Author Archives: aydinersoz

Kim Kardashian’ın İletişim Mucizesinden Dersler

Posted on by
Cevapla

Kardashian deyince dikkat kesildiniz, değil mi?  Kim Kardashian bildiğim kadarıyla bizim işten anladığımız manada pek bir iş yapmıyor, topluma büyük bir katkısı da yok.  Güzellikse, dünyadaki tek veya en güzel kadın da değil; ama Los Angeles’den Türkiye’ye, hepimiz ismini biliyoruz, dahası, ismini gördüğümüzde merak edip şöyle bir bakmadan geçmiyoruz.   Bu bir iletişim mucizesi ve hepimiz için çıkartabileceğimiz dersler içeriyor.

Ekteki makale, muzip bir dille bu dersleri anlatıyor.  Önemli gördükleri mi aşağıda özetliyorum; makalenin orijinalini okumanızı her koşulda öneririm:

  1. Sunduğunuz temel değerin farkına varın ve bunu vurgulamaktan çekinmeyin.   Sunumunuzu dinleyicilerinizi uyutacak bilgi ve detaylarla doldurmayın.  Hitap ettiğiniz kitleye ne değer öneriyorsunuz?  Bunu iyi saptayın, olabildiğince yalınlaştırın, her fırsatta vurgulayın.
  2. Mesajınızı her kanaldan ve sürekli verin.  Özellikle günümüzün mesaj bombardımanlı dünyasında, örneğin şirket içi yeni bir uygulamayı bir elektronik postayla duyurmak ve insanların gerekli mesajı almalarını beklemek gerçekçi değil.   Aklınıza gelen her kanalı kullanın: Posterler yapın, eşe dosta haber verin, küçük bir parti organize edin, video yayınlayın ve herkes mesajı alana kadar durmayın.
  3. Sponsorlarınızı saptayın, gerekli kaynakları vermeleri için ne gerekiyorsa yapın.  Kim Kardashian’ın sponsorları kıyafetlerini, seyahatlerini sağlıyorlar.  Sizin sponsorlarınız da size işlerinizi, projelerinizi yapmak için gerekli kaynakları sağlayacaklar.  Bu para olmak zorunda değil; farklı ekiplerdeki çalışanların zamanları, belli tesislerin kullanımı, tecrübeli bir yönetici veya uzmanla haftada bir saat konuşabilme fırsatı; bunlar hep sponsorlar yoluyla elde edebileceğiniz kaynaklar.
  4. Duruşunuzu belirleyin ve sağlam durun.  Kim Kardashian başarısını mahcup davranarak elde etmedi, değil mi?
  5. Başka “marka”larla işbirliği yapın.  Şirket içinde farklı birimlerin hedeflerinin birbirilerini nasıl destekleyeceğine kafa yorun; başka şirketlerle güç birliği modelleri oluşturun.
  6. Her zaman güzel olun.  Tamam, Kim güzel kadın; ama makyajsız da ortalarda dolaşmıyor.   Siz de giyiminize, ürettiğiniz dokümanların, hazırlandığınız sunumların, masanızın görüntüsüne önem verin.  Detaylar etkileyicidir; detaylara özen gösterin.
  7. Mesajınızı ve değerlerinizi yaşayın.  Söylediklerinizden çok, yaptıklarınızla (ve yapmadıklarınızla) algı oluşturacaksınız.
  8. Etki alanınızın sınırlarının farkında olun.  Kim Kardashian bilgisayar mimarileri üzerine ahkam kesmiyor; siz de uzmanlık alanlarınıza odaklanın, anlamadığınız alanlarda ortaya çıkıp itibarınızı zedelemeyin.

Kim Kardashian örneğine bakın ve iletişimin önemini anlayın; işinizin, projelerinizin, kendi “marka”nızın iletişim stratejisini oluşturun.

Makalenin orijinaline bu linkten ulaşabilirsiniz:

Management Maxims From Kim Kardashian, Communications Genius

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 4: Yaşamınızı, Hedeflerinizi, Projelerinizi, Aksiyonlarınızı Dönemsel olarak Gözden Geçirin

Posted on by
14

Bu yazıda anlatacağım dönemsel gözden geçirme ve planlama bileşeni ile GTD Zaman Yönetim sistemini tamamlamış olacağız.

Bu bileşen sona kaldı diye önemsiz olduğunu düşünmeyin.  Dönemsel gözden geçirme ve planlama, sistemin tümünü ayakta tutuyor.  Şişe içinde yelkenli tekne maketleri vardır; koca yelkenlerin şişenin ağzından nasıl sığdığını insan ilk bakışta anlayamaz.  Maketi yapan usta, tekneyi direkleri yatık olarak şişenin ağzından içeri sokar.  Sonra, daha önce bağladığı ipi çekerek direkleri doğrultur.  İşte gözden geçirme ve planlama, sistemi şekle sokan bu son adım olacak.

Zamanınızı yönetebilmek, işlerinizi planlamak, hedeflerinize yönelik çalıştığınızı teyit etmek ve durumunuzu saptamak için dönemsel gözden geçirmelere ihtiyacınız var.   Bu süreç içerisinde aynı zamanda hedeflerinizin geçerliliğini de sorgulayacak ve yeni hedeflerinizi saptayacaksınız.

GTD içerisindeki gözden geçirmeler, farklı seviyelerde ve buna bağlı olarak farklı dönemselliklerle yapılıyor.  Allen bu seviyelendirmeyi anlatmak için bir havacılık benzetmesi kullanıyor.   Yükseldikçe, bakışınız daha geniş bir alanı kapsıyor ve detaylardan arınıyorsunuz.   Allen’ın tanımladığı seviyeler şunlar:

  • 50,000 + feet: Tüm yaşamınıza ilişkin hedefler, kararlar
  • 40,000 feet: 3-5 yılık vizyonunuz
  • 30,000 feet: 1-2 yıllık hedefleriniz
  • 20,000 feet: Sorumluluk alanlarınız
  • 10,000 feet: Güncel projeleriniz
  • Runway: Günlük/anlık aksiyonlar

Her türlü planlamada olduğu gibi, tepeden aşağı doğru gelmek, arzu ettiğiniz hayatı yaşamak, doğru vizyonla doğru hedeflere koşmak için önemli.  Allen’ın ek saptaması, en alt seviyenin, yani güncel aksiyonların ve projelerin kontrol altına alınmasının da tepeden aşağı planlama kadar önemli olduğu.  Bu “günlük hayatım kontrol altında” hissine sahip değilseniz, tepeden aşağı planlama sizi daha da strese sokup üzmekten başka bir şeye yaramayacak.  O nedenle, önce günceli kotaracaksınız, içiniz rahat olduğunda uzun vadeye bakacaksınız.

Değişik seviyelerdeki gözden geçirme ve planlamaları size makul gelen sıklıkta yapabilirsiniz.  Yaşamınıza ilişkin temel kararları, 3-5 yıllık vizyonunuzu, uzun vadeli hedeflerinizi herhalde yılda bir belki – özellikle gidişattan memnunsanız – daha seyrek çalışacaksınız.  Benim özellikle üzerinde duracağım, günlük ve haftalık gözden geçirme ve planlamalar.

Günlük Gözden Geçirme ve Planlama

Her günün sabahında, veya – benim tercihim – bir önceki gece, gününüzü planlayacaksınız.  Randevularınızı, o gün yapılması/bitmesi gereken işleri, bunlardan kalan zamanda, bulunduğunuz ortama göre ele alacağınız aksiyon listelerinizin önceliklerini belirleyeceksiniz.

Böyle bir planlamayı muhtemelen zaten yapıyorsunuz.  Dolayısıyla da, her zaman işlerin planlandığı gibi gitmediğinin farkındasınız.  Benim tecrübem, işler hiçbir zaman planlandığı gibi gitmiyor.  Allen, bu gerçeği kabul ediyor ve tipik bir günde üç çeşit aktiviteniz olacağını söylüyor: 1) Önceden tanımladığınız görevler 2) Önünüze yeni gelen, hesapta olmayan işler 3) Yeni işler/görevler tanımlama işi.

