Her İşte Başarının Anahtarı: Liste Yönetimi

Geçtiğimiz hafta bir şirket toplantısında satış ekibimizdeki arkadaşlarıma, satış başarısının en az yarısının basit liste yönetimine bağlı olduğunu anlatırken buldum kendimi.   Satış için ürün bilgisi, insan ilişkileri, sunum becerileri, müzakere teknikleri tabii ki önemli ve kritik.  Ancak istikrarlı satış başarısı için, önce liste yapmak lazım: Satabileceğimiz ürün ve hizmetlerin listesi, hedef müşterilerimizin listesi, hangi müşteriye neyin satılabileceğinin listesi, yapılacak ziyaretlerin listesi, kapanmaya yakın tekliflerin listesi, vb.

Biliyorum, herkes bu çok temel ilkeyi zaten bildiğini ve uyguladığını düşünüyor.  En azından zihnimizde, işlerin, müşterilerin şöyle veya böyle bir listesi var; yoksa ne yapacağımızı bilemiyor olurduk.  Ancak benim kast ettiğim, liste yönetimini daha formel bir süreç olarak algılamak, yazılı olarak, uygun olduğunda bilgisayar destekli araçları kullanarak disiplin içerisinde yapmak, düzenli bir biçimde gözden geçirmek, güncellemek.  Daha ileri aşamada, farklı kişilerin sorumluluğundaki listeleri konsolide etmek, analize tabi tutmak, performans göstergelerine göre ölçmek, geçmiş performans ile karşılaştırmak, analizlerden sonuçlar çıkartıp tedbirler almak.

Satış örneğini verdim, ama liste yönetimi her işin temeli.  Zaman yönetimi, proje yönetimi aslında liste yönetiminin özelleşmiş halleri.

Çevremde bu temel pratiğin ne yazık ki çok eksiğini görüyorum.  Daha çok inşaat ustaları ile bağdaştırdığımız “işleri o an içinden geldiği gibi yönet” kültürü, büyük oranda baskın iş yapma biçimimiz.  Biliyorsunuz, “usta,” zaman çizelgesi yapmaz, gerekebilecek malzemeyi yanında taşımaz, yapılmasını istediğiniz işlerin listesini tutmaz; bu şekilde kaybettiği zaman ve emeği de işin maliyetinin doğal parçası kabul eder.

Bu ustalık belirtileri inşaat işleriyle sınırlı değil tabii.  Şirketimizde, ekibimizde, belki kendimizde, örneklerini gözlemek mümkün.  Bir kısmımız eğitiminde bu kavramlarla fazla tanışmadığı için, bir kısmımız kendisini böyle basit yöntemlere tenezzül etmeyecek kadar akıllı gördüğü için, liste yönetimi, genellikle eksiğimiz olan bir alan.

Prensipte çok basit olan liste yönetimini hangi işte disiplinli bir biçimde uygularsanız, başarı oranınızın o kadar artacağına kesin gözüyle bakıyorum.  Liste yönetimini doğru dürüst yapıp yapmadığınızı, daha disiplinli liste yönetiminin sizi hangi alanlarda başarıya yaklaştıracağını bir düşünmenizi öneririm.  Sonra kalemi kağıdı elinize alın veya size yardımcı olabilecek bilgisayar uygulamalarını bir araştırın.   Kısa sürede sonuç alacağınızdan eminim.

Reklamlar

Takviminizdeki En Önemli Randevunuz Kendinizle

Sizin iş gününüz de benimkine benziyorsa, sabah uyanır uyanmaz baktığınız elektronik postalarınızla, yatmadan hemen önce baktığınız elektronik postalar arasında zamanın nasıl geçtiğini bilmiyorsunuz muhtemelen.   Toplantılar, ziyaretler, yapılması gereken işler, gün içindeki beklenmedik gelişmeler, sağdan soldan gelen sorular ve bitmeyen bir elektronik posta yağmuru.  Ne kadar çok iş yapıyorsunuz, ne kadar verimli çalışıyorsunuz, değil mi?

