöyle sınırladım:

–          Televizyon ve radyo haberlerini tamamen kestim.  Yazılı basından farklı olarak, istediğiniz haberi seçebileceğiniz bir format olmadığı için, televizyon ve radyo haberleri toptan zaman kaybı; bana sorarsanız.  Sunulan haberleri, bunların işleniş biçimini, yapılan yorumları söylemiyorum bile.

–          İtiraf edeyim, gün içinde internet haber sitelerine bakmadan edemiyorum.  Günün yoğunluğundan bir nevi kaçış, herhalde.  Bu siteleri ziyaretlerim genelde 1 dakikayı aşmıyor.  Başlıklara göz gezdiriyorum, “Bunu da yaptılar,” “Bu kadarına da pes artık” gibi klik avlamak için tasarlanmış başlıkları tıklamıyorum.  Gerçekten önemli bir haber varsa doğrudan veriyorlar, merak etmeyin.

–          Gazetelerle sürekli ilişkim, günde bir gazete ile sınırlı.  Evimize gazete geç geliyor, o nedenle ancak akşam görebiliyorum.  Gazetenin başına geçtiğimde, önemli sayılabilecek bir haber varsa zaten çoktan duymuş oluyorum.  Gazetenin tümüne göz gezdiriyorum, takip ettiğim bir-iki köşe yazarını okuyorum.  Basılı gazeteyi elime almanın vazgeçemediğim bir ritüel olmasının yanında başka yararları var:  Gazetenin sayfa sayısı, reklamların hangi alanda yoğunlaştığı, işlenen konular, Türkiye’de neler olup ne bittiğine dair ipuçları veriyor.  (Bir itiraf daha: Magazin ekinde harcadığım zaman, gazetenin kendisinde harcadığım zamandan az değil. :))

–          Farklı perspektifleri anlayabilmek için, arada bir farklı gazeteler alıp, onlara göz gezdiriyorum.

–          Dergileri bir müddettir iPad’den okur oldum.  Nedense daha hızlı oluyor.   Belki okuması daha zor olduğu için, okumamı gerçekten ilgi duyduğum haber ve makalelerle sınırladığımdandır.

–          Önemli gelişmeler varsa, bunları anlamak için yerli ve yabancı basında dünyaya sakin gözlerle baktığına inandığım yayınları ve yazarları okuyorum.

Yukarıda anlattıklarım, genel basın ve haberlere yönelik alışkanlıklarım.  Mesleğimle ilgili yayınları işimin bir parçası olarak görüyorum ve daha dikkatli izliyorum.

Birkaç günlük bir haber orucu denemenizi tavsiye ederim.  Sadece tatilde değil, iş günlerinde yapın bunu.   Sonra sonuçları değerlendirin: Gerçek bir bilgi eksikliğiniz oldu mu?  Olaylara daha mesafeli bakabiliyor musunuz?

Memnun kalacağınızı umuyorum.

Pazarlık Stratejisi: Fiyatı İlk Söyleyen Taraf Olmak Avantajlı mı?

Pazardan domates alırken, yeni bir iş teklifinin ücret paketini görüşürken, bir satışın sözleşme koşullarını müzakere ederken veya savaş sonrası mütareke yaparken hep pazarlık söz konusu.   İş ve özel hayatımız pazarlıklar üzerine kurulmuşken ve pazarlıkların sonuçları bazen ülkelerin geleceğini belirlerken, pazarlık stratejilerine kafa yormakta yarar var.

Pazarlıkta amacın iki tarafın da masadan memnun ayrılması olduğu söylenir.  Evet, sonucun adil olmasını ve karşı tarafın da haklarının gözetilmesini istiyoruz; ama bu arada kendi pozisyonumuzu maksimize edebilirsek fena olmaz herhalde.  Bu maksimizasyona giden yol, pazarlığın ilk adımı olan ilk bildirimle başlıyor.   Pazarlığın başlayabilmesi için, taraflardan birinin fiyat söyleyerek pazarlığı “açması” gerekir.   Pazarlığı açan biz mi olalım, yoksa ilk hamleyi karşı taraftan mı bekleyelim?  Karşı tarafın elini görmeden ilk bildirimi yaparsak, kendimizi gereksiz yere kendi varsayımlarımıza kısıtlamış mı oluruz?

Gözlemim, daha az deneyimli veya çalışmaya daha az yatkın olanların açılışı genellikle karşı tarafa bıraktıkları yönünde.  Böyle davranarak kendilerini dezavantajlı pozisyona koyduklarının farkında değiller, ne yazık ki.  Pazarlığı açan, bu açılışla bir çerçeve çizmiş oluyor ve sonraki görüşmelerin yönünü belirliyor.  Özellikle karşı taraf tecrübeli ve hazırlıklı değilse, pazarlık, ortaya ilk koyulan koşullar etrafında oluşuyor.  Karşı taraf bu koşullardan taviz aldığında kendisini başarılı addediyor.