Önceden tanımladığınız işleri yapmak, psikolojik olarak en kolayı.  Hesapta olmayan işler ise, yapmanız gereken bir şeyleri yapamadığınız anlamına geldiği için insana suçluluk duygusu veriyor. GTD’nin bu gerilimi çözmeye yönelik bir cevabı var.  Allen diyor ki, hesapta olmayan işi gündeme alarak neleri yapmıyor olduğunuzu tam olarak biliyorsanız, içiniz rahat olacak.  Hem hangi işlere öncelik vereceğinizi daha sağlıklı saptayacaksınız, hem de kafanızda sizi yiyip bitiren muğlak bir “aslında başka bir şeyler yapıyor olmalıydım” hissi olmayacak.

Haftalık Gözden Geçirme ve Planlama

Hafatlık gözden geçirme, hiçbir şekilde atlamamanız gereken bir planlama dönemi.  GTD’yi tümüyle uygula(ya)masınız bile, haftalık planlamaya mutlaka zaman ayırın.  Bence bu, edinebileceğiniz en iyi alışkanlıklardan biri.

Haftalık gözden geçirmenizde, GTD sisteminizin bakımını yapacaksınız ve sistemi çalışır kılacaksınız.  Bu, toplu bir gözden geçirme, ve daha önce gördüğümüz her adımı içerecek:

  • Birikmiş kağıtlarınızı, takvim notlarınızı Gelen Evrak’a atın;
  • Kafanızdaki – henüz sisteme işlenmemiş – işleri yazın, Gelen Evrak’a atın.
  • Gelen Evrak kutularınızda ne var ne yoksa hepsini – daha önce tarif edildiği gibi – işleyin.
  • Takvimizini ve/veya 43 dosya sistemi kurduysanız ilgili dosyaları gözden geçirin.
  • Proje listenizin üzerinden geçin, her proje için yeterli aksiyona dönüşmeye hazır görev olduğundan emin olun.
  • Sıradaki işler listelerinizi, başkalarına delege edip cevap beklediğiniz işler listenizi gözden geçirin, tamamlanmış veya artık geçersiz olanları çıkartın, gerekli diğer değişiklikleri yapın.
  • Belki Bir Gün listesini gözden geçirin, belki bazı şeylerin artık zamanı gelmiştir.
  • Projeler veya yapılacak işler için ayrı belge/bilgi dosyaları açtıysanız, bunları gözden geçirin.

Artık, her şeyin kontrol altında olduğu hissiyle haftaya başlamaya hazırsınız.

Haftalık gözden geçirme için en iyi zaman, Pazar akşamı.  Gözden geçirmeyi hafife almayın, en az 30 dakika zaman ayırın.  Bu zaman yatırımının karşılığını fazlasıyla alacaksınız.

Son Söz

GTD’yi hakkıyla uygularsanız, kısa sürede bir yaşam tarzına dönüştüğünü göreceksiniz.  Bay Allen’ın su sızdırmaz tasarımını birebir uygulamak zorunda değilsiniz, ama ayrıştığınız noktaların getirisi ve götürüsünü anladığınızdan emin olun.  Sistemin fark yaratan özelliği, su sızdırmazlığı.  Her şeyi kapsadığına güvenmediğiniz bir sistemin size katkısı sınırlı olacaktır.

Başta Allen’ın kendi kitabı olmak üzere internet’te GTD’ye ilişkin çok sayıda makale, yöntem, araç bulmak mümkün.   Türkçe materyal sınırlı sanıyorum; beni bu yazı dizisini yazmaya motive eden de bu saptama oldu.  Bildiğiniz başka kaynaklar varsa, yorumlara ekleyerek paylaşmanızı rica ederim.

Her şeyin kontrol altında olduğunu bilmenin dinginliğini yaşadığınız günler dileğiyle.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 3: Sadece Yapılacak İşlerinizi Değil, Tüm Belgelerinizi Organize Edin

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 4: İtibarınız Herşeyinizdir.

Posted on by
4

Yeni mezun bir mühendis olarak çalışma hayatına başladığımda, her şeyin ölçülebilir olduğunu ve bütün kararların teknik kriterlerle verilebileceğini sanıyordum.   En iyiyi, en ucuzu yaptığınız veya bulduğunuz takdirde denklem tamamlanıyordu, tek odaklanılması gereken bu mükemmeliyeti yakalamaktı.  Bu bazda alınmayan kararlar beni şaşırtıyordu.

Tecrübe kazandıkça, asıl meselenin teknik spesifikasyonlar değil, güven olduğunu anladım.  Size söz verene güvenmiyorsanız, sözün ne olduğunun bir önemi yok.  Spesifikasyonda yazan da, fiyat da ancak güven varsa anlam ifade ediyor.

Yaptığınız iş, uzun erimliyse güvenin neden önemli olduğunu anlamak kolay.  Üç yıllık bir anlaşma yaptıysanız, muhattabınızın seneye de sözleşme koşullarına uyacağı konusunda kafanızda bir şüphe olmaması lazım.  Çok kısa erimli, bir defalık alımlarda bile güven önemli:  Birinden bir bardak su alıp içerken bile, suyun temizliği, zehirli olup olmadığı gibi hususlara güvenmeniz lazım.  Yanınızda portatif bir kimya laboratuvarı taşımıyorsanız, elinizdeki tek veri, size suyu verenin güvenilirliği.

Bu güvenilirlik, veya geleneksel tabirle itibar, işinizin ve şirketinizin temelini oluşturuyor.  Vaktiyle Vehbi Koç’un anı kitabında çok beğendiğim bir hikaye okumuştum:  Vehbi Bey’in babası, oğlunu yanına çağırmış ve kağıda “1” yazmasını söylemiş.  Sonra, tamamladığı her aşama için 1’in yanına bir “0” koydurtmuş.  İlkokulu bitirdin, oldun 10; ortaokulu bitirdin, oldun 100 gibi.  Baştaki “1,” insanın sağlığını simgeliyor.  Sağlık oldukça, kişinin değeri  başarılarıyla katlanarak artıyor.  Sağlık gidince, geriye kalıyor bir sürü sıfır.

Bu güzel meseli şirketinize uyarlayalım: Tamamladığınız her iş, yaptığınız her yatırım, değerinizi katlayan yeni bir sıfır.  Baştaki “1” ise itibarınız.  Elden gitti mi, ortada sıfırdan başka bir şey yok.

İtibarınızın bu varoluşsal önemine inanın ve itibarınızı öncelikle oluşturmak, sonra da artırmak ve korumak için gerekli her şeyi yapın.

  • İtibar öncelikle tutulan sözlerle sağlanıyor.   Kendinizi söz vermeye zorlayın.   Teklif hazır olduğunda gönderirim dediğinizde, tutamayacağınız bir söz vermemiş oluyorsunuz; itibarınız zedelenmiyor, ama oluşmuyor da.  Teklifi Çarşamba sabahı vereceğim deyin ve teklif en geç Çarşamba sabahı müşterinizde olsun.
  • Verdiğiniz sözlerin tutulabilir olduğundan emin olun ve maliyeti ne olursa olsun sözünüzü tutun.   Gerekirse zarar edin, ama sözünüzden dönmeyin.  İşin önce selametini sağlayın; menfaat ondan sonra düşüneceğiniz konu.
  • İtibarınız, sözünde durma ile sınırlı değil.  İtibarın diğer önemli parçası, Ahlak veya moda deyimiyle Etik.   Yüksek itibarlı olmak, yüksek ahlaklı olmayı da gerektiriyor.
  • İtibar, müşterilerinizle ilişkileriniz ile de sınırlı değil.  İlişkide olduğunuz tüm tarafları içeren bir bütün.  Çalışanlarınıza verdiğiniz sözleri tutmuyorsanız, müşterilerinizin size güvenmelerini beklemeyin.
  • İtibar, uzun solukluluk demek.  Birkaç işten para yapıp dükkanı kapatmak itibar kazanmak için bir bir formül değil, tahmin edeceğiniz gibi.  Aynı uzun vadeli perspektife tüm ilişkilerinizde sahip olmalısınız.