Belki de pek değil.

Günün koşuşturması içerisinde tabii ki işleri tamamlıyorsunuz, görevleri yerine getiriyorsunuz, sorunları çözüyorsunuz.   Ancak günümüzde pek çoğumuz gibi sizin de işiniz bir bilgi işiyse, başarınızın gerçek ölçütü kaç birim iş ürettiğiniz değil, ürettiklerinizle kattığınız değer.   Bazen yaratıcı bir fikir, yenilikçi bir çözüm, yüzlerce adam aylık çalışmadan daha büyük başarı ve sonuç getirebiliyor.

Sıradışı başarılara, dönüşüm yaratacak fikirlere sadece daha çok iş yaparak, daha fazla elektronik posta cevaplayarak ulaşabileceğinizi sanıyorsanız aldanıyorsunuz.  Fark yaratablmek için, düşünmek, düşünmeye zaman ayırmak lazım.  Düşünmek, hedeflerinizi belirlemeniz, plan yapmanız, hadiselere yön verebilmeniz, hepsinden de önemlisi günün koşuşturmasının dışına çıkıp, perspektif kazanmanız için gerekli.

İş temponuz size düşünecek zaman bırakmıyorsa, her hafta takviminizde kendinize ayıracağınız zaman dilimleri bloke edin.  Gün içinde olmuyorsa, akşamları.  Bana sorarsanız, haftada iki defa, iki saatten az olmasın.  Bu saatlerin en verimli zamanınız olduğunu göreceksiniz.

Olumsuzluk Eğilimi ve Baş Etmenin Yolları

Psikologlar, insan beyninin olumsuzluğa eğilimli olduğunu deneysel olarak tespit etmiş durumdalar.  Olumsuzluk eğilimi, olumsuz gelişmeleri ve riskleri, olumlu gelişmelerden  daha fazla fark etmemiz ve bunlara daha fazla değer yüklememiz anlamına geliyor. 

Olumsuzluğa meyletmemiz tabii ki insan neslinin yaşamını sürdürebilmesine hizmet ediyor.   Tehlikeyi fark etmezsen aslana yem olabilirsin.  Çevrendeki güzellikleri, mutluluğunu fark etmesen de yaşam sürer.

Olumsuzluk eğilimi evrimsel açıdan yararlı olabilir, ama iş bireysel yaşamlarımıza geldiğinde durum biraz farklı.   Hayatımızdaki %20 olumsuzluk, %80 güzelliği görmemize ve dünyayı bize zehir etmeye yeterli olabilir.

Aslanların bizi kovalamadığı, ama etrafımızda çok sayıda düşük dozlu stres faktörünün olduğu günümüzde, evrimin geliştirdiği bu mekanizmanın dengesi iyice şaşıyor.   Olumsuzluklara gereğinden fazla odaklanmak, anlık yaşam kalitemizi düşürmenin yanı sıra, riskleri büyüterek fırsatları kaçırmamıza yol açıyor, motivasyonumuzu kırıyor.

Bu döngüden çıkabilmek için basit bir tavsiye var:  Madem ki olumsuz verileri olumlulardan daha kolay fark ettiğimizi biliyoruz, olumluları fark etmek için bilinçli çaba içinde olalım.  Beynimiz çevremizi, ya da geçmişi tararken, olumlu verileri ve anıları aramaya özen gösterelim.

Aslında bu çabanın daha tanıdık bir adı var: Şükretmek.   Tüm dinler şükretmeyi öğretiyor ve şükretmek için ne kadar çok nedenimiz olduğunu bize hatırlatıyor.  Şükretmek, perspektif kazanmamızı ve daha mutlu olmamızı sağlıyor.

Size bir de egzersiz tavsiye edeyim:  Her gün uykuya dalmadan önce, o gün olan üç olumlu gelişmeyi hatırlayın.  En kötü gününüzde bile üç olumlu hadise vardır, merak etmeyin. 🙂

Fark ettiğiniz artıların, eksilerden çok daha fazla olduğu günler dileğiyle!