Burada önemli kural, açılışta bildirdiğiniz koşulların makul zeminde olması.  100TL’lik bir ürüne 1000TL isteyerek pazarlığı açmak belki karşı tarafın pazarlık masasına oturmaması sonucunu doğuracak; en azından iyi niyetiniz sorgulanacak.  Farkın bu kadar belirgin olmasına da gerek yok.  Kapalı Çarşı usulü pazarlıktan uzak durmakta, pazarlığı makul sınırlar içerisinde tutmakta ilişkinin geleceği açısından da yarar var.

Peki, pazarlık edilen konuda yeterli bilginiz yoksa, yani makul koşulların ne olduğunu bilmiyorsanız ne yapmalısınız?  İlk defa aldığınız bir ürün veya hizmette durum çoğu zaman böyle.  Bu durumda ne yazık ki çareniz yok; ilk hareketi karşı taraftan bekleyeceksiniz.  Ancak daha akıllı strateji, pazarlık öncesi araştırma yapıp bilgi eksikliğini gidermek ve masaya hazırlıklı gelmek. 

Bilim adamları yememişler içmemişler, ilk açılışı yapma stratejisinin neden işe yaradığını araştırmışlar.  Cevabı, aşağıdaki makalede.

When to Make the First Offer in Negotiations

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 4: Yaşamınızı, Hedeflerinizi, Projelerinizi, Aksiyonlarınızı Dönemsel olarak Gözden Geçirin

Bu yazıda anlatacağım dönemsel gözden geçirme ve planlama bileşeni ile GTD Zaman Yönetim sistemini tamamlamış olacağız.

Bu bileşen sona kaldı diye önemsiz olduğunu düşünmeyin.  Dönemsel gözden geçirme ve planlama, sistemin tümünü ayakta tutuyor.  Şişe içinde yelkenli tekne maketleri vardır; koca yelkenlerin şişenin ağzından nasıl sığdığını insan ilk bakışta anlayamaz.  Maketi yapan usta, tekneyi direkleri yatık olarak şişenin ağzından içeri sokar.  Sonra, daha önce bağladığı ipi çekerek direkleri doğrultur.  İşte gözden geçirme ve planlama, sistemi şekle sokan bu son adım olacak.

Zamanınızı yönetebilmek, işlerinizi planlamak, hedeflerinize yönelik çalıştığınızı teyit etmek ve durumunuzu saptamak için dönemsel gözden geçirmelere ihtiyacınız var.   Bu süreç içerisinde aynı zamanda hedeflerinizin geçerliliğini de sorgulayacak ve yeni hedeflerinizi saptayacaksınız.

GTD içerisindeki gözden geçirmeler, farklı seviyelerde ve buna bağlı olarak farklı dönemselliklerle yapılıyor.  Allen bu seviyelendirmeyi anlatmak için bir havacılık benzetmesi kullanıyor.   Yükseldikçe, bakışınız daha geniş bir alanı kapsıyor ve detaylardan arınıyorsunuz.   Allen’ın tanımladığı seviyeler şunlar:

  • 50,000 + feet: Tüm yaşamınıza ilişkin hedefler, kararlar
  • 40,000 feet: 3-5 yılık vizyonunuz
  • 30,000 feet: 1-2 yıllık hedefleriniz
  • 20,000 feet: Sorumluluk alanlarınız
  • 10,000 feet: Güncel projeleriniz
  • Runway: Günlük/anlık aksiyonlar

Her türlü planlamada olduğu gibi, tepeden aşağı doğru gelmek, arzu ettiğiniz hayatı yaşamak, doğru vizyonla doğru hedeflere koşmak için önemli.  Allen’ın ek saptaması, en alt seviyenin, yani güncel aksiyonların ve projelerin kontrol altına alınmasının da tepeden aşağı planlama kadar önemli olduğu.  Bu “günlük hayatım kontrol altında” hissine sahip değilseniz, tepeden aşağı planlama sizi daha da strese sokup üzmekten başka bir şeye yaramayacak.  O nedenle, önce günceli kotaracaksınız, içiniz rahat olduğunda uzun vadeye bakacaksınız.

Değişik seviyelerdeki gözden geçirme ve planlamaları size makul gelen sıklıkta yapabilirsiniz.  Yaşamınıza ilişkin temel kararları, 3-5 yıllık vizyonunuzu, uzun vadeli hedeflerinizi herhalde yılda bir belki – özellikle gidişattan memnunsanız – daha seyrek çalışacaksınız.  Benim özellikle üzerinde duracağım, günlük ve haftalık gözden geçirme ve planlamalar.

Günlük Gözden Geçirme ve Planlama

Her günün sabahında, veya – benim tercihim – bir önceki gece, gününüzü planlayacaksınız.  Randevularınızı, o gün yapılması/bitmesi gereken işleri, bunlardan kalan zamanda, bulunduğunuz ortama göre ele alacağınız aksiyon listelerinizin önceliklerini belirleyeceksiniz.