Medyanın ve iletişimin her yanımızı sardığı günümüzde, itibar kurallarına uymak her zaman yeterli olmayabiliyor.  Hakkıınzda çıkan bir haber, yıllarca çabalayarak oluşturulmuş itibarı zedeleyebiliyor.  Bazen, hakkınızda olumlu bir haber çıkmaması bile itibar kaybı anlamına gelebiliyor.  Bu nedenle, İtibar oluşturmakla kalmayın, itibarınızı, imajınızı, aktif olarak yönetin.  Basında, müşteri kitlenizde, çalışanlarınızda, potansiyel çalışanlarınızda, iş ortaklarınızda, hissedarlarınızda oluşturduğunuz algının farkında olun, bu algının gerçeği yaratması için gereken adımları atın.  İmkanınız varsa, bu alanda uzmanlaşmış ajanslar ve danışmanlık şirketleri ile erken dönemden itibaren çalışmaya başlayın.  Profesyonel hizmet alacak durumda değilseniz, basını yakından takip edin, alanınızda uzmanlaşmış basın mensuplarına kendinizi tanıtın.

Vehbi Koç’un anısını hep hatırlayın; para kaybedin, zaman kaybedin, ama itibar kaybetmeyin.

Bu dizide yer alan tüm yazılar:

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 1: “It’s the execution, stupid!”

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 2: Fazla Para Göz Çıkartır.

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 3: Muhasebeciniz ve Avukatınız En İyi Dostlarınız Olsun.

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 4: İtibarınız Herşeyinizdir.

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 5: Görünüşünüz Kimliğinizdir.

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 6.1: Exit Üzerine Düşünceler – Hisse Satışı Neden, Ne Zaman, Nasıl Yapılmalı?

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 3: Sadece Yapılacak İşlerinizi Değil, Tüm Belgelerinizi Organize Edin

Posted on by
4

GTD,  yapılacak işleri planlamakla kalmıyor; hayatınızdaki tüm ıvır zıvırı kontrol altına almanızı sağlayacak araçlar sunuyor.  Bu yazımda bu konuları anlatacağım.

Referans Malzemelerini Saklama

Görevleri anlatırken, görev tarif etmeyen bilgilerin referans malzemesi olduğunu söylemiştim. Biletler, haritalar, makaleler, saklamak istediğiniz başka herşey bu kategoride.  Kaybolmamaları ve kolay bulunabilmeleri için referans malzemelerini de dosyalayacağız.  Ama nasıl?  Bu sorunun yıllarca aradığım cevabını GTD’de buldum.

Referans malzemelerini dosyalamadaki sorun, bunların birbirine benzememesi.  Bir tarafta geçen yılın vergi tahsil makbuzu, bir tarafta televizyonunuzun garanti belgesi, başka bir tarafta  ilginizi çeken bir eğitimin broşürü.

Allen’ın bulduğu çözüm basit: Eğer elinizdeki belgeyi kolayca kategorize edip, varolan bir dosyaya koyamıyorsanız (örneğin garanti belgeleri aynı dosyada durabilir), tek bir kağıt parçası için yeni bir dosya açmaktan geri durmayın.  Dosyanın adı, içeriğini tanımlasın, anlaşılabilir olsun.  Dosyaya tek bir belge girecekse, dosyanın adı içindeki belgenin adı olabilir.  Sonra bu dosyaları alfabetik olarak sıralayın.

Referans malzemenizi bu prensiple dosyaladığınızda, gidecek hazır dosyası olmadığı için masada biriken belge yığınları ortadan kalkıyor.  Bir şey bulmak istediğinizde de, adını tahmin edip alfabetik dizinde arayarak, en fazla birkaç deneme ile bulabiliyorsunuz.

Dosyalar, Dosyalar…

Artık sizin de bildiğiniz gibi, GTD’nin temelinde bir dosyalama sistemi var ve organizasyon dediğimiz iş, büyük ölçüde bir dosyalama operasyonu.

Allen’ın dehası, sistemin iyi işleyebilmesi için en ince ayrıntısına kadar tasarlanması gerektiğini anlamış olmasında.  Bu ayrıntıcılık, dosyalama metodunda da kendisini gösteriyor. Allen, dosyalayın demekle kalmıyor, dosyalama sisteminin spesifikasyonlarını da veriyor.

GTD yazılarımda, “elinizin altında” tabirini sıkça kullandım.  Allen, bu elinin altında olma durumuna büyük önem veriyor.  Eğer dosyalama sisteminiz elinizin altındaysa, hem aradığınızı hemen bulabilirsiniz, hem de – daha önemlisi – dosyalamaya üşenmezsiniz.  Bu nedenle, işte veya evinizdeki çalışma alanınızın tasarımı çok önemli.  Gelen Evrak kutunuza, dosyalarınıza yerinizden kalkmadan kolayca ulaşabilmelisiniz ki, sistem kullanılır olsun.

Allen, dosyalama sistemi olarak asılı dosya dolaplarını tavsiye ediyor.  Her dosya için ayrı bir askılı dosya ayıracaksınız.  Bu dosyaların içine de bir karton dosya koyulacak.  Dosyanın içinde ne olduğu, bu karton dosyanın üzerindeki etiket alanına yazılacak.

Şekil 1. Askılı Dosyaları portatif iskeletler içerisinde de barındırabilirsiniz.

Askılı dosya içerisine ikinci bir dosya koymanın kullanım kolaylığı var.  Bir dosya seçtiğinizde askılı dosyayı yerinde bırakıp, içindeki etiketlenmiş karton dosyayı çalışma alanınıza koyabiliyorsunuz, gerekirse çantanıza alıp yanınızda götürebiliyorsunuz.

Allen o derece detaycı ve mükemmeliyetçi ki, dosyaların etiketlerini elle yazmayın, bir etiketleme cihazı kullanın diyor.   Etiketleme cihazı ile etiketlenen dosyalar – hele benim gibi el yazısı özürlüyseniz – gerçekten daha derli toplu, daha profesyonel oluyor.  Bu önemsiz bir ayrıntı gibi görünebilir; ancak bu küçük dokunuşlar sistemin kullanımını kolaylaştırıyor ve daha keyifli hale getiriyor.  Böylece sistemi kullanmaya devam etme olasılığınız da artıyor.  Profesyonelce etiketlenmiş bir proje dosyasını toplantı masasına koyduğunuzda karşınızdakiler üzerinde bırakacağınız etki de cabası.

Şekil 2. Etiketleme Cihazı

Bu noktada, Allen’ı harfiyen takip etmek isteyen Türk GTD’cileri bir zorluk  bekliyor.  Allen’ın askılı dosya içerisine koymayı tavsiye ettiği dosyalar ABD’de çok yaygın, ama Türkiye’de kullanılmıyor.   Eğer GTD’nin hiçbir detayından ödün vermek istemiyorsanız, bu dosyaların ölçülerini vererek – internetten kolaylıkla bulabilirsiniz – matbaada yaptırabilirsiniz; fazla bir para da tutmuyor.  Ben öyle yaptım.  Bununla uğraşmak istemiyorsanız, askılı dosyaların kendisini etiketleyebilirsiniz, ama askılı dosyalar pek yanınıza alabileceğiniz nesneler olmadığı için kullanım esnekliğiniz bir miktar azalacak.

Amerikan Tipi Karton Dosyalar

Şekil 3. Amerikan Tipi Karton Dosyalar: Etiketleme Alanına Dikkat!

Tariflediğim bu dosyalama sistemini bir örnek olarak düşünün.  İsterseniz aynısını kurun – ben denedim, işe yarıyor – isterseniz, buradaki fikirlerden yararlanarak farklı bir sistem tasarlayın.

Belgelerin dosyalanması için bir seçenek daha var:  Bir tarayıcı kullanarak kağıtları sayısallaştırmak ve böylece fiziksel dosyaları ortadan kaldırmak ya da minimize etmek.  Kişisel olarak deneyimim yoksa da, bunun iyi bir çözüm olduğuna inanıyorum.  Bu yöne gitmek isterseniz, düz yataklı değil de sayfa beslemeli bir tarayıcı almanız daha pratik olacak.  Bazı tarayıcıların, Evernote ve benzeri uygulamalarla hazır entegrasyonları da mevcut.