Akış: Yüksek Performans ve Mutluluğun Sırrı

Yüksek performans ve mutluluğun sırrına erebilmek için önce Mihaly Csikszentmihaly adını teleffuz edebilmek gibi zor bir görevimiz var.  Bu ilginç isimli, Macar asıllı psikolog/bilim adamının “Flow: The Psychology of Optimal Experience” kitabı, beni çok etkileyen çalışmalar arasında.

Csikszentmihaly, sanatçıların işlerinin başındayken kendilerini unutarak tüm konsantrasyonlarını işlerine nasıl verdiklerini araştırmış.  Bu araştırmaların sonucunda, aslında hepimizin bir şekilde tanıdığı bu ruh halini “Akış” adını vererek tanımlamış.

Suyun akışına benzetilen bu hali çocukluktan hatırlıyor olabilirsiniz, ya da çocuklarınızda gözlemleyebilirsiniz.  Küçük çocuklar oyun oynarken, kitap okurken kendilerinden geçiyorlar.  Acıktıklarının, hatta tuvalete gitmeleri gerektiğinin bile farkına varmayabiliyorlar; seslendiğinizde sizi duymuyorlar.  Yaşlar ilerledikçe ve konsantrasyon çeşitli sorumluluk, endişe ve arzular arasında parçalandıkça, bu akış hali seyrekleşiyor.  Ancak çok severek yaptığınız bir iş ya da hobiniz varsa aynı deneyimi yaşayabiliyorsunuz.

Csikszentmihalyi, akış halinin insanın optimal hali olduğunu söylüyor.  Bu haldeyken, tüm enerjinizi ve konsantrasyonunuzu o ana ve o an yaptığınıza veriyorsunuz.  Ego ortadan kalkıyor, zaman akıp gidiyor, yaptığınız işi bir amaç uğruna değil kendisi için yapar oluyorsunuz.  Performansınız en üst düzeye çıkıyor, yüksek bir tatmin duygusu yaşıyorsunuz.   Csikszentmihalyi’ye göre gerçek mutluluk bu.

Profesyonel sporcular ya da sanatçılar, sürekli akış halinde kalabildikleri müddetçe mesleklerinin zirvesine tırmanıyorlar.  Biz faniler de, akış halini tanımayı öğrenir ve kendimizi bu hale sokabilirsek, performansımızı ve hayattan aldığımız zevki o denli yükseltebiliriz.

Akışa girmenin üç koşulu var:

  • Yaptığınız işin net bir hedefi olmalı ve ilerlemeyi sürekli görebilmeli/hissedebilmelisiniz.
  • Yaptığınız işten anında geribildirim alabilmelisiniz.
  • Yaptığınız iş sizi biraz zorlamalı, ama kendinizi zorlayarak başarabileceğiniz hissine sahip olmalısınız.

Sevdiğiniz bir sporu yaparken, satranç oynarken, hatta bazen bozulmuş bir aleti tamir ederken bu koşullar yerine geliyor ve kopup gidiyorsunuz.  Bazı meslekler, örneğin yazılım geliştirme, akış haline kolayca geçmek için uygun koşullar sağlıyor.

Acayip isimli bilim adamımızın söylediklerinden kendimize ne pay çıkartabiliriz?  Benim çıkarttığım şu: Keşke hayatımızın tümünü, bizi sürekli akışta tutacak faaliyetlerle geçirebilsek.  Çoğumuz için bu çok pratik olmadığına göre yapmamız gereken; akış halini tanımak, en azından kendimize ait zamanlarda bizi akışa sokacak faaliyetleri bulmak ve bunlara ağırlık vermek, işimizde de kendimizin ve bizimle çalışanların görevlerini akış prensiplerine göre düzenlemeye çalışmak.