Böyle bir planlamayı muhtemelen zaten yapıyorsunuz.  Dolayısıyla da, her zaman işlerin planlandığı gibi gitmediğinin farkındasınız.  Benim tecrübem, işler hiçbir zaman planlandığı gibi gitmiyor.  Allen, bu gerçeği kabul ediyor ve tipik bir günde üç çeşit aktiviteniz olacağını söylüyor: 1) Önceden tanımladığınız görevler 2) Önünüze yeni gelen, hesapta olmayan işler 3) Yeni işler/görevler tanımlama işi.

Önceden tanımladığınız işleri yapmak, psikolojik olarak en kolayı.  Hesapta olmayan işler ise, yapmanız gereken bir şeyleri yapamadığınız anlamına geldiği için insana suçluluk duygusu veriyor. GTD’nin bu gerilimi çözmeye yönelik bir cevabı var.  Allen diyor ki, hesapta olmayan işi gündeme alarak neleri yapmıyor olduğunuzu tam olarak biliyorsanız, içiniz rahat olacak.  Hem hangi işlere öncelik vereceğinizi daha sağlıklı saptayacaksınız, hem de kafanızda sizi yiyip bitiren muğlak bir “aslında başka bir şeyler yapıyor olmalıydım” hissi olmayacak.

Haftalık Gözden Geçirme ve Planlama

Hafatlık gözden geçirme, hiçbir şekilde atlamamanız gereken bir planlama dönemi.  GTD’yi tümüyle uygula(ya)masınız bile, haftalık planlamaya mutlaka zaman ayırın.  Bence bu, edinebileceğiniz en iyi alışkanlıklardan biri.

Haftalık gözden geçirmenizde, GTD sisteminizin bakımını yapacaksınız ve sistemi çalışır kılacaksınız.  Bu, toplu bir gözden geçirme, ve daha önce gördüğümüz her adımı içerecek:

  • Birikmiş kağıtlarınızı, takvim notlarınızı Gelen Evrak’a atın;
  • Kafanızdaki – henüz sisteme işlenmemiş – işleri yazın, Gelen Evrak’a atın.
  • Gelen Evrak kutularınızda ne var ne yoksa hepsini – daha önce tarif edildiği gibi – işleyin.
  • Takvimizini ve/veya 43 dosya sistemi kurduysanız ilgili dosyaları gözden geçirin.
  • Proje listenizin üzerinden geçin, her proje için yeterli aksiyona dönüşmeye hazır görev olduğundan emin olun.
  • Sıradaki işler listelerinizi, başkalarına delege edip cevap beklediğiniz işler listenizi gözden geçirin, tamamlanmış veya artık geçersiz olanları çıkartın, gerekli diğer değişiklikleri yapın.
  • Belki Bir Gün listesini gözden geçirin, belki bazı şeylerin artık zamanı gelmiştir.
  • Projeler veya yapılacak işler için ayrı belge/bilgi dosyaları açtıysanız, bunları gözden geçirin.

Artık, her şeyin kontrol altında olduğu hissiyle haftaya başlamaya hazırsınız.

Haftalık gözden geçirme için en iyi zaman, Pazar akşamı.  Gözden geçirmeyi hafife almayın, en az 30 dakika zaman ayırın.  Bu zaman yatırımının karşılığını fazlasıyla alacaksınız.

Son Söz

GTD’yi hakkıyla uygularsanız, kısa sürede bir yaşam tarzına dönüştüğünü göreceksiniz.  Bay Allen’ın su sızdırmaz tasarımını birebir uygulamak zorunda değilsiniz, ama ayrıştığınız noktaların getirisi ve götürüsünü anladığınızdan emin olun.  Sistemin fark yaratan özelliği, su sızdırmazlığı.  Her şeyi kapsadığına güvenmediğiniz bir sistemin size katkısı sınırlı olacaktır.

Başta Allen’ın kendi kitabı olmak üzere internet’te GTD’ye ilişkin çok sayıda makale, yöntem, araç bulmak mümkün.   Türkçe materyal sınırlı sanıyorum; beni bu yazı dizisini yazmaya motive eden de bu saptama oldu.  Bildiğiniz başka kaynaklar varsa, yorumlara ekleyerek paylaşmanızı rica ederim.

Her şeyin kontrol altında olduğunu bilmenin dinginliğini yaşadığınız günler dileğiyle.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 3: Sadece Yapılacak İşlerinizi Değil, Tüm Belgelerinizi Organize Edin

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 3: Sadece Yapılacak İşlerinizi Değil, Tüm Belgelerinizi Organize Edin

GTD,  yapılacak işleri planlamakla kalmıyor; hayatınızdaki tüm ıvır zıvırı kontrol altına almanızı sağlayacak araçlar sunuyor.  Bu yazımda bu konuları anlatacağım.