Sistemi Tamamlayacak Son Parça

Sistemin son bileşeni, dönemsel gözden geçirme ve planlama.  Sona kalan bu önemli bileşene hak ettiği yeri vermek için bir sonraki yazımda ele alacağım.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 2: Bazı Hatırlatmalar ve Eksik Kalan Bileşenler

Posted on by
8

Daha önceki yazılarımda GTD’yi tanıtmış ve GTD sisteminin ana çerçevesini anlatmıştım.  Bu yazıda ele aldığım bileşenlerle, GTD sisteminizi büyük ölçüde tamamlayabileceksiniz.

Yeni bileşenlere geçmeden önce, önemli olduğunu inandığım birkaç GTD kuralını vurgulamak isterim:

  • Kafanda bir şey tutma, her şeyi sistemine aktar.
  • Tek bir sistemin olsun.  İş, özel hayat vb hepsi bu tek sistemde bir araya gelsin.
  • Bir görev iki dakikada tamamlanacaksa, sisteme aktarmak ve kategorize etmekle uğraşma, hemen yap.
  • Görevleri, yapılabilecekleri ortama göre (İşte, Evde, Telefonda…) kategorize et.  Böylece uygun zaman bulduğun anda en verimli yapabileceğin görevler listesi elinin altında olacak.  Bu listeden, ayırabileceğin zamana, enerji seviyene, görevin önceliğine gore sırayla seç ve yap.
  • Görevler fiziksel aksiyon tanımlasın.   Fiziksel aksiyona varana kadar görevi parçala.

Gelelim GTD’nin diğer  bileşenlerine:

Projeler

Bir hedefe ulaşmak çok sayıda görev gerektiriyorsa, elinizde bir proje var demektir.  Projenizi gerçekleştirmek için hangi görevlerin gerçekleşmesi gerektiğini düşünün ve yazın.  Bu görevler fiziksel aksiyon tanımlamıyorsa, daha fazla parçalamanız gerek.  Bu şekilde oluşturduğunuz fiziksel aksiyonları, gerçekleştirilecekleri ortamlara göre diğer aksiyonlarınızla birlikte kategorize edin.

Projelerinizin tümünü içeren bir envanteriniz olsun.  Haftalık gözden geçirmenizde (ayrı bir yazının konusu olacak) bu envanterin üzerinden geçeceksiniz, her projenin görev listesini açıp, durumunu ve sıradaki görevleri saptayacaksınız.

Her proje için bir de proje dosyası açın.  Bu, kağıtlar için bir fiziksel dosya veya bilgisayarınızda elektronik bir dosya olabilir.  Büyük bir ihtimalle ikisine de ihtiyacınız olacak.  Proje ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri burada – bu iki yerin birinde – biriktireceksiniz, böylece tümü ihtiyaç duyduğunuzda elinizin altında olacak.  Bilgisayarda ortamndaki dosyalamanız için Evernote gibi bir sistem de kullanabilirsiniz.

Bir örnek yapalım:  Önümüzdeki yaz tatile gitmek istiyorsunuz.   Bu tatilin planlanması, küçük ve zevkli bir proje demek.  Projenin hedefi; önümüzdeki yaz, iyi vakit geçirebileceğiniz ve masrafları bütçeniz içerisinde kalacak bir tatil organize etmek.  Alt görevler, tatil yöresine karar vermek, ayrılacak bütçeyi hesaplamak, birlikte gidilecek grup oluşturmak, tarih saptamak, rezervasyonları yapmak olabilir.  Bunların her birinin de alt görevleri var.  Örneğin, tatil yöresine karar vermek görevini  bir seyahat acentasına gitmek, geçen yılki tatilini öve öve bitiremeyen arkadaşınızla konuşmak, internette gezinmek alt görevlerine indirgeyebilirsiniz..  Bu görevler de henüz aksiyona hazır değil.   Hangi seyahat acentasına gideceğinizi bilmiyorsanız, öncelikle size acenta tavsiye edecek arkadaşınız Ayşe’yi aramak görevine ihtiyacınız var.   Artık aksiyona hazır hale gelmiş bu görevi Telefonda altında kategorize edebilirsiniz.  Böylece telefonlarınıza zaman ayırdığınızda, Ayşe’yi arama görevini o ana uygun listenizde göreceksiniz.  Bu görevin gerçekleşmesi, başka bir görevi (Ayşe’nin tavsiye ettiği seyahat acentasına git) aksiyona hazır hale getirecek.  Ayşe’nin tavsiye ettiği seyahat acentasına git görevini de, Alışverişte altında kategorize edebilirsiniz, eğer yolunuz alışverişte o tarafa düşecekse.

Gerçekten bu detayda planlamaya gerek var mı?   Daha önce de vurguladığım gibi görevlerin aksiyona dönüşebilir olması GTD’nin kritik kurallarından biri ve bu alışkanlık hedeflerinizi yerine getirebilmenizin anahtarları.  Hepimizin yapılacak işler listesinde, atmamız gereken bir sonraki adımı iyi tanımlamadığımız için bir türlü başlayamadığımız, öylece durup duran işler var.  Bu döngüyü kırabilmek için, aksiyona hazır görev belirme alışkanlığını iyice kazanana kadar çok detaylı planlama yapmanızı öneririm.

Söylemeye gerek yok herhalde, ama GTD çok sayıda katılımcısı olan karmaşık projeler için bir proje yönetim sistemi değil.  İhtiyacın bu olduğu projelerde, uzman proje yönetim sistemlerine başvurmakta yarar var.

BelkiBirGün

BelkiBirGün dosyasından bir önceki yazımda söz etmiştim.  Henüz gündeme almaya hazır olmadığınız, ama hayatınızdan çıkartmak da istemediğiniz fikir ve hedefleri bu dosyaya kaydedeceksiniz. Böylece hem unutmak istemediğiniz fikri kaydetmiş – böylece hatırlama stresinden de kurtulmuş – olacaksınız, hem de hayatınızda bir yenilik aradığınızda elinizin altında hazır bir kaynak olacak.

BelkiBirGün dosyanızı da hem fiziksel, hem de elektronik olarak tutmak isteyeceksiniz, muhtemelen.

43 Dosya

GTD’nin en ünlü araçlarından birisi 43 Dosya.  O kadar ünlü ki, internette GTD terimini aradığınızda önünüze 43Folders adında siteler, makaleler gelecek.

43 Dosya, bir nevi takvim.  Dosyaların 31 tanesi ayın günlerini, 12 tanesi ise yılın aylarını temsil ediyor.  İçinde bulunduğunuz ay için 31 dosyayı kullanıyorsunuz.   O ay yapılacak işlere ilişkin bilgi ve belgeleri, ilgili tarihe koyuyorsunuz.  Ayın 17’sinde kredi kartı ödemesi varsa, 17 isimli dosyaya gidiyor.  21’indeki toplantıda hatırlamanız gereken bir evrak da 21’e.  Veya 3’ünde doğumgünü olan arkadaşınıza aldığınız kart, 3 isimli dosyaya.  Bu aya ait olmayan evrak, ilgili ayın dosyasına koyuluyor.  Yukarıda birlikte planladığımız tatil projenizi başarıyla tamamlayıp Temmuz için tatil planınızı yaptıysanız, ilgili tüm belgeleri, tatil yöresinin haritaları da dahil, Temmuz’a koyabilirsiniz.

Her gün bir önceki günün dosyasını en arkaya almanızı, böylece dönen bir sistem oluşturmanızı hatırlatmaya gerek yok herhalde.  Ay başında da yeni ayın dosyasını açıp, ayın günlerine dağıtacaksınız.

Böylece GTD sistemini büyük ölçüde tamamladık.  Referans malzemelerinin saklanmasını ve sisteminizi kurşun geçirmez kılacak gözden geçirme/planlama sürecini gelecek yazılarımda anlatacağım.