Müzik, spor, ibadet, oyunlar, akışa girmeyi kolaylaştıran, muhtemelen de bu nedenle bu kadar yüksek tatmin hissi veren faaliyetler.  Bu faaliyetleri yaşamımıza daha fazla katarak, yaşam kalitemizi arttırabiliriz.  İşte de, kendimiz ve diğer çalışma arkadaşlarımızın görevlerini tasarlarken, görevin zorluk derecesinin yapacak kişiye uygun – ne çok kolay, ne aşırı zor – olmasına, hedeflerin net tanımlanmasına, ilerlemenin kolayca görülebilmesine, işin kendisinden ve paydaşlardan anında geribildirim alınacak şekilde tasarlanmasına özen gösterebiliriz.

Zamanınızın su gibi akarak, mutlulukla geçmesi dileğiyle;

80-20 Prensibi

80-20 prensibini duymayanınız yoktur sanıyorum. 20. yüzyılın başlarında İtalyan ekonomist Pareto’nun gözlemlerinden yola çıkarak ortaya koyduğu bu prensip, hayatın hemen her alanında geçerli gibi. Pareto, önce İtalya’daki arazilerin %80’inin nüfusun %20’sine ait olduğunu saptamış. Bahçesindeki bezelyelerin %80’inin bezelye bitkilerinin %20’sinden geldiğini de görünce, bu işte bir iş olduğunu anlamış.

Gerçekten de, o zamandan beri yapılan pek çok analiz bu prensibin şaşılacak derecede farklı alanlarda geçerliliğini koruduğunu gösteriyor. İşletmeciler, kârın %80’inin, müşterilerin %20’sinden geldiğini çok iyi bilirler örneğin. Benim bu yazıda dikkatinizi çekmek istediğim husus ise, 80-20 prensibinin belki yaşamanızda da geçerli olabileceği.

21. yüzyılın iş hayatı, sürekli meşgul olmak demek. Boş bir anımız yok. Toplantılar, müşteri ziyaretleri, elektronik postalar, telefonlar, yazılacak raporlar, planlama faaliyetleri, eğitimler… Tüm gününüzü, belki de gecenizi dolduran bu faaliyetin ne kadarı gerçekten verimli? Hepsinin verimliliğinin eşit olmadığı açık sanıyorum. 80-20 prensibi bu soruyu cevaplıyor: Yaptıklarınızın %20’si, sonuçların %80’ini sağlıyor.

Bunun ne anlama geldiğini düşünün: Yüksek verimli %20’de harcadığınız 1 birimlik efor, 4 birim sonuç alıyor. Geri kalan zamandaki 1 birim eforunuzun karşılığı ise 0.25 birim. Bazı faaliyetleriniz – ki bunlar azınlıkta – diğer faaliyetlerinizden 16 misli daha verimli!
İşletmelere, kârlarının %80’nini üreten %20 müşteriye daha fazla eğilmeleri, diğer müşterilere harcadıkları eforu azaltmaları ya da bu müşterilerden vazgeçmeleri önerilir. Siz de, en verimli faaliyetlerinizi saptayabilir, bunları genişletebilir, verimsiz faaliyetlerinizi azaltabilirsiz. Bu fikri uç noktaya taşıyalım: Verimli %20 faaliyetinizi doğru saptarsanız, zamanın %80’ini boş geçirseniz bile, kaybınız sadece %20.

Tabii bu basitleştirilmiş analizde sorunlar var: Maaşlı bir işte çalışıyorsanız, bunları yaparım, bunları yapmam demek çok mümkün olmayabilir. Üstelik, en verimli faaliyetlerinizi tam ve doğru olarak saptamak da kolay değil. Yine de, bu bakış açısının önemli ve yararlı olduğunu düşünüyorum. Kolay başarı elde ettiğiniz alanlara ve faaliyetlere odaklanıp bunları genişletirseniz, 80-20 prensibinin kaldıraç etkisinden yararlanabilirsiniz. Sadece kendi işinize değil, içinde bulunduğunuz organizasyonun faaliyetlerine de bu şekilde yaklaşarak ağırlığın doğru yerlere verilmesini, boşa çekilen küreklerin terkedilmesini sağlayabilirsiniz.
80-20 prensibini iş ile sınırlamaya gerek yok. Boş zamanınızda yaptıklarınızın %20’si size en çok mutluluğu veriyor muhtemelen. Arkadaşlarınızın da %20’si. Bu %20’lere harcadığınız zamanı arttırmak iyi bir fikir olabilir.