Referans Malzemelerini Saklama

Görevleri anlatırken, görev tarif etmeyen bilgilerin referans malzemesi olduğunu söylemiştim. Biletler, haritalar, makaleler, saklamak istediğiniz başka herşey bu kategoride.  Kaybolmamaları ve kolay bulunabilmeleri için referans malzemelerini de dosyalayacağız.  Ama nasıl?  Bu sorunun yıllarca aradığım cevabını GTD’de buldum.

Referans malzemelerini dosyalamadaki sorun, bunların birbirine benzememesi.  Bir tarafta geçen yılın vergi tahsil makbuzu, bir tarafta televizyonunuzun garanti belgesi, başka bir tarafta  ilginizi çeken bir eğitimin broşürü.

Allen’ın bulduğu çözüm basit: Eğer elinizdeki belgeyi kolayca kategorize edip, varolan bir dosyaya koyamıyorsanız (örneğin garanti belgeleri aynı dosyada durabilir), tek bir kağıt parçası için yeni bir dosya açmaktan geri durmayın.  Dosyanın adı, içeriğini tanımlasın, anlaşılabilir olsun.  Dosyaya tek bir belge girecekse, dosyanın adı içindeki belgenin adı olabilir.  Sonra bu dosyaları alfabetik olarak sıralayın.

Referans malzemenizi bu prensiple dosyaladığınızda, gidecek hazır dosyası olmadığı için masada biriken belge yığınları ortadan kalkıyor.  Bir şey bulmak istediğinizde de, adını tahmin edip alfabetik dizinde arayarak, en fazla birkaç deneme ile bulabiliyorsunuz.

Dosyalar, Dosyalar…

Artık sizin de bildiğiniz gibi, GTD’nin temelinde bir dosyalama sistemi var ve organizasyon dediğimiz iş, büyük ölçüde bir dosyalama operasyonu.

Allen’ın dehası, sistemin iyi işleyebilmesi için en ince ayrıntısına kadar tasarlanması gerektiğini anlamış olmasında.  Bu ayrıntıcılık, dosyalama metodunda da kendisini gösteriyor. Allen, dosyalayın demekle kalmıyor, dosyalama sisteminin spesifikasyonlarını da veriyor.

GTD yazılarımda, “elinizin altında” tabirini sıkça kullandım.  Allen, bu elinin altında olma durumuna büyük önem veriyor.  Eğer dosyalama sisteminiz elinizin altındaysa, hem aradığınızı hemen bulabilirsiniz, hem de – daha önemlisi – dosyalamaya üşenmezsiniz.  Bu nedenle, işte veya evinizdeki çalışma alanınızın tasarımı çok önemli.  Gelen Evrak kutunuza, dosyalarınıza yerinizden kalkmadan kolayca ulaşabilmelisiniz ki, sistem kullanılır olsun.

Allen, dosyalama sistemi olarak asılı dosya dolaplarını tavsiye ediyor.  Her dosya için ayrı bir askılı dosya ayıracaksınız.  Bu dosyaların içine de bir karton dosya koyulacak.  Dosyanın içinde ne olduğu, bu karton dosyanın üzerindeki etiket alanına yazılacak.

Şekil 1. Askılı Dosyaları portatif iskeletler içerisinde de barındırabilirsiniz.

Askılı dosya içerisine ikinci bir dosya koymanın kullanım kolaylığı var.  Bir dosya seçtiğinizde askılı dosyayı yerinde bırakıp, içindeki etiketlenmiş karton dosyayı çalışma alanınıza koyabiliyorsunuz, gerekirse çantanıza alıp yanınızda götürebiliyorsunuz.

Allen o derece detaycı ve mükemmeliyetçi ki, dosyaların etiketlerini elle yazmayın, bir etiketleme cihazı kullanın diyor.   Etiketleme cihazı ile etiketlenen dosyalar – hele benim gibi el yazısı özürlüyseniz – gerçekten daha derli toplu, daha profesyonel oluyor.  Bu önemsiz bir ayrıntı gibi görünebilir; ancak bu küçük dokunuşlar sistemin kullanımını kolaylaştırıyor ve daha keyifli hale getiriyor.  Böylece sistemi kullanmaya devam etme olasılığınız da artıyor.  Profesyonelce etiketlenmiş bir proje dosyasını toplantı masasına koyduğunuzda karşınızdakiler üzerinde bırakacağınız etki de cabası.

Şekil 2. Etiketleme Cihazı

Bu noktada, Allen’ı harfiyen takip etmek isteyen Türk GTD’cileri bir zorluk  bekliyor.  Allen’ın askılı dosya içerisine koymayı tavsiye ettiği dosyalar ABD’de çok yaygın, ama Türkiye’de kullanılmıyor.   Eğer GTD’nin hiçbir detayından ödün vermek istemiyorsanız, bu dosyaların ölçülerini vererek – internetten kolaylıkla bulabilirsiniz – matbaada yaptırabilirsiniz; fazla bir para da tutmuyor.  Ben öyle yaptım.  Bununla uğraşmak istemiyorsanız, askılı dosyaların kendisini etiketleyebilirsiniz, ama askılı dosyalar pek yanınıza alabileceğiniz nesneler olmadığı için kullanım esnekliğiniz bir miktar azalacak.