Bu dizide daha önce yer alan yazılar:

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

GTD Zaman Yönetim Sistemi: Her Şeyi Hatırlayın, Tüm Hedeflerinizi Gerçekleştirin

 

DSLR Kamera Seçmek…

Posted on by
4

Geçen hafta Cambridge fotograflarımı eklediğim yazımda, fotograf makinesi seçimim için akıl sormuştum.  Sağolsun bazı arkadaşlar görüş bildirdiler.  Bu arada ben de epeyce araştırma yaptım.   Özellikle son 12 ay içerisinde o kadar geniş seçenek ortaya çıkmış ki, makine seçimi başlı başına bir projeye dönüştü.  Madem bu zamanı harcadım, öğrendiklerimi paylaşayım istedim.  Yazacaklarım, ileri amatör seviyesinde, makinesinin görüntü kalitesi ve ayar esnekliğine önem veren, fotograf için para ve zaman harcamaya hazır olanlar için geçerli.  Bu tanıma uymuyorsanız, size blogumdaki diğer yazıları tavsiye ederim. 🙂

Yeni bir fotograf makinesi almaya karar verdiğimde, hedefim “full frame” sensörlü, üst uç bir makineydi.  İstediğiniz buysa, işiniz zor değil.  İkisi de neredeyse kusursuz denebilecek iki temel seçenek var: Canon 5D Mark III ve Nikon D800.  Çok özel gereksinimleri olan bir profesyonel değilseniz, aralarındaki farklar daha çok ideolojik.  Nikon, 36M pixel gibi inanılmaz bir çözünürlüğe sahip, ama ihtiyacınız olup olmadığı tartışılabilecek bu çözünürlük aynı zamanda devasa dosyalar ve bunları işlemek için gerekli zaman anlamına da geliyor.  Canon, her amaca uyabilen, çok esnek, görüntü kalitesi en az Nikon kadar yüksek bir makine olarak tanıtılıyor.  Nikon’dan biraz daha pahalı.  Sonuçta karar, daha önce bir markada donanım veya kullanım yatırımınız olup olmadığına gelip dayanıyor büyük ölçüde.  Ben oyumu Canon’dan yana kullandım, ama seçimimin nedeni için çok tutarlı bir açıklamam yok, ne yalan söyleyeyim.

Bu yazıda aktarmak istediğim, neden Canon’u Nikon’a tercih ettiğim değil, neden full frame DSLR almaktan vazgeçtiğim.  Her iki makineyi de mağazada gördüm, elime aldım.  Gövde 1 kilograma yakın.  “Hafif” bir objektifle 1,5kg.  Biraz daha iddialı bir zoom taktığınızda 2kg.  Yanınızda bir miktar ek donanım taşısanız, üzerinizde 4kg yük ile dolaşacaksınız.  İstanbul’un bu sıcak günlerinde, sırtımda 4kg, resim çekmek istediğimde elimde 1,5-2kg ile dolaştığımı hayal etmek bile fenalık geçirmeme yetti.  Kendime, ben bu makineyi ne zaman yanıma alıp resim çekeceğim diye sordum.  İş seyahatine götüremezsiniz.   Tatile giderken yanınıza almadan, bu iri malzemeyi nereye sığdıracağım diye kırk kere düşünürsünüz.  Ancak sadece fotograf çekmeye ayırdığınız şehiriçi gezilerde veya seyahatlerde bu yükü göze alırsınız.  Baktım, yapacağım 10-15 bin TL’ilk yatırım sonucunda kalitenin en üst ucunu yakalayacağım; ama fotograf çekebildiğim zamanlar da azaldıkça azalacak.

Peki, ne yapmalı?  APSC sensörlü bir DSLR alsam, kazancım birkaç yüz gramla sınırlı.  Görüntü kalitesinden ödün vermeyi göze almak için yeterli değil.

Bu analiz, beni aynası olmayan – “mirrorless” – fotograf makinelerine yönlendirdi.  Bu makinelerin varlığından haberdardım, ancak çevremdeki genel kanı, bunların büyük DSLR makinelerin yanında oyuncak kategorisinde olduğuydu.

İnternette yaptığım araştırma, danıştığım deneyimli fotografçıların söyledikleri, gördüğüm örnek fotograflar beni oyuncak tanımının geçmişte kaldığına, aynası olmayan makinelerin full frame’ler dışında tüm büyük DSLR’ler ile boy ölçüşebileceğine ikna etti.

Çıtayı bu yüksekliğe taşıyan üç makine var:

  • Sony Nex 7: APSC sensörlü; çok iyi görüntü kalitesi, çok iyi video yeteneği, ne yazık ki (şimdilik) sınırlı objektif seçenekleri.
  • Fujifilm Pro-X-1: APSC sensörlü; görüntü kalitesi çok yüksek; üstelik, çok ilginç ve başarılı bir yarı optik vizörü (viewfinder) var.  Ancak biraz irice ve video yetenekleri sınırlı.  Fuji’nin de objektif sayısı az, henüz zoom objektifi yok.
  • Olympus OM-D-E-M5: Micro 4/3 makinelerin şahı.  Sevimli bir retro tasarım; devrimsel görüntü sabitleme yetenekleri; çok iyi otomatik focus; sadece Olympus’a bağımlı olmayan, geniş objektif seçeneği.  Ama sensörü, APSC’den %35 daha küçük.  Çekilen fotoğraflarda bu %35’in farkı rahatlıkla görülebilir, en azından ben görebildiğimi düşünüyorum.

Canon, EOS M ile bu listeye geçen hafta güçlü bir giriş yaptı.  Canon deyince akan sular duruyor tabii; ama bana sorarsanız EOS M’in – şimdilik – eksikleri çok.  Elektronik vizörü yok; manuel kontrolleri az; flaşı yok.  Önemli avantajı Canon objektiflerini kullanabilmek gibi görünse de, bakın üstat fotografçı arkadaşım Sinan Kıvrak Nex 7 için ne bulmuş:

Metabones creates second-generation Canon EF to Sony NEX ‘Smart Adapter’

Jul 27, 2012 at 19:47:23 GMT

Metabones has announced an updated version of its Canon EF adapter for Sony NEX E-mount. The second version of the Smart Adapter will feature a screw-on Arca Swiss-style tripod mount, improved anti-reflection shieding and a mode that releases the aperture and stops image stabilization to reduce battery consumption. As with the original version, the Second Edition Smart Adapter offers aperture control, image stabilization and EXIF reporting compatibility with most EF and EF-S lenses. It will be available from August 2012 at the same $400 list price as the existing version.

Ben düşündüm, taşındım, Sony Nex 7’ye karar kıldım.  Üzerindeki kit zoom objektif ile birlikte toplam ağırlığı 500 gr civarında.  Objektif, ebadını biraz büyütüyor, ama büyük boy bir DSLR yanında minyon bir kamera.  Yakında Nex 7 ile çekeceğim fotograflarımı paylaşmaya başlarım diye umuyorum.

Image

Internette biraz araştırınca, benimle aynı düşünce silsilesini takip edip yukarıda saydığım makinelerden birini almış; sonrada büyük DSLR makinesini satmış bir sürü insanın yazdıklarına rastlıyorsunuz.  Hepsi halinden memnun; kendilerini azad edilmiş hissediyorlar.  Bir çoğu, artık çok daha fazla fotograf çektiğini ve daha fazla keyif aldığını söylüyor.

Yeni bir DSLR alacaksanız, yukarıda saydığım modelleri ve eminim yakında çıkacak yeni aynasız seçenekleri mutlaka değerlendirin.  Taşıyacağınız kilolardan başka kaybedecek bir şeyiniz olmadığını göreceksiniz.

Mimar Sinan Camii ve iBooks’un Ortak Meselesi

Posted on by
Cevapla

Apple’ın tasarım odaklı bir şirket olduğu, donanımlarındaki minimalist ve çağdaş tasarımların bilgisayar kullanım deneyimini farklı bir boyuta taşıdığı yadsınamaz.  Gerçekten de bir iPad veya iPhone’u elinize alır almaz farkı hissediyorsunuz.  Her açıdan özenle tasarlanmış, ağırlık dağılımı bile optimize edilmiş yenilikçi tasarımlı bu cihazları kullanmak insana mutluluk veriyor.  Bazı görevleri iPad’da yapmak PC’ye gore daha zor olmasına rağmen, kendimi  pek çok zaman iPad’i tercih ederken buluyorum.