80-20 prensibini kişisel alanda işletmelerdeki kadar katı uygulamak mümkün değil tabii ki. Ancak başta zaman olmak üzere kaynakların nerelere harcandığı ve ne sonuçlar alındığına bu gözle bakmaya başlarsanız, hayatınızı kolaylaştıracağınız, verimliliğinizi arttıracağınız, belki de daha mutlu hissedeceğiniz kuşkusuz. Bu prensipten yaralanın. x16 az bir kaldıraç değil sonuçta.

Telefonlar Akıllı Olmasına Akıllı da, Bizi Aptal Ediyorlar.

Akıllı telefonların iş arkadaşlarımın ve benim hayatlarımızı karıştırdığına şahit oluyorum: Başka bir şey yaparken gelen mesajlar dikkati dağıtıyor, göz ucuyla okunan elektronik postalarda yer alanlar hemen unutuluyor, içerik doğru dürüst okunmadan ve anlaşılmadan verilen yarım yamalak cevaplar çözüm yerine sorun oluşturuyor. Planlamaya, düşünmeye zaman ayırmak yerine telefonun bitmeyen kıpırtısının cazibesine kapılınıyor.  Satış yöneticileri gibi sabit bir masa ve bilgisayardan ziyade mobil ortamda çalışanlarda bu eğilimler doğal olarak daha belirgin.

Ekteki makale, “akıllı telefonuna sahipseniz, akıllı telefonun size sahip olmadığından emin olun” diye bitiyor.  Buna tümüyle katılıyorum: Gerçekten, akıllı telefon ve tablet kullanımını belli amaçlarla sınırlı tutmak,  klavyesi olan bir cihazla, düşünüp taşınmak gerektiren işlerde belki de kağıt kalemle; her gün bir müddet oturup, konsantre olarak çalışmak, işleri planlamak, iletişim eksikliklerini gidermek gerektiğine inanıyorum.

Smartphones, Silly Users

Beğendiğim iPad Uygulamaları – 3: Kalemle Yazıp Çizmek

ipad drawiPad’inizi her yere götürüyor, ama yanınızda defter taşımaktan da vazgeçemiyorsanız, sizi ağaç katliamına ortak olmaktan kurtarabileceğimi umuyorum.  iPad ile klavye kullanmadan yazı yazmak, hatta resim yapmak mümkün, çok da zevkli.

Önce bir kalem edinelim:

iPad ekranına parmağınız ile çiziktirebilirsiniz.  Aşağıda anlatacağım uygulamalarla sonuçlar da çok kötü olmayabilir.   Ancak nihayetinde parmak ile yazı yazmak pek pratik değil.  Hem küçük yazmaya kalktığınızda çok düzgün olmuyor, hem de yorucu.   Bir iki deneme yapmanın ötesinde iPad’inizi bir defter gibi kullanmak istiyorsanız,  iPad aksesuarları satan her mağazada bulunan kalemlerden birini almanızda yarar var.

alupen

Kalemler oldukça çeşitli, hangisini alacağınız da büyük ölçüde bir kişisel tercih meselesi.  Mümkünse deneyerek alın.  Hepsi aynı sonucu vermiyor.   Benim bir müddettir kullandığım,  Just Mobile firmasının Alupen ürünü.  Hantal görüntüsüne karşın, ele iyi oturuyor ve bence iyi sonuç veriyor.  Zaten ödül kazanmış bir ürün.  Müthiş renkleri olduğunu da ekleyeyim.