Amerikan Tipi Karton Dosyalar

Şekil 3. Amerikan Tipi Karton Dosyalar: Etiketleme Alanına Dikkat!

Tariflediğim bu dosyalama sistemini bir örnek olarak düşünün.  İsterseniz aynısını kurun – ben denedim, işe yarıyor – isterseniz, buradaki fikirlerden yararlanarak farklı bir sistem tasarlayın.

Belgelerin dosyalanması için bir seçenek daha var:  Bir tarayıcı kullanarak kağıtları sayısallaştırmak ve böylece fiziksel dosyaları ortadan kaldırmak ya da minimize etmek.  Kişisel olarak deneyimim yoksa da, bunun iyi bir çözüm olduğuna inanıyorum.  Bu yöne gitmek isterseniz, düz yataklı değil de sayfa beslemeli bir tarayıcı almanız daha pratik olacak.  Bazı tarayıcıların, Evernote ve benzeri uygulamalarla hazır entegrasyonları da mevcut.

Sistemi Tamamlayacak Son Parça

Sistemin son bileşeni, dönemsel gözden geçirme ve planlama.  Sona kalan bu önemli bileşene hak ettiği yeri vermek için bir sonraki yazımda ele alacağım.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

Daha önceki yazılarımda GTD’yi tanıtmış ve GTD sisteminin ana çerçevesini anlatmıştım.  Bu yazıda ele aldığım bileşenlerle, GTD sisteminizi büyük ölçüde tamamlayabileceksiniz.

Yeni bileşenlere geçmeden önce, önemli olduğunu inandığım birkaç GTD kuralını vurgulamak isterim:

  • Kafanda bir şey tutma, her şeyi sistemine aktar.
  • Tek bir sistemin olsun.  İş, özel hayat vb hepsi bu tek sistemde bir araya gelsin.
  • Bir görev iki dakikada tamamlanacaksa, sisteme aktarmak ve kategorize etmekle uğraşma, hemen yap.
  • Görevleri, yapılabilecekleri ortama göre (İşte, Evde, Telefonda…) kategorize et.  Böylece uygun zaman bulduğun anda en verimli yapabileceğin görevler listesi elinin altında olacak.  Bu listeden, ayırabileceğin zamana, enerji seviyene, görevin önceliğine gore sırayla seç ve yap.
  • Görevler fiziksel aksiyon tanımlasın.   Fiziksel aksiyona varana kadar görevi parçala.

Gelelim GTD’nin diğer  bileşenlerine:

Projeler

Bir hedefe ulaşmak çok sayıda görev gerektiriyorsa, elinizde bir proje var demektir.  Projenizi gerçekleştirmek için hangi görevlerin gerçekleşmesi gerektiğini düşünün ve yazın.  Bu görevler fiziksel aksiyon tanımlamıyorsa, daha fazla parçalamanız gerek.  Bu şekilde oluşturduğunuz fiziksel aksiyonları, gerçekleştirilecekleri ortamlara göre diğer aksiyonlarınızla birlikte kategorize edin.

Projelerinizin tümünü içeren bir envanteriniz olsun.  Haftalık gözden geçirmenizde (ayrı bir yazının konusu olacak) bu envanterin üzerinden geçeceksiniz, her projenin görev listesini açıp, durumunu ve sıradaki görevleri saptayacaksınız.

Her proje için bir de proje dosyası açın.  Bu, kağıtlar için bir fiziksel dosya veya bilgisayarınızda elektronik bir dosya olabilir.  Büyük bir ihtimalle ikisine de ihtiyacınız olacak.  Proje ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri burada – bu iki yerin birinde – biriktireceksiniz, böylece tümü ihtiyaç duyduğunuzda elinizin altında olacak.  Bilgisayarda ortamndaki dosyalamanız için Evernote gibi bir sistem de kullanabilirsiniz.

Bir örnek yapalım:  Önümüzdeki yaz tatile gitmek istiyorsunuz.   Bu tatilin planlanması, küçük ve zevkli bir proje demek.  Projenin hedefi; önümüzdeki yaz, iyi vakit geçirebileceğiniz ve masrafları bütçeniz içerisinde kalacak bir tatil organize etmek.  Alt görevler, tatil yöresine karar vermek, ayrılacak bütçeyi hesaplamak, birlikte gidilecek grup oluşturmak, tarih saptamak, rezervasyonları yapmak olabilir.  Bunların her birinin de alt görevleri var.  Örneğin, tatil yöresine karar vermek görevini  bir seyahat acentasına gitmek, geçen yılki tatilini öve öve bitiremeyen arkadaşınızla konuşmak, internette gezinmek alt görevlerine indirgeyebilirsiniz..  Bu görevler de henüz aksiyona hazır değil.   Hangi seyahat acentasına gideceğinizi bilmiyorsanız, öncelikle size acenta tavsiye edecek arkadaşınız Ayşe’yi aramak görevine ihtiyacınız var.   Artık aksiyona hazır hale gelmiş bu görevi Telefonda altında kategorize edebilirsiniz.  Böylece telefonlarınıza zaman ayırdığınızda, Ayşe’yi arama görevini o ana uygun listenizde göreceksiniz.  Bu görevin gerçekleşmesi, başka bir görevi (Ayşe’nin tavsiye ettiği seyahat acentasına git) aksiyona hazır hale getirecek.  Ayşe’nin tavsiye ettiği seyahat acentasına git görevini de, Alışverişte altında kategorize edebilirsiniz, eğer yolunuz alışverişte o tarafa düşecekse.