Aynı şeyi Apple’ın app’leri için söylemek ne yazık ki kolay değil.  Hele bir iBooks var ki…

Türkiye’den iBooks kitapları almak mümkün değilse de, iBooks PDF’leri saklamak ve okumak için de iyi bir araç olduğundan dolayı sıkça kullanıyorum.  … Ve uygulamayı her açtığımda karşımda en ucuz laminattan  daha ucuz bir sahte ahşap görüntüsüyle karşılaşıyorum.  Maddi bir zaruret olmadığı takdirde hiçbirinizin evinize koymayacağınızdan emin olduğum bu kütüphane müsveddesini Apple nasıl yaygın kullanılan bir uygulamasının arayüzü yapıyor, anlamak mümkün değil.  Elektronlar ücretli olsa, daha iyi elektrona parası yetmedi diyeceksiniz, ama o da değil.  🙂

Aşağıda linkini verdiğim makale bu meseleye parmak basmış.   Bu sahte gerçeklik görüntüsünün Apple yazılımlarında yaygın olduğunu ortaya koyuyor ve Apple’ın bu alandaki tasarımlarının Microsoft’un Windows 8 ile getirdiği yeni soluğun çok gerisinde olduğunu  -bence doğru olarak – saptıyor.  Sorun, iBooks’un benzetildiği kütüphanenin güzel bir kütüphane olmaması, ya da benzetmenin iyi yapılmamasından ibaret değil.  iBooks sanal ortamda bir kütüphane diye arayüzünü ahşap bir kütüphaneye benzetme çabası, tutmuyor.

Mimar Sinan Camii bunun neresinde diyeceksiniz.  Önce Mimar Sinan Camii’ni hatırlayalım.  Batı Ataşehir’de yakın zamanda hizmete açılan bu camii, Mimar Sinan’ın başyapıtlarından Selimiye Camii’ne öykünerek, klasik Osmanlı tarzında tasarlanmış.  Basında hakkında çok yazıldı çizildi.  Sinan’ın eserlerine ve tarzına bire bir benzeterek, ama günümüzün malzeme ve inşa tekniklerini kullanarak gerçekleştirilen bu eserin estetiğinin, Camii bir kusur içermemesine rağmen, pek çok yorumcunun içine sinmediği anlaşılıyor.  Ahmet Hakan, Hürriyet’teki yazısında şöyle diyor:

İLK HİS: Selimiye’ye girince “vay be” diyorsun… Süleymaniye’ye girince şöyle bir sersemliyorsun… Ataşehir’deki Mimar Sinan Camii’ne girince ise yeni yapılmış inşaat kokusu ile kullanılmamış halı kokusunun ortasında kalıp “iyi bir işçilik çıkarmışlar” diyorsun. Ötesi yok…

iBooks ile paralelliği sanıyorum görüyorsunuz: Fiziksel olmayan kütüphanenin, fiziksel kütüphaneye benzetilmesi; Mimar Sinan’ın çağında, Mimar Sinan tarafından yapılmamış Camii’nin, Mimar Sinan Camii’ne benzetilmesi.

Olmadığınız şeye öykünmekte, ondan ilham almakta, onu mevcut bağlamın koşullarına göre dönüştürmekte bir sorun yok.   Bire bir benzetmeye, aynısını yapmaya, orijinalini yaratan bağlamdan çok farklı bir bağlamda yeniden yaratmaya kalktığınızda ise sorunlar başlıyor.

Tasarımcılar beni mazur görürlerse, özlü bir söz icat ederek bitireceğim: “Estetik sağlığınız için taklitlerden sakınınız.” 🙂

Atıfta bulunduğum yazının linki:

http://www.cultofmac.com/180084/where-microsoft-has-more-taste-than-apple/

Cambridge Seyahatimden Fotograflar ve Fotografçılara bir Uzmanlık Sorusu

Posted on by
4
20120717_3079.jpg20120717_3081.jpg20120717_3083.jpg20120717_3086.jpg20120717_3087.jpg20120717_3088.jpg
20120717_3089.jpg20120717_3090.jpg20120717_3091.jpg20120717_3091-2.jpg20120717_3093.jpg20120717_3095.jpg
20120717_3096.jpg20120717_3097.jpg20120717_3099.jpg20120717_3100.jpg20120717_3101.jpg20120717_3103.jpg
20120717_3104.jpg20120717_3105-2.jpg20120717_3105.jpg20120717_3106.jpg20120717_3107.jpg20120717_3108.jpg

Cambridge, a set on Flickr.

Geçen hafta oğlumu Cambridge İngitere’de yaz okuluna bıraktım. İki günlük bu seyahat vesilesiyle Cambridge’i de olabildiğince gezmeye çalıştım. İngiltere’ye daha yaz gelmemişti; İstanbul sıcağından sonra güzel bir değişiklik oldu.

Cambridge Üniversitesinin adını hepimiz Oxford ile birlikte, Anglosakson dünyasının ve Batı uygarlığının sayılı yüksek öğrenim merkezlerinden biri olarak biliriz. Cambridge şehri – bir İstanbul’lu için kasabası demek daha doğru – ününün hakkını veriyor. Dünyaca ünlü İngiliz mimar Sir Christopher Wren’in tasarladığı kütüphanede, Newton’un Principia’sının original kopyası saklanıyor; yandaki binada Stephen Hawking kalmış… Liste uzayıp gidiyor.
Üniversite, öğrencilerin birlikte yaşadığı ve bazı dersleri gördüğü kolejlerden oluşuyor. Başarılı bir eğitim modeli olan bu kolej fikri zamanla tüm dünyaya yayılmış; özellikle ABD üniversiteleri için bir model olmuş.

Yazın üniversite öğrencileri Cambridge’i terketmiş. Yerlerini daha genç ve çoğunlukla yabancı öğrenci grupları almış. Sokaklar cıvıl cıvıl. Bir kısmı yaz okulları, muhtemelen. Geri kalanları da günü birlik turlar olsa gerek.

Cambridge’in içinden küçük bir ırmak geçiyor. İlkokulda bize “çay” diye öğrettikleri boyutta, ağır akan ama suyu bol bir ırmak. Çevresi yemyeşil. “Punt” denilen gezi tekneleri ile gezdiriyorlar.

Çektiğim resimlerin tümünü görmek için yukarıdaki Cambridge linkini kullanabilirsiniz.  Bu linkten slayt gösterisi başlatmak da mümkün, tavsiye ederim. 🙂

Şimdi gelelim fotografçılara soruma: Bu resimler bir Canon G10 ile RAW olarak çekildi ve Lightroom’dan geçti. Bir müddettir G10 kullanıyorum; artık daha iyi bir makineye terfi zamanım geldi diye düşünüyorum. Aklımda bir DSLR almak, hatta doğrudan full frame bir DSLR almak (Canon Mark III gibi) vardı. Paraya kıymayı da – başka ne lüksüm var, geldik gidiyoruz vb rasyonalizasyonlarla – göze aldım; ama bu makinelerin büyüklüğü ve ağırlığı beni korkutuyor. Micro 4/3’lere (yeni Olympus OMD-E-M5, Panasonic GX1) ve Sony’nin APSC sensörlü Nex 7 modeline bakmaya başladım. Internet’te yazılanlara bakılırsa, DSLR’den küçük makineye geçenlerin hiç biri pişman değil. Mantığı ben de anlıyorum, ama değişikliği yaptığımda görüntü kalitesinde de sınıf atlayabilmek istiyorum. Bu nedenle, her iki seçeneği de deneyimlemiş fotografçıların görüşlerini olabildiğince çok duymak istiyorum.

Görüşlerinizi paylaşırsanız, hem bana hem de benzer kafa karışıklığında olan başka okuyuculara yol göstemiş olursunuz.

Şimdiden teşekkürler!

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 3: Muhasebeciniz ve Avukatınız En İyi Dostlarınız Olsun.

Posted on by
2

Tipik bir girişimcinin, özellikle de benim tanıdığım bilişim sektörü girişimcisinin tüm dikkati şirketinin geliştirdiği ürün, verdiği hizmet veya o gün karşılaştığı müşteri sorununun üzerindedir.  Küçük şirkette girişimci  bu işleri zaten fiilen icra etmektedir; başka şeylere bakacak ne hali ne de vakti vardır.  Ancak girişimci zamanının bir kısmını işin  mali ve hukuki boyutlarını anlamaya ve yönetmeye ayırmazsa, Selçuk Erdem’in ineğinin durumuna düşmesi an meselesidir.

