Yeni nesil çözümü bulmuş meğerse. 🙂
Güzel bir makale, tavsiye ederim.
http://bits.blogs.nytimes.com/2012/07/08/life%e2%80%99s-too-short-for-so-much-e-mail/?smid=pl-share
Karmaşık bir işiniz, çok sayıda ilgi alanınız ve sorumluluğunuz varsa, bir de benim gibi kontrol takıntılıysanız, zaman yönetimi ister istemez öncelikli bir konu haline geliyor.
Bugüne kadar çok sayıda farklı zaman yönetim sistemini denedim. Çocukken yapılacak işler listesi yaparak başladım, iş hayatına girdikten sonra TMI Time Manager eğitimlerine katıldım ve fahiş fiyatlı kırtasiye malzemelerini (zevkle) kullandım, Outlook tasks üzerinde kendi sistemimi yaratmayı denedim, farklı bilgisayar programları kurdum. Bu arayışlar içerisinde beni en çok etkileyen, David Allen’in Getting Things Done (GTD) yöntemi oldu. David Allen’ın bu isimle bir kitabı ve web sitesi var. GTD bir endüstriye dönüşmüş durumda. İnternet’te GTD’yi destekleyen sistemler, yazılımlar, bloglar, GTD felsefesine yönelik tartışmalar bulabilirsiniz. GTD o kadar popüler ki, Evernote, Outlook gibi yaygın kullanılan yazılımların GTD uzantıları veya bunların üzerinde GTD’nin nasıl gerçekleneceğine yönelik kılavuzlar bulmak da mümkün.
Son zamanlarda zaman yönetimine yönelik yaklaşımımın değiştiğini gözlemliyorum. Yönetilmeyen zaman daha verimli olabilir mi diye düşünmeye başladım ve ileride bu konuda ayrıca yazacağım. Yine de, sağlam bir zaman yönetim sistemini yaşamınıza uyarlamak ve kullanmak, kendinize yapacağınız en iyi yatırımlardan biri. Bu nedenle, bu alanda Türkçe fazlaca kaynak olmadığından da hareketle, gördüğüm en etkili zaman yönetim sistemi olan GTD’nin ne olduğuna, nasıl kullanılacağına dair bir dizi yazı bloglamaya karar verdim.
Dizinin bu ilk yazısında, GTD’nin temel felsefesinden söz etmek istiyorum. David Allen, güçlü bir gözlemden yola çıkıyor: Kafamızda sürekli, yapmamız gerekenlere ilişkin bir sürü düşünce taşıyoruz. Bugün çocuğun okul taksidi yatırılacak, müşterimiz X Hanım aranacak, akşam eve giderken yoğurt alınacak… Bu “yapılacak işler listesi”nin yanı sıra, bir de daha uzun erimli hedeflerimiz var. X projesi bitecek, yeni bir satış kataloğu hazırlanacak, tatil planı yapılacak…Ve daha da uzun erimliler: Yeterli birikimle emekli olunacak, piyano çalmak öğrenilecek, yazlık ev alınacak…
David Allen diyor ki, beynimizde tüm bu düşünceler dolaşır ve bizi zamanlı zamansız rahatsız ederken, kafamız rahat olamaz. Aklımıza yapmamız gereken bir iş, henüz aksiyon almadığımız bir hedef geldiğinde bu bizi tedirgin eder, konsantrasyonumuzu bozar. Daha da kötüsü, benim gibi kontrol takıntınız varsa, geri planda bir de en sakin anınızda bile size rahat vermeyen “acaba unuttuğum bir şey var mı?” sorusu kalır. Bu blogu okuyorsanız, bu duygu ve düşünceler size pek yabancı değildir diye düşünüyorum.
Yaşam kalitenizi epey azaltabilecek bu sıkıntıların çözümü, yapmanız gereken tüm işleri ve tüm hedeflerinizi, her şeyi içerdiğine ve sizi gerektiğinde uyaracağına %100 güvendiğiniz bir sisteme aktarmak. Sistemin %100 güvenilir olması kritik, çünkü %99,9 güvenliyse, aklınızda hep “acaba atladığım bir şey var mı?” sorusu kalacak. Sisteminize %100 güveniyorsanız, zihniniz dingin ve serbest. O ana odaklanabilir, berrak bir zihnin lüksünü yaşayabilirsiniz.
GTD sistemi, sadece günlük yapılacak işlerinizi değil, sizi uzun erimli hedeflerinize götürecek adımları da planlamanız için bir çerçeve çiziyor ve yaşamınızı olabildiğince kontrol altına almanızı sağlayacak araçları sağlıyor.