Gerçekten bu detayda planlamaya gerek var mı?   Daha önce de vurguladığım gibi görevlerin aksiyona dönüşebilir olması GTD’nin kritik kurallarından biri ve bu alışkanlık hedeflerinizi yerine getirebilmenizin anahtarları.  Hepimizin yapılacak işler listesinde, atmamız gereken bir sonraki adımı iyi tanımlamadığımız için bir türlü başlayamadığımız, öylece durup duran işler var.  Bu döngüyü kırabilmek için, aksiyona hazır görev belirme alışkanlığını iyice kazanana kadar çok detaylı planlama yapmanızı öneririm.

Söylemeye gerek yok herhalde, ama GTD çok sayıda katılımcısı olan karmaşık projeler için bir proje yönetim sistemi değil.  İhtiyacın bu olduğu projelerde, uzman proje yönetim sistemlerine başvurmakta yarar var.

BelkiBirGün

BelkiBirGün dosyasından bir önceki yazımda söz etmiştim.  Henüz gündeme almaya hazır olmadığınız, ama hayatınızdan çıkartmak da istemediğiniz fikir ve hedefleri bu dosyaya kaydedeceksiniz. Böylece hem unutmak istemediğiniz fikri kaydetmiş – böylece hatırlama stresinden de kurtulmuş – olacaksınız, hem de hayatınızda bir yenilik aradığınızda elinizin altında hazır bir kaynak olacak.

BelkiBirGün dosyanızı da hem fiziksel, hem de elektronik olarak tutmak isteyeceksiniz, muhtemelen.

43 Dosya

GTD’nin en ünlü araçlarından birisi 43 Dosya.  O kadar ünlü ki, internette GTD terimini aradığınızda önünüze 43Folders adında siteler, makaleler gelecek.

43 Dosya, bir nevi takvim.  Dosyaların 31 tanesi ayın günlerini, 12 tanesi ise yılın aylarını temsil ediyor.  İçinde bulunduğunuz ay için 31 dosyayı kullanıyorsunuz.   O ay yapılacak işlere ilişkin bilgi ve belgeleri, ilgili tarihe koyuyorsunuz.  Ayın 17’sinde kredi kartı ödemesi varsa, 17 isimli dosyaya gidiyor.  21’indeki toplantıda hatırlamanız gereken bir evrak da 21’e.  Veya 3’ünde doğumgünü olan arkadaşınıza aldığınız kart, 3 isimli dosyaya.  Bu aya ait olmayan evrak, ilgili ayın dosyasına koyuluyor.  Yukarıda birlikte planladığımız tatil projenizi başarıyla tamamlayıp Temmuz için tatil planınızı yaptıysanız, ilgili tüm belgeleri, tatil yöresinin haritaları da dahil, Temmuz’a koyabilirsiniz.

Her gün bir önceki günün dosyasını en arkaya almanızı, böylece dönen bir sistem oluşturmanızı hatırlatmaya gerek yok herhalde.  Ay başında da yeni ayın dosyasını açıp, ayın günlerine dağıtacaksınız.

Böylece GTD sistemini büyük ölçüde tamamladık.  Referans malzemelerinin saklanmasını ve sisteminizi kurşun geçirmez kılacak gözden geçirme/planlama sürecini gelecek yazılarımda anlatacağım.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

 

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD ile ilgili yazdığım ilk tanışma yazısında, sistemin temel felsefesinden ve yararlarından söz etmiştim.  Bu yazı ile artık GTD sistemimizi kurmaya başlıyoruz.