Önce mali yönetime bakalım.  Şirketinizi topluma yararlı olmak, tutkularınızın peşinden koşmak, kendinizi ifade etmek gibi ulvi amaçlarla kurmuş olsanız dahi; şirketinizin bu amaçlara ulaşabilmesi için ayakta kalması, tercihen de 🙂 size üç beş kuruş para kazandırması lazım.  Şirketinizin para kazanıp kazanmadığını, parasının ne zaman biteceğini, kârın nerelerden geldiğini anlayabilmeniz için düzgün kurulmuş bir muhasebe sistemi ve ehil bir muhasebeciye ihtiyacınız var.   Deneyimli, akıllı yöneticilerin, şirketin muhasebecisi kur farkı kayıtlarını girmeyi bilmediği için, şirketin kârda olduğunu zannettiklerine ve acı gerçekle sonradan karşılaştıklarına şahit oldum.  Mali yönetiminiz sağlam değilse, en hafifinden karanlıktasınız; muhtemelen de daha büyük dertler sizi bekliyor:   Sonradan ortaya çıkan vergi yükümlülükleri, hesap hataları, sizi geri dönülemeyecek noktalara getirebilir.

İmkanlarınız yeterliyse, şirketinize olabildiğince erken bir finansal yazılım kurun; mali işleri emanet edeceğiniz kişiyi de iyi seçin.  Muhasebe hizmetini dış kaynak olarak alacaksanız,  referans araştırması yapın, paraya kıyın ve yeterliliğinden emin olduğunuz bir büro veya kişiyle çalışın.   Vergi planlamanızı yapmaya birinci günden başlayın.  Vermeniz gereken vergiyi son kuruşuna kadar verin, ama vermeniz gerekmeyen vergileri boşuna ödemeyin.  Teşvikleri iyi araştırın ve anlayın.  Basit bir örnek:  Şirketinizin hisselerini bastırıp ortaklara dağıtırsanız, hisse dağıtımından bir yıl sonra bu hisseleri sattığınızda vergiden muafsınız.  Bu basit işlemi ihmal ederseniz, satış gelir vergisine tabi olacak ve satıştan aldığınız bedel belki %30 azalacak.  Yeni düzenlemeler ile bu kural hâlâ geçerli mi, emin değilim; ama verdiğim örnek vergi planlamanın önemini aktarmak için yeterli sanıyorum.

Gelelim hukuki konulara.  Saf ve bakir bir mühendisken, avukatların rolünün mahkemelerde görülen davalarla sınırlı olduğunu sanırdım.  Kısa zamanda anladım ki, iş hayatı hukukla iç içe.

Ticari sözleşmeler alanında deneyimli bir avukatla şirketinizi daha kurmadan çalışmaya başlamanızda yarar var.  Avukat, şirketinizin kurulumu, isminizin ve markanızın tescili gibi konularda size yol gösterecek, en önemlisi ortaklar arasındaki ilişkiyi düzenleyecektir.

Ortaklarınızı ne kadar severseniz sevin, ne kadar güvenirseniz güvenin; aranızdaki ilişkiyi şirket Ana Sözleşmesi veya ayrı bir sözleşme yoluyla en ufak ayrıntısına kadar düzenleyin. Önemli kararlar nasıl alınacak?  Hisse satışı hangi kurallara bağlı olacak?  Bu soruları birinci günden konuşur ve cevaplarında anlaşıp yazıya dökerseniz, ortaklığınız ve dostluğunuz sağlam kalacaktır.

Avukatınızdan en büyük desteği müşteri sözleşmelerinde alacaksınız.  Necip milletimiz geleneksel olarak yazıp çizmeyi sevmez; sözleşmeleri de okumaz.  Çalışma hayatımda en çok duyduğum eleştirilerden biri, “ama sizden başka herkes bu koşulları kabul etti” oldu.  Evet, kabul ettiler, çünkü o koşulları okumadılar; yakında da “burada böyle yazıyormuş, ama şöyle beklenmedik hadiseler oldu, şimdi o koşulları uygulamayalım” diye kapınıza gelecekler.

Sözleşme kültürü ülkemizde yeni yeni oturuyor.   Taraflar artık sözleşmeyi, sözleşme müzakeresini daha fazla ciddiye alıyor.  Fikri mülkiyet, sorumluluk sınırlandırması, münhasırlık gibi anahtar hükümler uzun uzadıya tartışılabiliyor.  Siz de sözleşmelerinizi ciddiye alın, sözleşmeyi yükümlülüklerinizin neler olduğunu anlayarak imzalayın, sonra da sözleşmenin koşullarına harfiyen uyun.

Şimdi gelelim asıl mesajıma: İyi bir muhasebeci ve avukat edinmek yeterli değil.  Sizin de kolları sıvamanız lazım.  Mali ve hukuki konular uzmanların işidir; ben anlamam, beni ilgilendirmez demeyin. Ana hususları anlayabilecek kadar finans, muhasebe, hukuk bilgisi edinin.  Basit eğitimler alın, daha önemlisi bu konulara zaman ayırın, uzmanlara danışın, öğrenin.  Ortaklarınız varsa, aranızdan en yatkın olanın zamanının bir kısmını bu işlere ayıracak şekilde plan yapın.

Mali işleri iyi yönetin ki şirketiniz uzun ömürlü olsun; hukuki işleri iyi yönetin ki ileri de avukata ihtiyacınız olmasın.

Selçuk Erdem’in karikatürünü saklayın, bilgisayarınızın “wallpaper”ı yapın…

Bu dizide yer alan tüm yazılar:

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 1: “It’s the execution, stupid!”

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 2: Fazla Para Göz Çıkartır.

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 3: Muhasebeciniz ve Avukatınız En İyi Dostlarınız Olsun.

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 4: İtibarınız Herşeyinizdir.

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 5: Görünüşünüz Kimliğinizdir.

Genç Girişimciye Tavsiyeler – 6.1: Exit Üzerine Düşünceler – Hisse Satışı Neden, Ne Zaman, Nasıl Yapılmalı?

GTD Zaman Yönetim Kılavuzu – 1: Ceplerinizi, Çalışma Masanızı, Beyninizi Boşaltın

Posted on by
4

GTD ile ilgili yazdığım ilk tanışma yazısında, sistemin temel felsefesinden ve yararlarından söz etmiştim.  Bu yazı ile artık GTD sistemimizi kurmaya başlıyoruz.

Aşağıda göreceğiniz gibi, zaman yönetimi, daha doğru ifadesiyle hayatınızı organize etme sistemleri, aslında farklı listeler ve bu listeleri manipüle etmek için kurallardan oluşuyor.  Bu sistemlerde küçük araçlar, iş yapma biçimleri, tabiri caizse “numaralar” çok etkili oluyor.  Bu nedenle, pratik bir sistem kurmak için edindiğim alışkanlıklara ve kullandığım araçlara yer vereceğim.   Bu detaylara girmeden önce, temel yapının neye benzediğini görelim:

Gelen Evrak Kutularınız

GTD’ye başlarken, bir Gelen Evrak kutunuz olması lazım.  Bu devirde bu üç kutu demek:  Birincisi fiziksel bir kutu, ikincisi bilgisayarınızdaki elektronik posta kutunuz,  üçüncüsü ise bilgisayarınızda nereye koyacağınızı bilemediğiniz, ortalıkta gezinen dosyalar için bir Gelen Evrak klasörü.   Ben bu üçüncüsü için tüm yaygın platformlarda çalışan (ve ücretsiz J) Evernote kullanıyorum.   Resim, web sayfası, makaleler gibi ıvır zıvırı Evernote’a sonradan düzenlenmek üzere doğrudan atabiliyorsunuz.

Önce İçimizi Bir Dökelim

GTD’nin  ilk adımı, kafamızı meşgul eden herşeyi bu Gelen Evrak kutularınıza koymak.   Önce çalışma masanızla başlayın.  Tüm çekmecelerdeki yazılı malzemeyi boşaltın.  Atılabilecekleri atın, gerisini Gelen Evrak kutunuza koyun.  Kağıt biriktirdiğiniz başka alanlar varsa – yatağınızın baş ucu, evdeki çalışma masanız, vb – bunları da boşaltın.  Elektronik postalarınız şimdilik posta kutunuzda dursun, bunları ne yapacağımızı ayrıca ele alacağım.   Bilgisayarınızda duran, dosyalanma biçiminden memnun olmadığınız belgeleri de Evernote’a ya da açacağınız bir klasöre toplayın.