İlginizi çekti mi? David Allen’ın kitabını okuyabilirsiniz, veya GTD’nin bileşenlerini ve kendi GTD sisteminizi nasıl kuracağınızı anlatacağım yazılarımı bekleyebilirsiniz. Fazla bekletmeyeceğim, söz! 🙂
iPad uygulamaları serisinin birincisi oldukça popülerdi. Bu ikinci yazıda, verimliliğinizi arttıracak uygulamalar üzerinde duracağım. Seriyi devam ettirecek bir iki başlık daha çıkacak gibi.
Verimlilik deyince, akla hemen iş yaşamına yönelik uygulamalar gelecek. Ancak aşağıda listeleyeceğim uygulamaların çoğu, özel hayatınızı derleyip toplamada da işe yarayacak cinsten.
Benim deneyimimde, tablet ve diğer mobil cihazların kullanılabilirliğini maksimize etmenin yolu, sahip olduğunuz tüm cihazlardan aynı veri ve uygulamalara erişebilmekten geçiyor. Yolda iPad’inizi açtığınızda işte bilgisayar başındayken bıraktığınız yerden devam edebiliyorsanız, iş yapma biçimi gerçekten değişiyor. Uygulama geliştiriciler de aynı fikirde sanıyorum; bu olanaklara sahip uygulamaların sayısı her geçen gün artıyor.
İşte benim kullandığım uygulamalardan bir seçki:
Dropbox: iPad’in usb çıkışı yok, ama dropbox kullanıcısıysanız, yokluğunu hissetmiyorsunuz. Dropbox size 2GB ücretsiz depolama alanı veriyor ve bu alana yükledikleriniz, windows, mac, iPad, Adroid vb ortamlarda yaşayan dropbox uygulamaları arasında senkronize ediliyor. Bilgisayarınızda sık kullandığınız dosyaları dropbox dizininde saklarsanız, bu dosyalar iPad’de de yanınızda! Üstelik, anlık yedeklemeye de sahipsiniz. Dropbox türünün tek örneği değil. Box, Sugarsync, MS SkyDrive gibi farklı seçenekler var. Dropbox’ın kullanımı basit ve beni hiç yolda bırakmadı.
Evernote: Dropbox veya muadili bir yazılımdan sonra mutlaka edinmelisiniz dediğim uygulama Evernote. Nereye koyacağınızı bilemediğiniz, farklı formatta bir sürü veri, not, yazı, resim vb için sınırları olmayan bir kütüphane evernote. Gelişmiş etiketleme özellikleri var, ama o kadar hızlı bir arama fonksiyonuna sahip ki, etiketlemeyi kullanmaz oldum. Paraya kıyıp bir de doküman tarayıcı alırsanız, sahip olduğunuz tüm ıvır zıvırı Evernote’un içine atıp ortalığı temizleyebilirsiniz. Web sayfasını veya Outlook postasını kesip saklamayı sağlayan güzel uzantıları var. Evernote, şirket olarak da atılım içerisinde ve anladığım kadarıyla Türkiye pazarı ile yakından ilgileniyorlar. Listemdeki uygulamalar arasında Türkçeyi tam olarak destekleyen tek uygulama, galiba. Tüm bu işlevsellik ve ücretsiz!
ToDoIst: Zaman yönetimi konusuna özel ilgim var, bu konuda da bir yazı yazacağım inşallah. Çok sayıda yöntem ve aracı denedim. Yeni favorim, todoist. Çok pratik ve hızlı, PC ve iPad arasında hemen senkronize oluyor. Temel uygulama ücretsiz. Şimdilik bana yetiyor.
Quickoffice: Quickoffice için paraya kıyacaksınız. Az para da değil: $19.99. Ama MS Office dokümanlarını açıp üzerilerinde çalışmanın başka bir yolu yok ne yazık ki, en azından ben bulamadım. Sonuçlar mükemmel değil. Özellikle Powerpoint dokümanlarında beklentiniz çok yüksek olmasın. Quickoffice’i Haziran ayında Google satın aldı. Bakalım bundan sonra ne olacak?
SimpleMind: Mindmap yöntemini kullanıyor musunuz? Yapısal olmayan konularda çalışırken mindmap yapmanın işe yaradığına inanıyorum. (Bu konu da bir yazı adayı, galiba.) SimpleMind, kullanımı kolay bir mindmap uygulaması. Temel uygulama ücretsiz, ama yükseltme ücretini vermeye değiyor.
Skype: iPad’de de iyi çalışıyor. Kullanımı kolay, ücretsiz.
Calculator: Bir hesap makinesi lazım tabii. Calculator’ün kullanımı kolay, ücretsiz.
Bu uygulamaları iPad’inize yükleyin ve dizüstünüzü evde/işte bırakıp çıkın!