Aşağıda göreceğiniz gibi, zaman yönetimi, daha doğru ifadesiyle hayatınızı organize etme sistemleri, aslında farklı listeler ve bu listeleri manipüle etmek için kurallardan oluşuyor.  Bu sistemlerde küçük araçlar, iş yapma biçimleri, tabiri caizse “numaralar” çok etkili oluyor.  Bu nedenle, pratik bir sistem kurmak için edindiğim alışkanlıklara ve kullandığım araçlara yer vereceğim.   Bu detaylara girmeden önce, temel yapının neye benzediğini görelim:

Gelen Evrak Kutularınız

GTD’ye başlarken, bir Gelen Evrak kutunuz olması lazım.  Bu devirde bu üç kutu demek:  Birincisi fiziksel bir kutu, ikincisi bilgisayarınızdaki elektronik posta kutunuz,  üçüncüsü ise bilgisayarınızda nereye koyacağınızı bilemediğiniz, ortalıkta gezinen dosyalar için bir Gelen Evrak klasörü.   Ben bu üçüncüsü için tüm yaygın platformlarda çalışan (ve ücretsiz J) Evernote kullanıyorum.   Resim, web sayfası, makaleler gibi ıvır zıvırı Evernote’a sonradan düzenlenmek üzere doğrudan atabiliyorsunuz.

Önce İçimizi Bir Dökelim

GTD’nin  ilk adımı, kafamızı meşgul eden herşeyi bu Gelen Evrak kutularınıza koymak.   Önce çalışma masanızla başlayın.  Tüm çekmecelerdeki yazılı malzemeyi boşaltın.  Atılabilecekleri atın, gerisini Gelen Evrak kutunuza koyun.  Kağıt biriktirdiğiniz başka alanlar varsa – yatağınızın baş ucu, evdeki çalışma masanız, vb – bunları da boşaltın.  Elektronik postalarınız şimdilik posta kutunuzda dursun, bunları ne yapacağımızı ayrıca ele alacağım.   Bilgisayarınızda duran, dosyalanma biçiminden memnun olmadığınız belgeleri de Evernote’a ya da açacağınız bir klasöre toplayın.

Şimdi de beyninizi boşaltacaksınız.  Aklınızdaki tüm yapılacak işleri, projeleri, unutmamanız gerekenleri, birer küçük not kağıdına yazın, bunları da Gelen Evrak kutunuza koyun.  Eğer bir yapılacak işler listeniz varsa, o da buraya gidecek doğal olarak.  Çok zor değilse, her işi ayrı bir kağıt olarak kutuya koymanızı öneririm.

Masanız, kafanız, hayatınız çok karışıksa, bu “içinizi dökme” faslı tahmininizden uzun sürebilir.  .  Ama sonunda göreceksiniz ki bu noktaya ulaşmak bile insana kendisini daha iyi hissettiriyor.  Her şeyin kontrol altında olduğuna dair bir güven ediniyorsunuz.

Ayıklama Vakti

Şimdi, en zor kısmına geldik.  Bu Gelen Evrak kutularının her birinin içindeki her kağıdı/elektronik belgeyi işleyeceksiniz.  Kurallar şunlar:

  1. Yapılması gereken  bir görev mi tarifleniyor? Cevap Evet ise:
    1. Artık yapman gerekmiyorsa, çöpe at.
    2. İki dakikadan kısa sürede yapabileceğin bir iş ise, hemen yap.   Kalın fonttan da anladınız; bu önemli bir kural.
    3. Başkasının yapacağı işleri ilgili kişiye ilet.  Bu hemen yazılan bir elektronik posta anlamına gelebilir, veya birlikte çalıştığınız arkadaşlarınızla dönemsel toplanıyorsanız, devredilecek görevleri isme göre sınıflandırıp biriktirebilirsiniz.  Başkasına devrettiğiniz işlerin bir kopyasını bir “CevapBeklediklerim” listesine kaydetmek de fena fikir olmayabilir.
    4. Yapıp yapmama konusunda emin olmadığın, ama çöpe atmaya da kıyamadığın işler (mesela blog başlatmak)için Belki Bir Gün adlı bir dosya oluştur ve bunları orada topla.
    5. Yapılacak görevleri, bu görevlerin hangi ortamda yapılabildiklerine göre işaretle; eğer bir yazılım kullanıyorsan etiketle: Evde, İşte, Arabada, Telefonda, Alışverişte, HerhangiBirYerde.  Bu görevler ya hemen yapılabilir durumdalar, ya da belli bir tarihte yapılacaklar.  Tarihli olan işleri takvimine yaz.  Geri kalan görevlerin, “SıradakiGörev” kategorisinde.
    6. Yapılacak işlerin, fiziksel bir aksiyonu tariflediğinden emin ol.  “Ahmet’e telefon et” veya “Dönem soru raporunu gönder” gibi.  Bu ayrım çok önemli. Örneğin, “Ayşe’yle buluş” eğer Ayşe’yle planınınızı henüz yapmamışsanız, yeterli bir görev tanımı değil.  Bunun yerine,  Ayşe’yle buluşmak için atılması gereken ilk adımı belirlemeniz lazım.  İhtiyacınız olan aksiyon: “Ayşe’yi arayıp buluşma planı yap”.
    7. Ayşe buluşmasına benzer şekilde, “resim yapmayı öğren,” “tatil planla” gibi kapsamlı hedefler de fiziksel bir aksiyonu tariflemiyor.   Ancak bunlar daha karmaşık oldukları için farklılar.  Çok sayıda görev içeren ve muhtemelen üzerinde ayrıca düşünmenizi gerekektirecek bu ve benzeri hedefleri birer proje olarak ele alacağız.  Bu dizinin devamında projeleri ayrıca anlatacağım.