Şimdi de beyninizi boşaltacaksınız.  Aklınızdaki tüm yapılacak işleri, projeleri, unutmamanız gerekenleri, birer küçük not kağıdına yazın, bunları da Gelen Evrak kutunuza koyun.  Eğer bir yapılacak işler listeniz varsa, o da buraya gidecek doğal olarak.  Çok zor değilse, her işi ayrı bir kağıt olarak kutuya koymanızı öneririm.

Masanız, kafanız, hayatınız çok karışıksa, bu “içinizi dökme” faslı tahmininizden uzun sürebilir.  .  Ama sonunda göreceksiniz ki bu noktaya ulaşmak bile insana kendisini daha iyi hissettiriyor.  Her şeyin kontrol altında olduğuna dair bir güven ediniyorsunuz.

Ayıklama Vakti

Şimdi, en zor kısmına geldik.  Bu Gelen Evrak kutularının her birinin içindeki her kağıdı/elektronik belgeyi işleyeceksiniz.  Kurallar şunlar:

  1. Yapılması gereken  bir görev mi tarifleniyor? Cevap Evet ise:
    1. Artık yapman gerekmiyorsa, çöpe at.
    2. İki dakikadan kısa sürede yapabileceğin bir iş ise, hemen yap.   Kalın fonttan da anladınız; bu önemli bir kural.
    3. Başkasının yapacağı işleri ilgili kişiye ilet.  Bu hemen yazılan bir elektronik posta anlamına gelebilir, veya birlikte çalıştığınız arkadaşlarınızla dönemsel toplanıyorsanız, devredilecek görevleri isme göre sınıflandırıp biriktirebilirsiniz.  Başkasına devrettiğiniz işlerin bir kopyasını bir “CevapBeklediklerim” listesine kaydetmek de fena fikir olmayabilir.
    4. Yapıp yapmama konusunda emin olmadığın, ama çöpe atmaya da kıyamadığın işler (mesela blog başlatmak)için Belki Bir Gün adlı bir dosya oluştur ve bunları orada topla.
    5. Yapılacak görevleri, bu görevlerin hangi ortamda yapılabildiklerine göre işaretle; eğer bir yazılım kullanıyorsan etiketle: Evde, İşte, Arabada, Telefonda, Alışverişte, HerhangiBirYerde.  Bu görevler ya hemen yapılabilir durumdalar, ya da belli bir tarihte yapılacaklar.  Tarihli olan işleri takvimine yaz.  Geri kalan görevlerin, “SıradakiGörev” kategorisinde.
    6. Yapılacak işlerin, fiziksel bir aksiyonu tariflediğinden emin ol.  “Ahmet’e telefon et” veya “Dönem soru raporunu gönder” gibi.  Bu ayrım çok önemli. Örneğin, “Ayşe’yle buluş” eğer Ayşe’yle planınınızı henüz yapmamışsanız, yeterli bir görev tanımı değil.  Bunun yerine,  Ayşe’yle buluşmak için atılması gereken ilk adımı belirlemeniz lazım.  İhtiyacınız olan aksiyon: “Ayşe’yi arayıp buluşma planı yap”.
    7. Ayşe buluşmasına benzer şekilde, “resim yapmayı öğren,” “tatil planla” gibi kapsamlı hedefler de fiziksel bir aksiyonu tariflemiyor.   Ancak bunlar daha karmaşık oldukları için farklılar.  Çok sayıda görev içeren ve muhtemelen üzerinde ayrıca düşünmenizi gerekektirecek bu ve benzeri hedefleri birer proje olarak ele alacağız.  Bu dizinin devamında projeleri ayrıca anlatacağım.

Bu konudan ayrılamadan önce, tanımladığınız görevlerin birer fiziksel aksiyona denk gelmeleri kuralının önemini yeniden vurgulamak isterim.  Hayatta yapmak istediklerinizi gerçekleştirmek ve gerçekleştirememek arasındaki ince çizgi bu olabilir.

  1. Eğer sıradaki kağıdınızda/belgenizde yapılacak bir iş tariflenmiyorsa, o zaman elinizde bir referans malzemesi var demektir.  Bu, bir dergide beğenip kestiğiniz bir makale olabilir, veya yeni aldığınız saatin garanti kağıdı, veya müşteri ziyaretinde aldığınız notlar.  Referans malzemesi ile ilgili kurallar basit:
    1. İleride kullanacağını düşünmüyorsan çöpe at.
    2. İşine yarama ihtimali varsa, yeniden bulabileceğin şekilde dosyala.  Bunu nasıl yapabileceğinizi de ayrıca anlatacağım.

Kağıtları Ayıkladık, ya Elektronik Postalar?

David Allen, elektronik postalar için de yukarıdakine benzeyen bir süreç tanımlıyor.  Her postayı yukarıdaki kurallara tabi tutuyorsunuz ve gelen postaları işlediğinizde, posta kutunuz boşalmış oluyor.   Ben bu noktada Bay Allen’dan ayrılıyorum.  Benim gibi günde birkaç yüz elektronik posta  alıyorsanız, bunları dosyalamak bence başa çıkılmaz bir iş.  O nedenle, ben postaların içeriğini yukarıdaki kurallara gore ayıklıyorum, ama postaları posta kutumda bırakıyorum.   Yani her posta kutumdaki her postayı şöyle işliyorum:

  1. İki dakika kuralı burada da geçerli.
  2. Başkasının yapacağı işlere ilişkin kural burada da geçerli.
  3. Elektronik posta benim için bir aksiyon doğuruyorsa, bu aksiyonu takvimime veya SıradakiGörev listeme kaydediyorum.
  4. Seyahat belgesi, sözleşme vb çok özel eki varsa bu eki ayrıca dosyalayıyorum
  5. Ve elektronik postayı yerinde bırakıyorum.

Elektronik postaları ayrıca dosyalamamamın nedeni, artık tüm sistemlerde olan çok güçlü arama motorları.  Elektronik postalardan herhangi bir bilgiyi geri çağırmam gerekirse, anahtar kelimelerini hatırlamam yeterli.

Artık Aksiyon Almaya Başlayalım

Varımızı yoğumuzu listelere aktardık.  Artık iş yapma vakti.  Bir şeyler yapacak zamanınız olduğunda, önce hangi ortamda olduğunuza bakacaksınız.  İşte mi, evde misiniz?  Telefon görüşmelerinizi yapmak için uygun bir ortamda mısınız?  Hatırlarsanız, görevleri ortamlara gore ayırmıştık.  Bulunduğunuz ortama uygun işlere bir göz atın.  Tarihi ileride olanlar sonranın işi.  Bugün tarihlileri ve SıradakiGörevleri yapmaya hemen başlayabilirsiniz.

Bu Bir Döngü

Zaten anladınız, artık önünüze/aklınıza yeni bir iş/belge geldiğinde yukarıdaki süreci işleteceksiniz.  David Allen, her zaman yanınızda bir kalem ve küçük defter bulundurmanızı, her yeni işi bir sayfaya yazmanızı, fiziksel GelenEvrak kutunuza ulaştığınızda –diyelim ki ofisinize döndüğünüzde – sayfaları koparıp bu kutuya atmanızı öneriyor.  GelenEvrak kutularınızı dönemsel olarak ayıklıyorsunuz.  Örneğin, fiziksel kutuyu her akşam; elektronik postaları da günde üç kez.  Bu fiziksel kağıt elleşme işi süreçlerinizi oturtmak için yararlı.  Ancak artık herkesin yanında akıllı bir telefon veya bilgisayar olduğu için, görevleri takip sisteminize doğrudan girmeniz muhtemelen daha pratik.  Ben genellikle böyle yapıyorum.  Karar süreci biraz daha karmaşık bir konu ise, kendime e-posta gönderiyorum, böylece GelenEvrak döngüsüne girmiş oluyor ve unutulmuyor.

Böylece sistemin temel yapısını kurduk.  Açıkta kalan uçlar var, muhtemelen sizin de aklınızda kalan cevaplanmamış sorular.  Sistemin kalan unsurlarını sonraki yazılarda tamamlayacağım, burada hızlı geçtiğim adımların bir kısmını daha detaylı anlatacağım. Aklınıza takılanları yorum yazarak sorabilirsiniz.