Bu serideki diğer yazılar:
Powerpoint uygulamasının, sunum hazırlamayı çok kolaylaştırarak insanları yapmaktan çok sunmaya yönlendirdiği, üstelik sunumu mekanikleştirerek iletişimi zayıflattığı, yani bir “Verimlilik Katili” olduğu uzun süredir söylenir. Şimdi galiba elektronik posta için bu tartışmayı açma zamanı geldi.
E-posta iş hayatımıza 1990’larda girdi. Bugün, irili ufaklı tüm kurumların elektronik posta sistemleri, doksan küsur yaşındaki babam da dahil olmak üzere her bireyin kişisel elektronik posta hesabı var.
Elektronik postanın getirdiği kolaylıkları hatırlatmaya herhalde gerek yok. İletişimdeki sınırları, maliyeti ve mesaj iletim süresini sıfıra indirgeyerek iletişimdeki tüm sürtünmeyi ortadan kaldıran bu araç, dünyanın düzleşmesinde en az world-wide-web kadar rol oynadı, yeni iş yapış biçimlerini olası kıldı.
Ancak madalyonun bir de diğer yüzü var. Çoğumuzun, özellikle yöneticilerin gündelik işi, elektronik posta yazmaya ve cevaplamaya dönüştü. (Tabii powerpoint sunum hazırlamadan arta kalan zamanlarda. J) Ve elektronik posta, suni, yüzeysel bir iletişim biçimi yarattı.
Elektronik postaya yönelik eleştirilerimizi şöyle özetleyebiliriz:
Bu yanlış ve verimsiz kullanım kullanım hastalıkları bende de fazlasıyla var, kendimi tedavi etmeye çalışıyorum. Tedavinin unsurları bence şunlar:
E-posta ile ilgili düşüncelerimi kristalize etmeme yardımcı olan bir linki de ekliyorum:
http://blogs.hbr.org/tjan/2011/11/dont-send-that-email-pick-up-t.html
Verimli günler dileklerimle;
Bir yılı aşkın bir süredir iPad kullanıyorum. İtiraf etmeliyim ki, yoğun bir dizüstü kullanıcısı olarak bu yeni formatı ilk birkaç ay benimseyemedim. Sonra ne olduysa oldu, kullanmaya başladım. Kullanış o kullanış. Şimdi elimden düşüremiyorum.
iPad, benim için dizüstünden farklı bir kullanım kipi oluşturdu. Seyahatlere giderken yanıma hem iPad hem de dizüstü almaya başladım, ikisini farklı biçimlerde ve farklı amaçlarla kullanıyorum. iPad kullanmaktan, özellikle yeni uygulamalar (App için daha iyi bir Türkçe sözcük var mı?) keşfetmekten haz alıyorum. Zaman içinde epey uygulama keşfettim. Bir kısmı günlük alışkanlık haline geldi. Fırsat buldukça, bunları blogumda paylaşacağım.
iPad’i öncelikle okumak için kullanıyorum, dolayısıyla “okuduğum” uygulamalarla başlıyorum:
1. Flipboard: Hala Flipboard’unuz yoksa, hemen edinin. Bu derleyici, estetik arayüzü ile takip ettiğiniz içerik sağlayıcıları ve sosyal medyalarınızı okumayı zevkli kılıyor. Ne yazık ki Türkçe desteği sorunlu. Düzeltmeye çalışıyorlar, ama tam çözülmedi.
2. Zite: Bu da kesinlikle sahip olmanız gereken bir app. İlgi alanlarınızı öğrendikçe size göre özelleşen bir dergi. Öğrenme işini iyi yapıyor. Biraz kullandıktan sonra, birkaç makaleden birinin ilginizi çektiği bir düzeye geliyor.
3. Pocket: Eski adı olan ReadItLater ne işe yaradığını anlatmaya yeterli. Web’de ilginizi çeken bir yazı gördünüz, okumaya zamanınız yok. Pocket’a gönderin, yatmadan önce okuyun.
4. Pulse: Flipboard gibi, ama o kadar şık değil.
5. iBooks: Anladığım kadarıyla henüz TR’de kitap satışı yok, ama PDF’leri saklamak ve okumak için de çok iyi bir araç.
5. Dergilerin iPad sürümleri: Kağıt dergi okumak daha çok hoşuma gidiyor aslında. Ama iPad dergilerindeki yazıların paylaşılabilme imkanı ve tabii ki taşınabilirlik beni iPad’de dergi okuyucusu yaptı. Özellikle Wired ve Business Week’in app hallerini beğeniyorum.
5. Turkcell Dergilik: Çok sayıda Türkçe dergi. Bir kısmı bedava. Daha ne olsun!
Sizin de tavsiyeleriniz varsa, duymak isterim.
Bu serideki diğer yazılar:
Aydın Ersöz'ün Blogu 