Bu konudan ayrılamadan önce, tanımladığınız görevlerin birer fiziksel aksiyona denk gelmeleri kuralının önemini yeniden vurgulamak isterim.  Hayatta yapmak istediklerinizi gerçekleştirmek ve gerçekleştirememek arasındaki ince çizgi bu olabilir.

  1. Eğer sıradaki kağıdınızda/belgenizde yapılacak bir iş tariflenmiyorsa, o zaman elinizde bir referans malzemesi var demektir.  Bu, bir dergide beğenip kestiğiniz bir makale olabilir, veya yeni aldığınız saatin garanti kağıdı, veya müşteri ziyaretinde aldığınız notlar.  Referans malzemesi ile ilgili kurallar basit:
    1. İleride kullanacağını düşünmüyorsan çöpe at.
    2. İşine yarama ihtimali varsa, yeniden bulabileceğin şekilde dosyala.  Bunu nasıl yapabileceğinizi de ayrıca anlatacağım.

Kağıtları Ayıkladık, ya Elektronik Postalar?

David Allen, elektronik postalar için de yukarıdakine benzeyen bir süreç tanımlıyor.  Her postayı yukarıdaki kurallara tabi tutuyorsunuz ve gelen postaları işlediğinizde, posta kutunuz boşalmış oluyor.   Ben bu noktada Bay Allen’dan ayrılıyorum.  Benim gibi günde birkaç yüz elektronik posta  alıyorsanız, bunları dosyalamak bence başa çıkılmaz bir iş.  O nedenle, ben postaların içeriğini yukarıdaki kurallara gore ayıklıyorum, ama postaları posta kutumda bırakıyorum.   Yani her posta kutumdaki her postayı şöyle işliyorum:

  1. İki dakika kuralı burada da geçerli.
  2. Başkasının yapacağı işlere ilişkin kural burada da geçerli.
  3. Elektronik posta benim için bir aksiyon doğuruyorsa, bu aksiyonu takvimime veya SıradakiGörev listeme kaydediyorum.
  4. Seyahat belgesi, sözleşme vb çok özel eki varsa bu eki ayrıca dosyalayıyorum
  5. Ve elektronik postayı yerinde bırakıyorum.

Elektronik postaları ayrıca dosyalamamamın nedeni, artık tüm sistemlerde olan çok güçlü arama motorları.  Elektronik postalardan herhangi bir bilgiyi geri çağırmam gerekirse, anahtar kelimelerini hatırlamam yeterli.

Artık Aksiyon Almaya Başlayalım

Varımızı yoğumuzu listelere aktardık.  Artık iş yapma vakti.  Bir şeyler yapacak zamanınız olduğunda, önce hangi ortamda olduğunuza bakacaksınız.  İşte mi, evde misiniz?  Telefon görüşmelerinizi yapmak için uygun bir ortamda mısınız?  Hatırlarsanız, görevleri ortamlara gore ayırmıştık.  Bulunduğunuz ortama uygun işlere bir göz atın.  Tarihi ileride olanlar sonranın işi.  Bugün tarihlileri ve SıradakiGörevleri yapmaya hemen başlayabilirsiniz.

Bu Bir Döngü

Zaten anladınız, artık önünüze/aklınıza yeni bir iş/belge geldiğinde yukarıdaki süreci işleteceksiniz.  David Allen, her zaman yanınızda bir kalem ve küçük defter bulundurmanızı, her yeni işi bir sayfaya yazmanızı, fiziksel GelenEvrak kutunuza ulaştığınızda –diyelim ki ofisinize döndüğünüzde – sayfaları koparıp bu kutuya atmanızı öneriyor.  GelenEvrak kutularınızı dönemsel olarak ayıklıyorsunuz.  Örneğin, fiziksel kutuyu her akşam; elektronik postaları da günde üç kez.  Bu fiziksel kağıt elleşme işi süreçlerinizi oturtmak için yararlı.  Ancak artık herkesin yanında akıllı bir telefon veya bilgisayar olduğu için, görevleri takip sisteminize doğrudan girmeniz muhtemelen daha pratik.  Ben genellikle böyle yapıyorum.  Karar süreci biraz daha karmaşık bir konu ise, kendime e-posta gönderiyorum, böylece GelenEvrak döngüsüne girmiş oluyor ve unutulmuyor.

Böylece sistemin temel yapısını kurduk.  Açıkta kalan uçlar var, muhtemelen sizin de aklınızda kalan cevaplanmamış sorular.  Sistemin kalan unsurlarını sonraki yazılarda tamamlayacağım, burada hızlı geçtiğim adımların bir kısmını daha detaylı anlatacağım. Aklınıza takılanları yorum yazarak sorabilirsiniz.