Kalem hazırsa, gelelim uygulamalara:

AppStore’da arama yaptığınızda onlarca el yazısı ile not alma ve çizim yapma yazılımı göreceksiniz.  Bir kısmı bedava, bir kısmı da app alemi için epey pahalı.  Bazıları, optic karakter tanıma ile el yazınızı bilgisayarın anlayacağı metne dönüştürme iddiasında.   Bu uygulamalardan herhalde 8-10 tanesini indirdim ve denedim.  Sonuçta karar kıldığım az sayıda uygulama şunlar:

upadUPAD: Her türlü not almak için ideal.  Büyüteç benzeri bir özellik sayesinde, kocaman harflerle yazıyorsunuz, yazdıklarınız sayfa üzerinde daha küçük olarak yerleşiyor.  Böylece çok düzgün yazı yazmak mümkün.  Çizim için farklı kalem renk ve uçları var.  Ücretsiz uygulama olan UPADLite’da değişik kağıt desenleri, çok sayıda defter imkanı gibi ihtiyacınız olabilecek pek çok özellik sunuluyor.  PDF ve fotograf üzerine not alıp çizim de yapabiliyorsunuz.  Paylaşım imkanları geniş.  Ücretsiz uygulama bu kadar zengin olunca, ücretlisine para ödeyip keşfetmeye gerek kalmadı.

myscriptMyScript Memo ve MyScript Notes Mobile: MyScript, çok başarılı bir el yazısı tanıma motoru içeriyor.   Kargacık burgacık el yazımla türkçe veya ingilizce yazdıklarımı büyük bir doğruluk oranı ile (%80’i tutturuyor diye düşünüyorum) metne çeviriyor.   MyScript Memo ücretsiz ve oldukça sınırlı imkana sahip.  Notes Mobile, ücretli tam uygulama.  Bu uygulamaların da çok çeşitli paylaşım olanakları mevcut.  El yazısını bilgisayarın tanıyabildiği  metne dönüştürebilmek yepyeni olasılıklar açıyor.

penultimatePenultimate: Penultimate, çok basit ve çok popüler bir yazma/çizme uygulaması.  Penultimate, Evernote tarafından satın alındı.  Penultimate’ta el yazısı ile not alıp, bu yazıyı Evernote’a yüklerseniz, Evernote aramalarınızda el yazısı ile yazdıklarınız da aranıyor!  Eğer çalışıyorsa, Evernote kullanıcıları için büyük bir imkan.  “Eğer” diyorum, çünkü ben Penultimate’ı çok kullanışlı bulmadım ve mütevazı ücretini ödeyip indirmiş olmama rağmen kullanmıyorum.  Ancak eğer el yazınız düzgünse ve çizim de içeren kısa notlar alacaksanız, uygun bir seçim olabilir.

paperPaper: Çizim yapmak için çok şık bir uygulama.  Ücretsiz uygulamayı indirdiğinizde bir kalem, yedi renk ve bir silginiz oluyor. Farklı kalem türleri ve başka özellikleri ücretli.  Kullanımı gerçekten zevkli.  Çizim/resim hevesiniz varsa, deneyin derim.

Şimdi gelelim asıl soruya: Defterimi evde bırakıyor muyum?  Cevap ne yazık ki hayır.  Kağıt-kalem ile daha hızlı, daha okunaklı ve daha esnek yazabiliyorum.  Ancak, iPad’de not aldığımda, bu notları tekrar dönüp bulmak ve yararlanmak daha kolay oluyor.  Bu nedenle, toplantılarda notlarımı gittikçe daha fazla iPad’le almaya başladım.  Çok yazmam veya hesap yapmam gerekiyorsa – ya da risk kaldırmayacak bir durumsa – seçimim hâlâ kalem-kağıt.

Yine de, bir iPad’iniz varsa, bunu mutlaka denemeniz lazım…

Bu serideki diğer yazılar:

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 4: Seyahat Uygulamaları

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 2: Verimlilik Uygulamaları

Beğendiğim iPad/iPhone (iOS) Uygulamaları – 1: İçerik Derleyiciler ve Dergiler